Qualitative Personalplanung: Der große Überblick

Personalplanung ist ein zentraler Punkt innerhalb moderner Geschäftsführung. Insbesondere personalintensive Unternehmen profitieren von guter Personalplanung, denn sie können damit langfristig viel Zeit und Geld sparen und gleichzeitig ihre Produktivität erhöhen. Vorallem qualitative Personalplanung spielt dabei eine immer größer werdende Rolle.

In folgendem Text beschreiben wir näher, was die beiden Bereiche – also die quantitative und qualitative Personalplanung – voneinander unterscheidet und gehen auf deren Vorteile und Ziele ein. Auch erfahren Sie, mit welchen Hilfsmitteln Ihnen qualitative Personalplanung leichter von der Hand geht.

Was bedeutet eigentlich Personalbedarfsplanung?

Im Mittelpunkt der Personalbedarfsplanung steht das Unternehmensziel. Innerhalb der Personalbedarfsplanung wird der individuelle Bedarf an Mitarbeiter:innen ermittelt, der für die Erfüllung der Unternehmensziele kurz- und langfristig notwendig ist. Zum einen geht es um die Anzahl an Einsatzkräften, zum anderen um deren Qualifikationen. Hierzu zählen Hard und Soft Skills.

Die Personalbedarfsplanung hat das Ziel, dass jederzeit souverän auf Anfragen reagiert werden kann und selbst bei hohem Arbeitsaufkommen keine Engpässe entstehen. Es sollen also immer genügend und vorallem entsprechend ausgebildete Mitarbeitende zur Verfügung stehen, die gleichbleibend qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern können.

Idealerweise sollten sie weder zu wenig noch, zu viel Arbeit aufgetragen, bekommen. So lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit auf einem gesunden Level halten. Auf Vorteile gehen wir hier später noch separat ein.

Was ist der Unterschied zwischen quantitativer und qualitativer Personalbedarfsplanung?

Personalbedarfsplanung wird in zwei relevante Bestandteile aufgeteilt – die der qualitativen und quantitativen Berechnung.

Die quantitative Personalbedarfsplanung

Wie bereits der Name sagt, zählen bei der quantitativen Personalbedarfsplanung insbesondere Zahlen. Es wird primär die Anzahl der Angestellten oder Projektmitarbeiter:inen erfasst, die notwendig sind, um aktuelle sowie zukünftige Projekte stets zielgerichtet mit vollem Erfolg bewältigen zu können. Es darf weder zu einer Unterbeschäftigung noch zu Engpässen kommen.

Bei der Berechnung der quantitativen Personalbedarfsplanung wird die Anzahl an erforderlichen Mitarbeitenden berechnet, dabei aber auch die Position, das Gehalt sowie das Arbeitszeitmodell einbezogen. Zusätzlich sind teils sehr individuelle Berechnungsgrundlagen je Unternehmen notwendig, die eine hohe Komplexität mit sich bringen können. Teamhero unterstützt an dieser Stelle mit seiner cleveren Software besonders Unternehmen mit hoher Personaldichte wie Promotionagenturen, Cateringunternehmen, Messeveranstalter oder Personaldienstleister bei ihrer Planung.

Die qualitative Personalbedarfsplanung

Bei der qualitativen Personalbedarfsplanung gilt es darum, zu erörtern, über welche Qualifikationen die Mitarbeiter:innen eines Betriebes verfügen sollten, um die geforderten Aufgaben zur vollen Kundenzufriedenheit auszuführen.

Hierbei wird unter anderem ein Auge auf die fachlich geistige Eignung in Form der schulischen Ausbildung, dem beruflichen Werdegang sowie möglichen Weiterbildungsqualifikationen geworfen. Bei einigen Arbeitgebern sind darüber hinaus bestimmte körperliche Eigenschaften gefordert, wenn es zum Beispiel darum geht, schwere Gegenstände zu transportieren oder Maschinen bedienen zu können. Der zweite und keinesfalls zu vernachlässigende Aspekt sind die Soft Skills, die sich im individuellen Charakter der Mitarbeiter:in widerspiegeln.

Innerhalb der Rekrutierung sollte in jedem Fall auch überlegt werden, welche zukünftigen Anforderungen an den Kandidaten gestellt werden müssen. Dies schließt etwa den Umgang mit technologisch weiterentwickelten Softwarelösungen ein, die aufgrund ihrer hohen Relevanz eingeführt werden sollen. Ferner gilt es, sich andere kurz-, mittel- und langfristig branchenrelevante Anforderungen zu Gemüte zu führen und Stellenanzeigen mit Bedacht zu formulieren.

Wieso ist (qualitative) Personalbedarfsplanung so wichtig?

Es gibt kaum ein Unternehmen, das in der heutigen Zeit nicht dem ständigen Wandel unterliegt. Da wären zum einen die sich stetig verändernde wirtschaftliche Lage, zum anderen schreitet die technologische Entwicklung immer noch in einer enormen Geschwindigkeit voran. Um den Anforderungen sowohl im Jetzt als auch in der Zukunft ausreichend gewachsen zu sein und wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es entscheidend, ausreichend schnell und flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können.

Mit einer professionellen Personalbedarfsplanung bereiten Sie sich auf den Ernstfall – etwa den Rückgang oder Anstieg an Aufträgen oder auf mögliche Branchenereignisse – gekonnt vor. Damit kommen Sie niemals in die Lage, Aufträge aufgrund von zu wenig verfügbarem oder ungenügend ausgebildetem Personal gar abweisen zu müssen.

Wenn Sie den Personalbedarf genau berechnen, stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Ihre Einsatzkräfte auf Positionen entsprechend ihrer Qualifikation eingesetzt und idealerweise weder unter- noch überfordert werden. Führen Sie Ihre Aufgabe mit einem innovativen Softwaretool wie Teamhero durch, haben Sie stets einen Überblick über Ihr Mitarbeiterportfolio und können damit nicht nur Einsätze auch kurzfristig planen, sondern Personal gezielt Weiterbildungsmaßnahmen anbieten. Das wirkt sich zum einen positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und den Teamspirit aus und erhöht zum anderen die Produktivität.

Zusätzlich lässt sich mit einer regelmäßig durchgeführten Personalbedarfsplanung einiges an Geld innerhalb des Personalmanagements einsparen: Kompetente und ausgebildete Mitarbeiter:innen können gefördert werden und wandern so weniger ab, neue Rekrutierungen müssen nicht mehr ungeplant auf die Schnelle durchgeführt werden und teure Personalentlassungen müssen nicht mehr durchgeführt werden.

In Kürze: Die größten Vorteile der Personalbedarfsplanung

• Hoher Reaktionsspielraum in Kurz- und Langzeitbetrachtung
• Übersicht über Personalkosten und Einsparpotenzial
• Entwicklung und Aufrechterhaltung einer gesunden Personalstruktur
• Optimale Kundenzufriedenheit
• Gutes Image und Weiterempfehlungen dank durchgängig hoher Qualität
• Optimierung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit am Markt

Was sind die Aufgaben (qualitativer) Personalbedarfsplanung?

Innerhalb des Planungshorizonts existieren zwei Wege der Betrachtung des Personalbedarfs. Eine davon widmet sich der strategischen Langzeitplanung. Zum Einsatz kommt die meist sehr umfangreich und exakte Planung etwa dann, wenn Umstrukturierungen im Unternehmen geplant sind. Aufgrund der Möglichkeit von Veränderungen sollte sie jedoch regelmäßig überprüft werden.

Die operative Planung hat einen wesentlich kürzeren Betrachtungszeitraum, welcher für aktuelle Projekte gedacht ist. Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche der beiden Sie für den Moment entwickeln möchten.

Folgend geht es darum, sich den Unternehmenszielen und den Aufgabenfeldern zu widmen, die in Ihrem Betrieb Bestand haben. Tätigkeiten, die unter die relevanten Berufspositionen fallen, geben Aufschluss über die Fähigkeiten, über die Mitarbeiter:innen verfügen müssen, um sie zu erfüllen. Erarbeiten Sie eine Liste über die wichtigsten Hard Skills, die nötig sind und besprechen Sie weiterführend die Soft Skills, die eine Bewerber:in für die Position ideal machen. Die richtige Zusammenstellung eines Teams übt einen wesentlichen Einfluss auf dessen Performance aus. Manchmal ist es sinnvoll, ähnliche Charaktere im Team zu haben, in einigen Fällen sind verschiedene und somit ergänzende Eigenschaften von Vorteil.

Diese Überlegungen und Fragen können bei der qualitativen Bedarfsplanung helfen

Gerade die qualitative Personalbedarfsplanung kann insbesondere für personalintensive Unternehmen umfangreich ausfallen. Die folgenden Schritte und Überlegungen können Ihnen helfen, eine geeignete Struktur zu bilden:

Die Betrachtung des Ist-Zustandes

Sehen Sie sich an, wie Ihr Betrieb wirtschaftlich aufgestellt ist. Überlegen Sie sich, für welche Bereiche Sie in naher oder ferner Zukunft eine Erweiterung umsetzen möchten. Wichtig ist an dieser Stelle auch zu ermitteln, welchen Stellenwert und welche Dringlichkeit die digitale Transformation für Ihr Unternehmen hat. Hieraus ergeben sich folgende zentrale Fragen:

• Über welches Know-how sollten meine Mitarbeitenden verfügen?
• Welche Qualifikationen und Fähigkeiten werden bereits mit genügend Mitarbeiter:innen abgedeckt, welche fehlen noch?

Die Aus- und Überarbeitung von Anforderungsprofilen

Diese Aufgabe stellt das Herzstück der qualitativen Personalplanung dar. Die Ausarbeitung der Fähigkeiten, die Ihre Mitarbeiter:innen in den einzelnen Abteilungen und Positionen haben sollten, sollten Sie so genau wie möglich beschreiben können. Ein ausführliches Anforderungsprofil für die relevanten Stellen ist die Grundlage weiterer Maßnahmen. Fragen Sie sich Folgendes:

• Über welches Know-how sollte die Person in jener Position verfügen?
• Welche weiteren Kenntnisse wären von Vorteil?

Im Zuge einer Überprüfung älterer Profile ist es womöglich auch von Vorteil, nicht mehr relevante Fähigkeiten zu streichen.

• Übernehmen Software-Tools oder Maschinen mittlerweile Aufgaben, die früher menschlichen Einsatz abverlangten? Wenn ja, welche sind das?
• Sind für die Bedienung dieser Systeme neue Fähigkeiten gefragt?

Die Festlegung von Kompetenzzentren

Nach der Festlegung von relevanten Hard und Soft Skills Ihres Personals geht es darum, das verfügbare Know-how gekonnt den richtigen Bereichen zuzuordnen. Überlegungen diesbezüglich könnten wie folgt aussehen:

• Sind alle Kernkompetenzen genügend oft vorhanden? Ist etwa ein schnelles Einspringen bei kurzfristigem Personalausfall möglich?
• Verfügen alle Abteilungen über gleichmäßig verteiltes Potenzial? Wo kann noch optimiert werden?
• Ist es sinnvoll, einzelne Mitarbeiter:innen zu versetzen, um ein besseres Gleichgewicht an Kompetenzen einzelner Abteilungen herzustellen?

Die Bildung von Kompetenzzentren kann bei diesem Punkt insbesondere in größeren Unternehmen hilfreich sein, um den Überblick zu behalten.

Erörterung von personal fördernden Maßnahmen

Günstiger und oftmals effizienter als Neurekrutierungen ist es, qualifizierten Mitarbeiter:innen Schulungen oder andere Weiterbildungsmöglichkeiten anzubieten, um sie für kommende Aufgaben und Herausforderungen vorzubereiten. Manchmal ist es auch so, dass bestimmte Personen der Belegschaft für andere Aufgaben geradezu gemacht sind und besser performen als in ihrer jetzigen Aufgabe. Interne Beförderungen können sich zudem positiv auf das Engagement der Mitarbeiter:in auswirken.

Fragen Sie sich also:

• Ergeben Neueinstellungen Sinn oder sind interne Neu- oder Umbesetzungen für eine qualitative Leistungssteigerung sinnvoll oder möglich?
• Welche Weiterbildungsmaßnahmen vermitteln den Teams die Fähigkeiten, die sie in Zukunft benötigen werden?

Welche Ziele verfolgt die (qualitative) Personalbedarfsplanung?

Während es bei der quantitativen Planung noch um den Personalbestand in Zahlen geht, werden innerhalb der qualitativen Personalbedarfsplanung die personellen Anforderungsstrukturen an die zu besetzenden Positionen tiefergehend beleuchtet. Dies gilt sowohl vor Neueinstellungen etwa bei Unternehmen im Live-Entertainment-Bereich als auch vor bestimmten Projekten.

Nicht selten müssen hierbei auch noch direkt vor Ort Einsatzkräfte kurzfristig für andere Aufgaben umgeplant werden. Hier stellt sich dann auch nicht zuletzt heraus, wie effizient die bestehende quantitative, sondern insbesondere auch die qualitative Personalplanung ausfällt. Ziel ist es, dass beispielsweise bei Personalausfällen Kollegen einspringen und dieselben Aufgaben in der geforderten Qualität und Zeit erledigen können wie die ursprünglichen Hauptverantwortlichen. Ein durchdachtes Anforderungsprofil für jede Position im Unternehmen sowie dessen regelmäßige Überprüfung auf Aktualität ist für die qualitative Personalbedarfsplanung von großer Wichtigkeit.

Sie möchten ein optimales Arbeitsklima in Ihrem Unternehmen schaffen? Auch dieses Ziel schreibt sich die qualitative Personalplanung auf die Fahne. Mehr noch als Schulnoten oder die Art des Schulabschlusses sind soziale und interkulturelle Fähigkeiten ein enorm wichtiger Punkt in unserer Gesellschaft und Arbeitswelt. Die perfekte Teamzusammenstellung besteht aus Experten, die menschlich zusammenpassen, einander unterstützen und deren Fähigkeiten sich ergänzen. Gleichlautend kann solch ein harmonisches Miteinander erfolgen und die Effizienz der Arbeitsleistung auf ein wünschenswertes Level gehoben werden.

Auf welche Instrumente kann bei der (qualitativen) Personalbedarfsbestimmung zurückgegriffen werden?

Ein primäres organisatorisches Hilfsmittel innerhalb der qualitativen Personalplanung stellen sicherlich die Stellen- und Tätigkeitsbeschreibung dar. Sie enthalten alle relevanten Punkte, die für die Personalauswahl wichtig sind. Sie sollte unabhängig von einer aktuellen Personalsuche bestehen und regelmäßig aktualisiert werden. Mit ihrer Hilfe lassen sich der Personalbedarf und die Leistungen transparent darstellen, von dem ein möglicher Personalbedarf abgeleitet werden kann.

Folgende Informationen sollten relevanten Stakeholdern offengelegt und gegebenenfalls diskutiert werden:

• Stellenbezeichnung
• Positionsaufgaben
• Stellenziele
• Befugnisse
• Verantwortungsbereiche
• Stellenanforderungen

In klassischen Berufen kann unter Umständen auch ein Anforderungsprofil basierend auf der Klassifizierung ausreichend für eine qualitative Personalplanung sein. In den meisten Fällen benötigt sie jedoch umfangreichere Arbeit. Stehen die relevanten Listen zur Verfügung, wird innerhalb einer Personaleinsatzplanung der Mitarbeiterbedarf ermittelt, indem Ist und Soll gegenübergestellt wird.

Qualitative Personalplanung leicht gemacht – mit Teamhero

Die qualitative Personalbedarfsplanung kann insbesondere für Unternehmen mit umfangreichem Personalstand eine komplexe und zeitintensive Aufgabe sein. Teamhero bietet speziell diesen Unternehmen eine hervorragende Personalmanagement-Software-Lösung an, die jegliche Prozesse innerhalb der Personalplanung kinderleicht werden lässt.

Ausgewählte Features im Überblick

• Stammdatenverwaltung: Profitieren Sie von einer einfachen und zentralen Personalakte, die auch individuelle Felder zulässt.
• Castings und Bewerbungsgespräche managen: Erstellen und verwalten Sie alle Termine und gleichzeitig die Einladungen über dasselbe Tool.
• Bewerber:innen managen: Nach der Rekrutierung lassen sich neue Teammitglieder direkt in die Personaldatenbank überführen.
• Personaldatenbank: Nutzen Sie problemlos eine Oberfläche, innerhalb derer Mitarbeiter:innen z. B. ihre Wunscheinsatzzeiten angeben, ihre Zeiten erfassen und sich auf interne Jobs bewerben können.
• Dokumentenmanagement: Wählen Sie aus vorhandenen Vorlagen und erstellen Sie ruckzuck standardisierte Dokumente. Legen Sie sie zentral ab und steuern Sie Zugriffsrechte sicher.
• Datenexport: Erstellen Sie in wenigen Sekunden benötigte Übersichten, Auswertungen, Sedcards und mehr.

Klingt interessant? Dann testen Sie Teamhero doch im nächsten Schritt gern einfach selbst! Wählen Sie gleich Ihre persönliche Wunschzeit für ein unverbindliches Erstgespräch mit einem unserer Teammitglieder aus. Sind alle Fragen geklärt, lassen wir Ihnen eine Demoversion zukommen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.