1. Die Ursprungsvariante
Einige traditionelle Unternehmen arbeiten noch immer mit “altbewährten” analogen Handzetteln oder Apparaten wie Stech- beziehungsweise Stempeluhren. Die Abrechnungen werden nicht selten noch händisch in Excel erfasst. Für Kleinstbetriebe mit reiner Kernarbeitszeit mag diese Variante theoretisch noch funktionieren. Modernisierungen sind jedoch Standard – aus gutem Grund.
Pro: Die Variante scheint auf den ersten Blick günstig.
Kontra: Der Aufwand für die regelmäßige Auswertung und Kontrolle ist hoch. Ebenso die mögliche Fehlerquote. Menschliche Fehler wie Zahlendreher sind an der Tagesordnung – und kosten rückwirkend noch mehr Personaleinsatz.
2. Die digitale Revolution
Die etwas modernere Variante zur Stechuhr sind Zeiterfassungs-Terminals, die zumeist am Eingangstor installiert sind. Mitarbeiter scannen Ihren täglichen Büroein- und Austritt sowie ihre Pausenzeiten mittels einer RFID-Card beziehungsweise Chip. Es gibt auch Varianten mit Fingerabdruck- oder Smartphone-Check-Ins.
Pro: Eine Einsicht in die erfassten Zeiten ist für alle Beteiligten einfach möglich und die Fehlerhaftigkeit dieser digitalen Systeme sehr gering. Zudem ermöglichen sie eine automatische Weiterverarbeitung aller Daten für die Gehaltsabrechnung durch die HR-Abteilung.
Kontra: Es werden lediglich die Kommens- und Gehenszeiten von Mitarbeitern erfasst. Tiefere Einblicke in beispielsweise die gearbeiteten Stunden pro Kunde müssen wiederum separat erfolgen. Außendienstmitarbeitern helfen die Systeme ohne Zugriff nichts, sie müssen ihre Stunden manuell erfassen. Das gilt ebenso für Angestellte, die vom Home-Office aus arbeiten. Die Anschaffungskosten solcher Terminals sind oft sehr hoch.
3. Das Gegenwarts- und Zukunftsmodell
Die dritte Variante und gleichzeitig auch diejenige, auf die unsere Teamhero-Software aufgebaut ist, ist auch gleichzeitig die derzeit modernste auf dem Markt. Sie basiert auf einem digitalen, online gestützten Zeiterfassungsmodul. Angestellte checken hierbei ihre Arbeitsstunden über ihren PC, ihr Smartphone oder Tablet ein und aus. Von unterwegs aus geht das auch per App.
Pro: Die Erfassung geht schnell und barrierefrei. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Mitarbeiter sich im Büro am Standort, im Home-Office oder auf einer Eventlocation befindet – der Zugang ist immer gegeben und macht eine rückwirkende manuelle Erfassung unnötig. Für hybride Arbeitsmodelle somit ideal. Software-Betreiber wie Teamhero müssen zudem hohe rechtliche Auflagen erfüllen, bis der Vertrieb gestattet wird. Dies gewährleistet auch Ihnen Sicherheit auf höchstem Niveau.
Kontra: Angestellte benötigen einen Firmen-PC, Laptop oder Mobiltelefon, um Zugriff zu erhalten. Vor der Installation durch den Betrieb muss geprüft werden, ob die DSGVO-Anforderungen der Software in vollem Maße erfüllt sind.
