Nachfolgeplanung: Definition, Ablauf & Umsetzung

Wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, entsteht nicht nur eine persönliche Lücke. Gerade in Schlüsselpositionen geht mit ihnen eine große Kompetenz, die jahrelanges Know-how mit sich nimmt. Um für solche Situationen gewappnet zu sein, ist für jeden Betrieb eine vorausschauende Personalpolitik wichtig.

In diesem Artikel erhalten Sie eine Runde Kompaktwissen zum Thema Nachfolgeplanung. Wir erläutern Ihnen, was sie umfasst, wie sie abläuft und welches Tool Ihrer Personalabteilung dabei von großem Nutzen sein kann. Zusätzlich gehen wir auf die häufigsten Fehler ein, die bei Nachfolgeplanungen gemacht werden.

Was bedeutet Nachfolgeplanung?

Bei einer Nachfolgeplanung oder dem Nachfolgemanagement handelt es sich um den gesteuerten Prozess, Nachfolger für Vakanzen im Unternehmen zu finden, die eine Schlüsselfunktion innehaben. Mögliche Gründe für das Ausscheiden können ein Umzug, der Übergang in das Rentenalter, die Berufsunfähigkeit oder schlichtweg ein gewollter Firmenwechsel sein.

Nachfolgeplanung ist ein langfristiger Prozess

Ein Nachfolgeplan besteht aus mehreren wichtigen Einzelpunkten, die entsprechende Maßnahmen erfordern. Dazu zählen:

• Die Erörterung von Schlüsselpositionen im eigenen Unternehmen
• Die Risikenerwägung unter Berücksichtigung äußerer Faktoren (wie das Rentenalter, durchschnittliche Fluktuationen, externe Marktumstände)
• Internes Talentmanagement im eigenen Unternehmen und Aufbau eines Talent Pools

Ob und wie ausladend eine Nachfolgeplanung für eine bestimmte Position ist, hängt unter anderem damit zusammen, wie eng die Fähigkeiten eines Angestellten mit seiner Tätigkeit verknüpft sind.

Warum ist die Nachfolgeplanung so wichtig?

Stellen Sie sich einen vorbildlichen Mitarbeiter in einer Ihrer Schlüsselfunktionen vor. Über viele Jahre hat er sich sein Können angeeignet. Kollegen holen sich gerne Rat von ihm, Sie selbst vertrauen seinen Entscheidungen mittlerweile fast blind und zu Kunden pflegt er ein vorbildliches Verhältnis.

Nun unterbreitet dieser Angestellte Ihnen, dass er das Unternehmen aus persönlichen Gründen leider bald verlassen muss. Vielen beantwortet sich an dieser Stelle genau jetzt die Frage, warum eine langfristige Nachfolgeplanung so entscheidend ist. Der Verlust eines Führungsmitarbeiters kann gerade bei kleinen Familienunternehmen im schlimmsten Fall den Fortbestand der Firma gefährden.

Doch auch für mittlere und große Unternehmen kann viel auf dem Spiel stehen. Wann reagieren etwa Kunden wohl positiver: Wenn ihnen Ihr Ansprechpartner bereits seinen Nachfolger präsentieren kann oder wenn dieser erst Monate später zum Vorschein kommt? Nicht zuletzt bringt die Nachfolgeplanung in jedem Fall eine Zeit- und Kostenersparnis mit sich.

Nachfolgeplanung: Die 8 größten Vorteile auf einen Blick

Sicherung der Unternehmensziele

Eine Kündigung, die nicht unerwartet kommt und vorher abgesprochen wurde, führt nicht zu einer unbesetzten Stelle.

Abgesicherte Wissensvermittlung

Durch eine gezielte Einarbeitung des Nachfolgers durch seinen Vorgänger wird wertvolles Wissen weitergegeben und verbleibt so im Unternehmen.

Weiterverfolgung strategischer Unternehmensziele

Mit genügend Zeit kann ein Mitarbeiter mit denselben Schlüsselqualifikationen gefunden werden, der die Erreichung der gesetzten Strategieziele erfüllen kann.

Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit

Jeder Angestellte freut sich über Wertschätzung, der sich auch in einem reibungslosen Onboarding-Prozess ausdrückt.

Zeitersparnis

Ein langfristiges Nachfolgemanagement reduziert nicht nur die Zeit innerhalb der Rekrutierung, sondern auch im Einarbeitungsprozess.

Überschaubare Kosten

Je dringender eine Stelle besetzt werden muss, umso teurer sind oft die Einstellungskosten eines adäquaten Mitarbeiters. Dies wird mit einem klaren Nachfolge-Konzept vermieden.

Reduzierte Fehlbesetzungsquote

Innerhalb einer langfristigen Nachfolgeplanung mit internem Fokus erhöht sich die Chance auf eine Nachfolge, die bereits mit den Unternehmensrichtlinien vertraut und verbunden ist.

Gezieltes Employer Branding

Durch die Beförderung eines internen Mitarbeiters zeigt das Unternehmen intern sowie extern, dass innerbetriebliche Aufstiegschancen gegeben sind. Das erhöht die Motivation der Mitbewerber und das Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig.

Wie läuft die Nachfolgeplanung ab?

Bei der Ausarbeitung eines Nachfolgeplans ergibt ein bestimmtes Schema Sinn. Hier ein kleiner Step-by-Step-Guide in sieben Schritten:

Schritt 1: Identifizieren Sie die Schlüsselpositionen in Ihrem Unternehmen

Überlegen Sie sich, welche Qualifikationen oder welches Spezialwissen in direktem Zusammenhang mit der Erreichung Ihrer Unternehmensziele zusammenhängen.

Schritt 2: Ermitteln Sie den Bedarf

Erstellen Sie sich eine Übersicht aller absehbaren Faktoren, die den Austritt einer Person in Schlüsselpositionen aufzeigen (Beispiel Rentenalter, Anzahl der Jahre an Betriebszugehörigkeit etc.).

Schritt 3: Er- und überarbeiten Sie das Anforderungsprofil

Erstellen Sie aus den wichtigsten Punkten ein Anforderungsprofil. Betrachten Sie die jeweilige Position aber auch aus der Zukunftsperspektive. Stellen Sie sich die Frage, welche Fähigkeiten für die Aufgabe in den kommenden Jahren notwendig sein werden.

Schritt 4: Setzen Sie Rekrutierungsmaßnahmen um

Empfehlenswert ist häufig, die Stelle sowohl intern als auch extern auszuschreiben. Einen Talentpool an passenden Mitarbeitern zu erstellen, kann zudem nützlich sein. Seien Sie sich im Klaren, bis zu welchem Zeitpunkt der neue Mitarbeiter gefunden werden soll.

Schritt 5: Testen Sie Ihre Bewerber

Fachliche Qualifikationen lassen sich oft gut durch ein Probearbeiten erörtern. Dadurch erhalten Sie auch gleich einen Eindruck davon, wie der Mitarbeiter ins Team passt. Beziehen Sie hier auch bewusst die Meinung der zukünftigen Teamkollegen ein.

Schritt 6: Bereiten Sie den Onboarding-Prozess vor

Wie ordentlich die Übergabe verläuft, entscheidet oft, wie schnell der neue Mitarbeiter seine neuen Aufgaben selbstständig umsetzen kann. Zugleich stärkt ein reibungsloser Onboarding-Prozess die Mitarbeiterbindung.

Schritt 7: Reflektieren Sie den Prozess

Haben Sie einen Nachfolger gefunden, überlegen Sie sich, ob und wo es innerhalb des Rekrutierungsprozesses noch Stolpersteine gab. Räumen Sie diese vor dem nächsten Mal aus dem Weg.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Nachfolgeplanung?

Einen Nachfolger für einen hervorragenden Mitarbeiter zu finden, ist nicht immer einfach. Gerade deshalb gilt es, Fehler bei der Nachfolgeplanung von vornherein zu vermeiden. Diese zwei gehören zu den häufigsten:

Der Zeitaufwand einer Nachbesetzung wird unterschätzt

Viele Personalverluste sind abzusehen – etwa, wann ein langjähriger Angestellter in Rente gehen wird. Dennoch fangen viele Firmen zu spät damit an, sich nach einem adäquaten Nachfolger umzusehen. Im schlimmsten Fall bleibt die Stelle dann für einige Zeit unbesetzt, was innerhalb einer Schlüsselrolle verheerende Auswirkungen haben kann.

Bedenken Sie auch, dass selbst Ihr Wunschkandidat mit dem idealen Hintergrund ein ordentliches Onboarding benötigt. Auch ihm muss Zeit gegeben werden, sich in das Unternehmen einzuarbeiten, alle internen Prozesse kennenzulernen und sich in seine konkreten Aufgaben einzugliedern.

Über kurzfristige Personalausfälle wird nicht nachgedacht

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen kurzfristig verlässt, kann das viele Gründe haben. Vielleicht muss er sich unvorhergesehen um ein krankes Familienmitglied kümmern oder ist selbst arbeitsunfähig geworden – die Liste der Dinge, die passieren können, ist lang. Firmen, die sich nicht bereits vorher mit solchen Gedanken befassen und Lösungen für ein „Worst-Case-Szenario“ entwerfen, trifft ein solcher Personalausfall hart. Oft bleibt dann die Stelle erst einmal unbesetzt, was bei Führungsrollen dazu führen kann, dass sich Prozesse verlangsamen oder komplett ins Stocken geraten.

Anstatt innerhalb einer solchen Situation einfach abzuwarten, ist das Interim-Management die bessere Wahl. Hierbei übernimmt eine interne, erfahrene Arbeitskraft vorübergehend die Stelle der ausgefallenen Person, bis ein Nachfolger gefunden wird.

Gibt es Tools für die Nachfolgeplanung?

Ja! Teamhero führt Sie als moderne und leistungsstarke Personalmanagementsoftware gekonnt durch den gesamten Rekrutierungsprozess. Dabei wurde sie speziell auf die Bedürfnisse personalintensiver Unternehmen wie Event-, Promotion- oder etwa Personalagenturen zugeschnitten. Mithilfe unserer Software sparen Sie sich innerhalb Ihrer Nachfolgeplanung Zeit, Kosten und Nerven.

Teamhero: Ausgewählte Features für die Nachfolgeplanung im Überblick

• Erhalten Sie mit einem Klick eine Übersicht über Ihre aktuellen Mitarbeiter sowie deren Qualifikationen und Kosten.
• Erstellen Sie im Bewerbermodul mit wenigen Klicks eine Stellenanzeige, die Sie auch gleich veröffentlichen können.
• Werten Sie mithilfe des Statistikbereichs Ihre Bewerbungen unkompliziert aus.
• Exportieren Sie Stamm-, Bewerberdaten und weitere Auswertungen per Knopfdruck.
• Erstellen und verwalten Sie Ihre Casting- bzw. Interviewtermine über ein und dasselbe Portal.
• Überführen Sie neue Mitarbeiter schnell und einfach in die Mitarbeiterdatenbank.

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