Mitarbeiterverwaltung 4.0: Personalplanung mit dem Tool Teamhero

In allen Bereichen eines Unternehmens werden Prozesse automatisiert und optimiert – warum also nicht auch in der Personaleinsatzplanung? Die Vorteile liegen auf der Hand:
Mithilfe einer digitalen Anwendung lassen sich bei der Schicht- und Dienstplangestaltung eine Menge Zeit und Energie einsparen. Zudem haben alle berechtigten Personen Zugriff auf das Tool, ganz gleich, wo sie sich gerade befinden. Kurzfristige Abwesenheiten, etwa ein erkrankter Mitarbeiter oder eine aus privaten Gründen verhinderte Mitarbeiterin, können so im Handumdrehen eingetragen werden und der Schichtplan aktualisiert sich automatisch in genau diesem Moment.
Auf diese Weise haben Personaler:innen bei der Bedarfsplanung die Auslastung immer im Blick und können frühzeitig auf Engpässe reagieren.

Was sind die Ziele von Personalplanung?

Je größer ein Unternehmen, je mehr Mitarbeiter es beschäftigt und je komplexer die Schichtplanung, desto komplizierter gestaltet sich die Personalplanung. Sie hat die Aufgabe, für einen ausreichend großen Personalstand und eine optimale Auslastung der Mitarbeiter:innen zu sorgen und dabei sowohl die Zufriedenheit der Vorgesetzten als auch die der Angestellten im Auge zu behalten.
Das Ganze ist ein laufender Planungsprozess, denn Arbeitsbereiche kommen hinzu oder fallen weg, Schichten und Ziele werden neu definiert und Personal akquiriert oder entlassen.
Die Aufgaben in der Mitarbeiterverwaltung sind sehr vielseitig und erfordern viel Konzentration und Sorgfalt, damit am Ende weder zu wenig noch zu viele Mitarbeiter:innen im Dienstplan stehen und alle Positionen den Qualifikationen entsprechend besetzt sind. Mithilfe einer Personalplanung-App lassen sich viele dieser anfallenden Arbeiten und Überlegungen effizienter bewältigen.

Welche Bereiche umfasst Personalplanung?

Als Teil des Human Resource Managements beschäftigt sich Personalplanung – wie der Name vermuten lässt – mit allen Fragen rund um die wirtschaftlich sinnvolle Beschäftigung und Auslastung der Mitarbeiter:innen eines Unternehmens. Sie ergreift Maßnahmen, falls Angestellte fortgebildet oder weitere Fachkräfte rekrutiert werden müssen, und behält zudem alle Personalkosten im Blick.

In folgende Arbeitsbereiche unterteilt sich Personalplanung:

Bestandsplanung

Die Personalbestandsplanung beschäftigt sich mit der Ist-Situation im Unternehmen. Sie bildet die Basis jeder Personalplanung, denn zunächst einmal muss man wissen, wie viele Mitarbeiter:innen es aktuell gibt, wie alt sie sind und in welchem Arbeitszeitmodell bzw. Beschäftigungsverhältnis sie sich befinden.

Bedarfsplanung

Bei der Personalbedarfsplanung wird herausgearbeitet, wie der Soll-Zustand aussehen sollte. Dafür ist Weitsicht gefragt, denn es müssen Fragen beantwortet werden, die zukünftige Auslastung und Planungen betreffen. Wie viele Mitarbeiter:innen mit welchen Qualifikationen werden beispielsweise gebraucht, um alle Schichten des Dienstplans für den nächsten Monat zu besetzen?

Beschaffung

Eines der großen Themen unserer Zeit. Synonyme für die Personalbeschaffung sind Rekrutierung oder Personalgewinnung. Ergibt die Bedarfsplanung, dass nicht genügend Mitarbeiter:innen zur Verfügung stehen, müssen neue gesucht werden. Dazu gehört die Ausschreibung von Stellenangeboten, das Führen von Bewerbungsgesprächen, das Einarbeiten neuer Kolleg:innen und vieles mehr.

Freisetzung

Unschönes Thema: Aus wirtschaftlichen Gründen kann es sich kaum ein Unternehmen leisten, zu viele Mitarbeiter:innen zu beschäftigen. Ist nicht genug Arbeit für alle da, droht im schlimmsten Fall die betriebsbedingte Kündigung einiger Angestellten. Alternativ kann die Personalplanung Überlegungen zu Kurzarbeit, Frühverrentung oder Positionswechsel anstellen.

Einsatzplanung

Bei der Personaleinsatzplanung werden die verfügbaren Arbeitskräfte ihren Fähigkeiten und Arbeitszeitwünschen entsprechend auf verschiedene Arbeitsbereiche und Schichten verteilt, mit dem Ziel, den Dienstplan komplett zu besetzen. Dazu gehört auch, Überstunden, Urlaubsplanungen und Arbeitsschutzgesetze im Blick zu behalten.

Entwicklung

Ein Unternehmen, das in seine Angestellten investiert, kann nur profitieren. Die Personalentwicklung kümmert sich um Aus- und Fortbildung neuer sowie bestehender Kolleg:innen, interne und externe Schulungen, Teambuilding-Maßnahmen und viele weitere Angebote, die es den Mitarbeiter:innen ermöglichen, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.

Kosten

Die indirekten und direkten Personalkosten sind noch einmal ein ganz eigenes Fachgebiet. In diesem Arbeitsbereich dreht sich alles um Zahlen: Abrechnung, Gehälter, Sozialversicherung, Urlaubsgeld, Spesen, Reisekosten, Lohnfortzahlung und und und … Hinzukommen Ausgaben für Büroeinrichtung, Arbeitsmaterialien, Miete, Nebenkosten sowie sonstige indirekte Personalkosten.

Ist eine Personalplanung-App für alle Branchen geeignet?

Nicht nur jedes Unternehmen hat seine eigenen Strukturen, sondern auch jede einzelne Branche. So stellt ein Krankenhaus andere Anforderungen an ein Personalplanung-Tool als eine gastronomische Einrichtung. Mal ist der Personalbedarf eine wiederkehrende Größe, mal muss man ihn individuell und jeden Monat aufs Neue kalkulieren.
Die Funktionen einer Personalplanungssoftware eignen sich jedoch dafür, die Dienstplangestaltung und Einsatzplanung in nahezu jeder Branche zu vereinfachen. Zwei Beispiele für branchenspezifische Anforderungen sind zum Beispiel:

Personalplanung in Stadien

Großveranstaltungen sind sehr personalintensiv und es müssen verschiedenste Arbeitsbereiche abgedeckt werden. Von der Security über die Veranstaltungstechniker:innen bis hin zum Servicepersonal muss hier alles bestens koordiniert sein, damit der laufende Betrieb nicht gestört wird und die Sicherheit der Gäste gewährleistet ist. In einer entsprechenden App lassen sich mehrere Einsatzpläne parallel erstellen und verwalten.

Personalplanung im Krankenhaus

Im Krankenhaus können lückenhafte Dienstpläne fatale Folgen haben. An einem Ort, an dem es um Leben und Tod geht, muss immer garantiert sein, dass genügend Personal vorhanden und bei kurzfristigen Änderungen und Abwesenheiten abrufbereit ist. Mit einer einfachen Tabellenkalkulation kommt die Personalplanung hier nicht weit. Mithilfe eines digitalen Programms können Engpässe und eine zu geringe Auslastung schon frühzeitig erkannt werden.

Fazit: Mitarbeiterverwaltung mit der Personalplanung-App Teamhero

Die Personalplanungssoftware Teamhero wurde von Expert:innen entwickelt, die sich intensiv mit den Bedürfnissen und Ansprüchen von Personal- und Teamleiter:innen beschäftigt haben. Eine Entwicklung, Hand in Hand mit Kunden. Herausgekommen ist ein Tool, das die Personalplanung in nahezu allen Branchen, in denen Mitarbeiter:innen koordiniert und Dienstpläne erstellt werden müssen, erleichtert.

Nicht nur lässt sich kostbare Zeit einsparen, sondern auch die Effizienz und Zuverlässigkeit einer Schichtplanung mithilfe der App erhöhen. Denn nur wenn sich der Personalbedarf mit dem Arbeitsaufkommen deckt, arbeitet ein Unternehmen wirklich wirtschaftlich.

Teamhero ist daher mehr als ein Hilfsmittel, um Schichteinteilungen vorzunehmen und eine Mitarbeiterdatenbank zu erstellen. Es erhöht aufgrund seiner zahlreichen praktischen Funktionen sowohl die Produktivität als auch die Effizienz im Arbeitsalltag.