10 Personalplanungstipps – vermeiden Sie typische Fettnäpfchen

Personalplanung ist ein komplexes Unterfangen und nicht damit beendet, dass die Zeiterfassung oder das Ausfüllen von Stundenzetteln abgeschlossen ist. Es gibt auch weit mehr als die zehn folgenden Fettnäpfchen. Doch irgendwo muss man ja anfangen, wenn man ein optimales Arbeitsergebnis erzielen will. Genau darum, haben wir hier 10 Personalplanungstipps für Sie zusammengetragen

Diese 10 Fehler sollten Sie bei der Personalplanung vermeiden:

1. Aufgaben sind nicht klar definiert.

Es ist immer eine Herausforderung, für eine Aufgabe das richtige Personal zu finden bzw. einzusetzen. Deshalb hilft es, wenn man die Aufgaben vor dem Start genau definiert. Was muss gemacht werden? Was muss nicht erledigt werden? In welcher Zeit muss eine Aufgabe umgesetzt werden? Und warum überhaupt? Hat man einen sauberen Umriss der Aufgabe, kann man den Prozess definieren und somit klären, wie viel Personal benötigt wird und welche Anforderungen die Personen erfüllen sollten.

2. Kosten sind zu knapp kalkuliert.

Wenn man den ersten Punkt sauber abgearbeitet hat, kann das kaum passieren. Denn zu einer guten Aufgabenplanung, die in der Personalplanung mündet, gehört es auch, die potenziellen Schwachstellen zu definieren. Wo brauche ich eventuell Ersatzleute? Wer kann notfalls mein Ansprechpartner sein? Und was muss ich den Leuten zahlen, die ich einsetzen möchte? Fragen, die ich mir vorab beantworten sollte, sonst klappt es am Ende nicht mit dem anvisierten Kostenrahmen.

3. Man zahlt zu viel oder zu wenig.

Für eine saubere Planung und Kalkulation muss man sich über die marktüblichen Preise im Klaren sein. Für welche Position und Aufgabe sollte ich wie viel zahlen? Die Frage sollte man sich beantworten können. Dafür ist es sinnvoll, die Preise in der Umgebung zu kennen. In Berlin sind die Preise für Servicepersonal womöglich niedriger als in Bayern. Für Software-Entwickler sind sie in der Hauptstadt eventuell deutlich höher als in Köln. Gut bezahlt nämlich nicht der Arbeitgeber, der unbedingt viel zahlt, sondern der, der einen marktüblichen Preis anbietet und auf sein Personal acht gibt.

4. Zeiten zu optimistisch geplant.

Ein weiterer Personalplanungstipp: Der Kunde möchte die schnellste Erledigung seiner Aufträge, man selbst will ebenfalls schnellstens ein Projekt abschließen. Dabei sollte man sich jedoch niemals selbst betrügen. Jeder Arbeitsschritt sollte mit einer realistischen Zeitplanung hinterlegt werden. Dabei müssen kritische Zeiträume und Arbeitsabläufe identifiziert und direkt Vorkehrungen getroffen werden, um etwaigen Schwierigkeiten begegnen zu können. Realistische Zeitpläne führen in erster Linie dazu, dass man früher beginnt. Das sorgt dann auch für ein optimales Arbeitsergebnis.

5. Praktis statt Profis.

Weg vom Geld, hin zu den Skills: Natürlich ist es auf dem Papier günstiger, wenn man für einen Teil der Aufgaben Praktikanten einsetzen kann. Allerdings verstecken sich auch einige Kosten hinter dem Einsatz eines Praktis. Wer kontrolliert die Arbeit? Wer arbeitet nach, wenn es notwendig wird? Wer lernt einen Praktikanten an? Und was sagt eigentlich der Kunde zum Einsatz eines Praktikanten? Letztendlich kann man durch Praktika neues Personal für sich entdecken und entwickeln. Sofern man eben die richtigen Aufgaben für den Nachwuchs bereithält und ihn nicht überfordert.

6. Keine klaren Arbeitsstrukturen.

Bei der Bundeswehr, der Polizei und der Feuerwehr braucht es knallharte Befehlsstrukturen. Bei vielen, wenn nicht den meisten anderen Jobs, sind Abläufe und Verantwortungsbereiche wichtig, allerdings auch Flexibilität, wenn es um das Lösen von Problemen geht. So sollte bei der Personalplanung klar sein, an welcher Stelle Führungsaufgaben anfallen. Wenn man das weiß, kann man die richtige Person an die entsprechende Position setzen. So vermeidet man Über- oder Unterforderung, die jeweils zu unbefriedigenden Arbeitsergebnissen führen könnten.

7. Keine Förderung für das Team.

Wenn man gute Arbeitsergebnisse erzielen will, sollte man auf ein motiviertes Team setzen. Viele Jobs führt man in Teamarbeit schneller, qualitativ hochwertiger und somit erfolgreicher zum Abschluss. Deshalb ergibt es immer Sinn, wenn man ein Team oder einzelne Mitglieder eines Teams fördert und eben auch weiterbildet. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten: Teamsessions mit Trainern, Inhouseseminare oder die klassischen Weiterbildungsangebote für einzelne Arbeitnehmer. Will man langfristig mit gutem Personal planen, muss man es bei der Weiterbildung unterstützen.

8. Es wird ohne Back-up geplant.

Es gibt viele Gründe, warum Personal nicht zur Arbeit erscheint. Die meisten davon sind nicht vorhersehbar und auch nicht vorsätzlich herbeigeführt. Eines passiert jedoch in jedem Fall: Die Arbeit wird nicht oder langsamer erledigt. Hier hilft es, einen Plan B in der Tasche zu haben. Deshalb sollte – egal ob bei langen oder kurzfristigen Projekten – immer klar sein, wie Schlüsselpersonen in Teams sinnvoll durch kurzfristigen Ersatz kompensiert werden können. Im Zweifel reicht auch schon die richtige Telefonnummer für eines professionell arbeitenden Personaldienstleisters.

9. Keine Verantwortung abgeben.

Chefs fühlen sich permanent unersetzlich. Sonst wären sie nicht die Chefs. Denkste! Man ist der Boss, weil man den Überblick behalten kann und die richtigen Leute für die richtigen Jobs einsetzt. Dies bedeutet auch, dass man den richtigen Leuten das richtige Maß an Verantwortung überträgt. Für Fachaufgaben sollten die fachlich Besten eingesetzt werden. Für Managementaufgaben wiederum die, die flexibel agieren und selbstständig Lösungen vorschlagen bzw. auch angehen. Denn wenn man die Verantwortung für Teilbereiche abgibt, bleibt einem selbst mehr Kapazität für einen vorausschauenden Überblick über das gesamte Projekt.

10. Es wird zu kurzfristig geplant.

Es gibt immer kurzfristige Projekte. Das liegt in der Natur der Sache. Gerade daher ist es wichtig, für die langfristigen und womöglich komplexen Aufgaben rechtzeitig mit der Planung zu beginnen und diese auch abzuschließen. So bleibt immer ein Puffer für kurzfristig eingehende Aufträge oder Aufgaben.