Workation – Wie umsetzen und worauf achten?
Zeit für eine gemeinsame (Aus-)Zeit
Pläne, Ziele, Strategien für die Zukunft und die Frage, wie die aktuelle Lage zu beurteilen ist, beschäftigen Entscheider*innen und Teams – ein guter Zeitpunkt für eine gemeinsame Arbeits-(Aus-)Zeit, ein guter Moment für eine Team-Workation.
Was ist eine Workation / Team-Workation?
Workation ist ein Begriff, der sich aus den englischen Wörtern für Arbeit (Work) und Urlaub (Vacation) zusammensetzt. Eine Workation ist eine Form von Arbeitsurlaub oder Urlaub mit Arbeitsanteil und vornehmlich für digitales bzw. remotes Arbeiten geeignet.
Abgrenzend zum Homeoffice und klassischer Remotearbeit ist bei der Workation die Qualität des Aufenthaltsorts als Urlaubsort und die dortige Verknüpfung von Arbeitszeit und Erholungszeit festzuhalten.
Eine Team-Workation ist simpel gesagt eine Workation, die als Team durchgeführt wird. Hier wird ein Arbeits-Urlaubs-Aufenthalt jenseits persönlicher Urlaubszeiten gemeinsam als Team geplant und durchgeführt. Im Vordergrund steht das Event, als Teambuildingmaßnahme zu nutzen und die Möglichkeit des Fokus auf eigens gesetzte interne / strategische Themen jenseits der alltäglichen Arbeit und des gewohnten Arbeitsumfeldes zu setzen.
Der Aufenthalt kann sich in folgende Aktivität-Segmente aufteilen:
- Bewältigung des notwendigen Tagesgeschäftes
- Erarbeitung gezielt gesetzter Workation Themen
- Teamfördernde Maßnahmen und Aktivitäten
Genauso wie bei der Workation ist es bei einer Team-Workation von zentraler Bedeutung, dass im Vorhinein vereinbart wird, welche Aktivitäten welchen Raum genießen und welche Priorität diese haben.
Team-Workation: Ja, aber wie?
Damit die Team-Workation gelingt, lohnt es sich, ein eigenes, internes Projekt dazu zu starten. Gemeinsam sollten folgende Punkte erläutert werden, um im Vorfeld wichtig Fragen zu beantworten und die Akzeptanz für das Format zu schaffen:
- Warum wollen wir eine Team-Workation machen?
- Was ist das Ziel unserer Team-Workation?
- Wie werden wir das konkret umsetzen können?
- Wann und wo wird die Team-Workation stattfinden?
- Welche Abhängigkeiten und Überlappungen bestehen?
- Was braucht es dazu?
Warum möchten wir eine Team-Workation durchführen?
Wie bereits eingangs beschrieben, kann eine Team-Workation ein wohltuender Impuls für das Team sein. Deswegen ist es von besonderer Wichtigkeit, im Vorhinein die Ausgangslage und Motivation zu beschreiben. Diese Beschreibungen (z. B.: unsere Tage verbringen wir zu 75 % in Meetings mit Kunden, dabei kommt unsere interne, gemeinsame Zeit oft viel zu kurz) helfen auch, um über die Erwartung an die Workation zu sprechen.
Was ist das Ziel einer Workation?
Einhergehend mit den Erwartungen sind auch die Ziele zu benennen, die in oder dank einer Team-Workation erreicht werden. Besonderes Augenmerk ist dabei auf die Arbeitssegmentierung zu legen. Es ist unablässig im Vorhinein festzulegen, ob während der Team-Workation zum Beispiel strategische Fragen im Vordergrund stehen oder ob primär der Teamspirit beflügelt werden soll.
An dieser Stelle ist es wichtig zu erwähnen: Der Fortlauf der aktuellen Kundenprojekte/Kampagnen und des Tagesgeschäftes muss selbstverständlich gewährleistet werden können.
Wie werden wir das konkret umsetzen?
Wenn die Entscheidung gefällt ist, wie die Zeit in Strategie, Teamspirit und Tagesgeschäft aufgeteilt wird, ist der erste große Schritt getan.
Es empfiehlt sich ein grober Plan für die Aufenthaltsdauer und die einzelnen Tage zu bestimmen. So soll zum Beispiel im Vorhinein festgelegt werden, an welchen Tagen die Strategie-Workshops und wann die Team-Aktivitäten stattfinden. Ein Blick auf aktuelle Kundenprojekte und den gewohnten Tagesablauf eines jeden Teammitglieds hilft, um den groben Strukturplan zu erstellen.
Für die Organisation der Team-Workation sollte unbedingt eine oder mehrere verantwortliche Personen benannt und ihnen ausreichend Zeit für die umfassenden Aufgaben eingeräumt werden. . Die Verantwortlichen kümmern sich um das Location-Scouting, die grobe Zeit- und Themenplanung sowie das Budget.
Wann und wo wird die Team-Workation stattfinden?
Der wahrscheinlich wichtigste Punkt in der Planung einer Team-Workation ist, wann diese stattfinden wird. Dazu muss zwingend auch schon definiert sein, wie lange und an welchen Wochentagen (z.B.: Mittwoch bis Sonntag) sie stattfinden wird. Außerdem kann es hilfreich sein, eine Zeitspanne festzulegen, während der die Teilnahme aller gewünscht ist (z.B. von Donnerstag bis Samstag).
Alle Teammitglieder müssen frühestmöglich die Team-Workation in ihre privaten Terminkalender einplanen, damit alle privaten Termine (wie z.B. Sportanlässe) wie auch die Behütung der Kinder geregelt werden können.
Die Frage, wo die Team-Workation stattfinden soll, ist nicht ganz einfach zu beantworten. Sie hängt von verschiedenen Faktoren ab und zu guter Letzt natürlich auch vom Budget. Wir haben unsere eigenen Unterkünfte immer auf Basis der folgenden Faktoren gesucht:
- Anzahl der Teilnehmer*innen
- Wie viele Personen werden anwesend sein?
- Pro Person wird ein Schlafzimmer benötigt
- Je mehr Leute, desto größer die Aufenthalts- und Essräumlichkeiten
- Erreichbarkeit der Unterkunft
- Wie einfach und in welcher Zeit kann die Unterkunft erreicht werden
- Die An- und Abreise sollte jederzeit für alle Teilnehmer*innen so einfach wie möglich sein.
- Dies vor dem Hintergrund, dass nicht alle Teilnehmer:innen während der gesamten Aufenthaltsdauer anwesend sein werden.
- Aktivitäten und Umfeld
- Was für mögliche Aktivitäten können im näheren Umkreis der Unterkunft unternommen werden?
- Welche Aktivitäten können bei der Unterkunft durchgeführt werden (z.B.: Workshop auf der Terrasse, Tischtennis-Turnier, Grillabend etc.)
- Besondere Ansprüche an die Unterkunft
- Sind Haustiere erlaubt?
- Ist die Unterkunft barrierefrei?
Welche Abhängigkeiten und Überlappungen bestehen?
Im Zusammenhang mit dem Zeitpunkt der Team-Workation ist im Vorhinein zu klären, welche Abhängigkeiten zu anderen Teams, Kunden oder Zulieferern bestehen. Es kann durchaus sein, dass zu dem Zeitpunkt ein anderes Team auf unsere Verfügbarkeit angewiesen ist oder Zulieferer oder Kunden auf die Präsenz einzelner einfordern. In jedem Fall muss gewährleistet werden, dass entscheidende geschäftliche Verpflichtungen wahrgenommen werden können, aber auch den Zeitraum der Workation weitestgehend frei von Unterbrechungen zu halten.
Was braucht es dazu?
Ein Zeitraum und ein Planungsteam werden benötigt, soweit klar. Dass eine Location gebraucht wird, liegt ebenso auf der Hand. Das Planungsteam kann und soll sich um die Grobplanung kümmern, aber die genauen Inhalte sind durch weitere Teammitglieder zu erarbeiten.
Was also effektiv benötigt wird (keine abschliessende Liste):
- Grober Plan für die gesamte Aufenthaltsdauer
- Vorrangig definieren, wie die Zeitdauer in die 3 Aktivität-Segmente aufgeteilt wird
- Welche strategischen Themen gehen wir an und wie machen wir das?
- Wer bereitet diese Strategie-Sessions vor?
- Benötigen wir hierzu externe Zuarbeit (vllt ein:e Coach:in)?
- Welche Teamaktivitäten unternehmen wir und wer plant das?
- Wie organisieren und koordinieren wir den Fortlauf der aktuellen Projekte?
Administrative Fragen die zu klären sind:
- Die An- und Abreise
- Wie reisen wir an/ab?
- Welche Fahrgemeinschaften machen wir?
- Was wird während der ganzen Aufenthaltsdauer gegessen und wer kümmert sich darum?
- Festlegung und Abklärung betreffend der Arbeitszeiten
- Gelten alle Tage und Aktivitäten (inkl. Essen, Ausflüge, Auszeit etc.) als Arbeitszeit?
- Wie wird die Arbeitszeit am Abend und am Wochenende gehandhabt?
- Ein Budget muss definiert werden und sollte mindestens die folgenden Punkte beinhalten:
- Unterkunft
- Aktivitäten
- Essen
- An/Abreise
- Reinigung
Worauf ist besonders zu achten?
Aus unseren eigenen Workations und Team-Workations bei Teamhero haben wir mehrere Learnings gezogen, die wir hier gerne mit Ihnen teilen wollen:
- Essen
- Internet
- Raumaufteilung
- Me-Time
Organisation des Essens
Es ist ein markanter Vorteil und steigert die Effizienz während der Team-Workation, wenn im Vorhinein ein Essensplan gemacht wird. Dabei legen wir nicht nur fest, was an welchem Tag gegessen wird. Wir legen auch fest, welche Personen (praktischerweise eine Zweigespann) für die Zubereitung der jeweiligen Menüs verantwortlich ist. Das Zweigespann ist zusätzlich an dem Kochtag auch zuständig für das Frühstück und die Snacks für zwischendurch. Da bekannt ist, wie viele Personen an den jeweiligen Tagen anwesend sein werden, kann die benötigte Menge leicht geplant werden.
Unser Bonustipp für ein extra Zeitspareffekt: Lassen Sie sich alle Lebensmittel im Vorhinein direkt zur Unterkunft liefern.
Internet und Co
Es ist sehr zu empfehlen, die Leistung der Internetanbindung im Vorhinein zu klären. Damit wie erwähnt auch das Tagesgeschäft aufrechterhalten werden, kann und beispielsweise Videocalls wie gewohnt stattfinden können, muss die Netzleistung von ausreichender Qualität sein. Bedenken Sie, in einfachen Ferienunterkünften verfügen Sie mitunter nicht über die gewohnte Bandbreite wie in Ihrem ausgestatteten Office.
Raumaufteilung
Auch empfiehlt es sich, im Vorhinein einen Zimmer- und Aufteilungsplan der Location zu besorgen, damit festgelegt werden kann, in welchen Räumen gemeinsam und wo einzeln und in Ruhe gearbeitet werden kann. Bei der Zimmerzuteilung ist zudem unbedingt zu klären, ob das Internet (insbesondere das WLAN) in den jeweiligen Zimmern auch entsprechend gut funktioniert.
Pausen und Me-Time
Während der gesamten Team-Workation verbringt man, wie der Name schon sagt, sehr viel gemeinsame Zeit in der Gruppe. Allerdings hat jedes Teammitglied auch eigene Bedürfnisse und benötigt mal mehr, mal weniger Ruhe oder einfach Zeit für sich. Daher empfiehlt es sich, gewisse Blockzeiten für Me-Time in den Wochenplan einzuplanen. Hier können alle Teilnehmer ihre Zeit frei gestalten.
Unser Bonus: Ihr Workation Template
Bei Teamhero haben wir die bereits durchgeführte Team-Workation wie auch die Ende Oktober bevorstehende Team-Workation mit einem Detailplan konzipiert und geplant. Weil wir von der Wirksamkeit einer Team-Workation überzeugt sind und wissen, dass diese dank guter Planung noch größer ist, möchten wir Ihnen unser Planungs-Template zur Verfügung stellen.
