Arbeitsplan erstellen: So geht’s!
Arbeitspläne stellen branchenübergreifend ein wichtiges Tool dar, um den Überblick über sowohl wirtschaftliche als auch technische Vorgänge im Unternehmen zu behalten. Gerade in Unternehmen mit einem hohen Personalaufkommen unterstützen sie Personalmitarbeiter sowie Projektleiter bei der lang- und kurzfristigen Einsatz- und Ablaufplanung.
Sie möchten wissen, wie Arbeitspläne erstellt werden? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, auf was es ankommt.
Was ist ein Arbeitsplan?
Ein Arbeitsplan ist eine erstellte Übersicht, die alle Informationen liefert, welche für die Fertigung eines Produktes oder die Erbringung einer Dienstleistung nötig sind. Hierzu zählen:
- die Laufzeit des Projektes,
- der Arbeitsort,
- die Arbeitszeiten,
- die jeweils Verantwortlichen und
- die einzelnen Arbeitsschritte.
Wozu dient ein Arbeitsplan?
Mithilfe eines Arbeitsplans sind strukturierte und erfolgreiche Projektabläufe erst möglich. Langfristig hilft es dem Betrieb, seine gesteckten Unternehmensziele zu erreichen.
Die wichtigsten Vorteile eines Arbeitsplans auf einen Blick
- Je besser ein Arbeitsplan erstellt ist, desto einfacher gestaltet sich am Ende der Projektablauf.
- Ein Arbeitsplan rationalisiert Vorgänge und spart Ihnen als Unternehmer Kosten ein.
- Er unterstützt das HR bei der lang- und kurzfristigen Personalplanung, da er aufzeigt, wie viele Arbeitskräfte mit welchem Know-how notwendig sind.
- Durch einen Arbeitsplan haben Projektverantwortliche jederzeit den Überblick, welcher Mitarbeiter sich wo mit welchen Aufgaben um welche Zeit befindet. Der Teamverantwortliche kann kurzfristig eingreifen, um – wenn notwendig – zu optimieren und so Ausfälle vermeiden.
- Ihren Mitarbeitern verhilft ein präziser Arbeitsplan dabei, genau zu wissen, was sie zu tun haben und welche Erwartungen Sie an sie stellen. Das erhöht die Zufriedenheit Ihrer Arbeitskräfte und stärkt das Team.
- Arbeitspläne können die Kundenservice-Leistung verbessern. Durch einen präzisen Arbeitszeitplan ist – wenn gewünscht – rund um die Uhr ein passender Mitarbeiter zur Stelle.
Unterschied zwischen einem Arbeitsplan und einem Fertigungsplan
Viele kennen das Wort Arbeitsplan aus der Fertigung, wie im Maschinenbau. Oft handelt es sich hierbei aber um einen Fertigungsplan. Er ist eine Unterform des Arbeitsplans.
Der Unterschied ist, dass ein Fertigungsplan den zentralen Arbeitsprozess innerhalb der Erstellung eines Produktes wiedergibt und vom Betrieb zentral und langfristig erstellt wird. Ein Arbeitsplan hingegen wird von den Projektverantwortlichen angelegt und meistens individuell auf die Bedürfnisse von Einzelprojekten abgestimmt.
Welche Arten von Arbeitsplänen gibt es?
Je nach Branche existieren eine ganze Reihe von verschiedenen Arten und Stilen von Arbeitsplänen. Aus planerischer Sicht gibt es drei Einteilungen:
Neuplanung
Wie der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich um eine frische Erstplanung eines Arbeitseinsatzes. Das Projekt oder der Arbeitsvorgang sind komplett neu und wurden auch in ähnlicher Form bisher nicht ausgeführt. Neuplanungen müssen frühestmöglich erstellt werden, da oft die Daten sowie das Feedback vieler verschiedener Abteilungen und Verantwortlicher einfließen.
Ähnlichkeitsplanung
Von einer Ähnlichkeitsplanung ist die Rede, wenn ein Arbeitsablauf oder eine Projektplanung in ähnlicher Form schon einmal ausgeführt wurde. In diesem Fall kann der vorherige Plan als Vorlage für den neuen Arbeitsplan dienen. Beispiel: Messe A fand im September des letzten Jahres statt. Messe B im Februar des nächsten Jahres hat ähnliche Aussteller, denselben Kontext und eine vergleichbare Größenordnung.
Wiederholplanung
Ein Kunde war mit dem Ablauf des letzten Projektes rundum zufrieden und bucht Ihr Team erneut für dieselbe Veranstaltung? Herzlichen Glückwunsch! In diesem Fall können Sie auf einen Wiederholplanung setzen, indem Sie den archivierten Arbeitsplan hervorholen und ihn auf die aktuellen Gegebenheiten anpassen.
Wie sollte ein Arbeitsplan aufgebaut sein? 7 Tipps für die Erstellung
Einen Arbeitsplan aufzusetzen, klingt in der Theorie zunächst simpel. Doch wie sieht es in der Praxis aus? Hier einige Tipps, die Ihnen bei der Arbeitsplanerstellung nützlich sein können:
1. Legen Sie Ihr Ziel fest
Überlegen Sie sich, zu welchem Zweck der Arbeitsplan aufgestellt wird. Was möchten Sie mit ihm primär erreichen? Wenn Sie zwischendurch nicht mehr weiterwissen, hilft Ihnen dieser erste Schritt, den „roten Faden“ wiederzufinden.
2. Notieren Sie Hintergrundinfos zum Projekt
Die wichtigsten Informationen zu etwa einer Veranstaltung zu kennen, hilft sowohl dem Projektleiter, als auch seinen Mitarbeitern, die einzelnen Arbeitsschritte besser nachvollziehen zu können. Bei Fragen von intern sowie extern haben Sie immer die wichtigsten Fakten parat. Sie können hier auch Probleme des letzten Projektes schildern und Alternativen aufführen, die eine Wiederholung derer vermeiden.
3. Setzen Sie Meilensteine
Etappenziele ergeben bei langfristigen Arbeitsplänen Sinn. So lässt sich zwischendurch prüfen, ob alle auf dem richtigen Weg sind, um die gesteckten Ziele zu erreichen. Falls dies nicht der Fall ist, sollten Sie sich überlegen, welche Optimierungen durchgeführt werden müssen, um wieder auf den richtigen Weg zu gelangen.
4. Seien Sie SMART
Die Anwendung der SMART-Formel erweist sich bei vielen Arbeitsplänen als äußerst nützlich. Sie sieht folgendermaßen aus:
S = Spezifisch
Was genau ist das Projektziel? Für wen arbeitet Ihr Team? Was erwartet der Kunde von euch?
M = Messbar
Wie möchten Sie Ihre Ziele messen? Geht es zum Beispiel um die Erreichung von produzierten Stückzahlen oder soll eine bestimmte prozentuale Anzahl an mehr Anteilen erreicht werden? In welchem Zeitraum sollen diese Zahlen erreicht werden?
A = Attraktiv
Haben Sie Ihr Projekt so geplant, dass Sie auch Lust haben, Ihre Ziele zu erreichen? Der Grund, weshalb es dieses Kriterium gibt, liegt darin, dass sich nicht jedes Ziel einfach erreichen lässt, da es bei vielen Projekten zu Rückschlägen kommt. Ist das Erreichen eines Ziels jedoch attraktiv genug – zum Beispiel, weil dieses langfristig zu effizienten Prozessen und somit höheren Umsätzen führt –, können etwaige Misserfolge überstanden werden.
R = Realistisch
Handelt es sich um ein realistisches Ziel? Kann das Ziel innerhalb der vorgegebenen Zeit mit den geplanten Ressourcen und der Anzahl beziehungsweise dem Know-how der Mitarbeiter ordentlich umgesetzt werden?
T = Terminiert
Wann soll das Projekt komplett abgeschlossen sein? Zu welcher Zeit ist die Prüfung des Zwischenziels vorgesehen?
5. Stellen Sie einen Ressourcenplan auf
Überlegen Sie sich genau, wen und was Sie für das Projekt benötigen. Neben dem zur Verfügung stehenden Budget, den Räumlichkeiten und den Utensilien ist hierbei auch eine effiziente Personalbedarfsplanung gefragt. Hierbei geht es nicht nur darum, die Anzahl an Mitarbeitern zu evaluieren, sondern sich auch zu fragen, welche Fähigkeiten die Einsatzkräfte mitbringen sollten.
6. Machen Sie sich auf Eventualitäten gefasst
Eventveranstalter oder Unternehmen wie Promotion-Agenturen können ein Lied davon singen, was alles auf Messen, Konzerten & Co. schiefgehen kann. Denken Sie deshalb in jedem Fall voraus, wenn Sie Ihren Arbeitsplan erstellen. Planen Sie Ersatzarbeitskräfte ein und überlegen Sie sich immer auch einen Plan B und C, um die Erreichung Ihres Ziels niemals zu gefährden.
7. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest
Hier geht es nochmals tiefer in die Einsatzplanung Ihrer Arbeitskräfte. Legen Sie so genau wie möglich fest, wer wofür, wann und an welchem Ort zuständig ist. In vielen Fällen ergibt es Sinn, bereits erfahrene Verantwortliche für die Führung neuer Teams zuzuweisen. Das hilft sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern bei der reibungslosen Umsetzung.
Arbeitsplan erstellen – das Wichtigste auf einem Blick
- Produkt oder Dienstleistung, um die es geht
- Materialien/Ressourcen, die für die Leistung notwendig sind
- Mitarbeiterauswahl
- Genaue Einteilung von Arbeitsort/Arbeitsplatz/Mitarbeitern
- Präzise Arbeitsvorgänge/Arbeitsschritte
- Reihenfolge der Vorgänge
- Werkzeuge/Utensilien/Hilfsmittel, die benötigt werden
- Mögliche Sicherheitsbestimmungen/-vorkehrungen am Arbeitsplatz
- Zeitdauer des Projektes sowie maximale Dauer der einzelnen Arbeitsschritte
- Kostenübersichten (Personal, Material etc.)
- Gegebenenfalls Skizzen
Fazit: Erstellen Sie mit Teamhero den Arbeitsplan für Ihren Einsatzbereich
Arbeitspläne zu erstellen, hört sich oft einfacher an, als es ist. Insbesondere für Unternehmen mit vielen freien Projektmitarbeitern ist gerade die Einsatzplanung die größte Herausforderung – und ein großer zeitlicher Aufwand.
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Ein Auszug einiger nützlicher Features von Teamhero
- Schnellübersicht verfügbarer Mitarbeiter mit Filterfunktion nach Qualifikation, Einsatzradius, Mitarbeiterattribute und Postleitzahl.
- Erstellung von Feinplanungen mit Einsatzdetails (z. B. Mitarbeiter A zwischen 19:00 und 22:00 Uhr an der Bar in Halle C).
- Automatische Zuweisung von Jobs mit Benachrichtigungsfunktion.
- Diverse Filtermöglichkeiten der Einsatzplanung, etwa nach Wochen- oder Tagesansicht.
- Live-Erfassung von Arbeitszeiten.
Die Software bietet noch einiges mehr. Lassen wir an dieser Stelle jedoch einfach einige Erfolgsgeschichten unserer Kunden für sich sprechen.
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