Kurzfristige Beschäftigung

Was ist die kurzfristige Beschäftigung?

Eine kurzfristige Beschäftigung, auch KFB genannt, beschreibt eine besondere Art der Beschäftigungsform, bei der die Dauer der maximal zulässigen Arbeit innerhalb eines Kalenderjahres auf maximal 3 Monate oder in Summe 70 Arbeitstage begrenzt ist. Diese Beschäftigungsform wird oft für kurze zeitliche Projekteinsätze oder Saisonarbeit verwendet.

Diese Begrenzungen werden auch oft als 70-Tage-Regel oder 3-Monats-Regel bezeichnet. Der oder die Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass eine beschäftigte Person in Summe die 70 Arbeitstage im Kalenderjahr nicht überschreitet. Diese sind unabhängig vom Arbeitgeber zu zählen. Hat eine beschäftigte Person also mehrere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr, so müssen die Arbeitstage hier aufsummiert werden.

Die Vorteile der kurzfristigen Beschäftigung sind u.a. dass grundsätzlich keine bzw. sehr geringe Sozialabgaben zu leisten sind.

Welche Steuern werden bei einer kurzfristigen Beschäftigung fällig?

Es müssen bei der kurzfristigen Beschäftigung keine Sozialversicherungsabgaben gezahlt werden. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer sind verpflichtet, Beiträge an die Rentenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung oder Unfallversicherung abzuführen.

Dies hat Vorteile für den Arbeitnehmer wie Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer bekommt mehr Netto von seinem Brutto ausgezahlt. Der Arbeitgeber hat geringere Personalkosten. Das ist für beide Parteien im Vergleich zu einer normalen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung sofort sicht- und spürbar.

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, die Umlagen U1, U2 und U3 abzuführen:

• Umlage 1 – Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: 1 %
• Umlage 2 – Mutterschutz Ausgleich: 0,3 %
• Umlage 3 – Insolvenzgeldumlage: 0,15 %

In Summe sind diese Abgaben nur 1,45% vom Arbeitslohn. Im Vergleich zu anderen Beschäftigungsformen ist das sehr gering. Dies ist der Hauptgrund warum, die kurzfristige Beschäftigung für Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer so interessant ist.

Wie viel Lohnsteuer muss bei einer kurzfristigen Beschäftigung abgeführt werden?

Als kurzfristige beschäftigte Person sind bei tageweiser oder monatlicher Abrechnung keine bis nur geringe Lohnsteuern – auch Lohnnebenkosten genannt –  abzuführen. Dem Arbeitgeber steht es frei zu entscheiden, ob er einmalig oder monatlich abrechnen möchte. Wird die monatliche Abrechnung gewählt, wird die Lohnsteuer am gesamten Monatslohn kalkuliert. Dabei wird der Grundfreibetrag des Arbeitnehmer i.H. von 9.000 € pro Jahr bzw. 750 € pro Jahr angerechnet.

Beispiel 1 – Arbeitnehmer:in Steuerklasse 1 mit 600 € für den Abrechnungsmonat

Wird eine Arbeitnehmer:in in der Steuerklasse 1 ein Bruttolohn i.H. von 600 € abgerechnet, muss keine Lohnsteuer abgeführt werden. Der Grund ist, dass der Betrag unter dem monatlichen Grundfreibetrag i.H. von 750 € liegt.

Beispiel 2 – Arbeitnehmer:in Steuerklasse 1 mit 1.000 € für den Abrechnungsmonat

Wird eine Arbeitnehmer:in in der Steuerklasse 1 ein Bruttolohn i.H. von 1.000 € abgerechnet, zahlt die Arbeitnehmer:in nur rund 40 € Lohnsteuer.

Beispiel 3 – Arbeitnehmer:in Steuerklasse 6

Sollte eine Arbeitnehmer:in in der Steuerklasse 6 abgerechnet werden, erhöht sich die Lohnsteuer, da der monatliche Grundfreibetrag i.H. von 750 € nicht berücksichtigt wird. Damit wird die zu besteuernde Grundlage und folglich auch die Lohnsteuer höher ausfallen.

Höhere Lohnsteuer bei tageweiser Lohnabrechnung

Erfolgt eine tageweise Lohnabrechnung d.h. eine Abrechnung für jeden einzelnen Arbeitstag, erfolgt eine andere Besteuerungsform. In diesem Fall wird der Tageslohn auf den Monat hochgerechnet. Darauf aufbauend wird eine Lohnsteuerquote auf den hochgerechneten Monatslohn berechnet. In diesem Fall muss die Arbeitnehmer:in eine höhere Lohnsteuer zwischen ca. 10% bis 30% des Bruttolohns abführen.

Die Arbeitnehmer:in sollte vor Beschäftigungsbeginn die Abrechnungsvarianten sowie der Steuerklasse mit dem Arbeitgeber abgestimmt haben. Nur dadurch kann eine Enttäuschung in Bezug auf zu geringe Nettolöhne vermieden werden.

Lohnt sich bei kurzfristiger Beschäftigung eine Einkommenssteuererklärung?

In allen Fällen lohnt sich eine Einkommensteuererklärung, wenn eine Arbeitnehmer:in als kurzfristige Beschäftigung beschäftigt war und abrechnet worden ist.

Grundsätzlich ist das Einkommen aus einer kurzfristigen Beschäftigung nicht steuerfrei. Die Arbeitnehmer:in arbeitet über die Lohnsteuerkarte. Der Arbeitgeber führt die Lohnsteuer – als sogenannten Lohnsteuervorabzug – direkt an das Finanzamt ab. Der Betrag ist auf dem Lohnzettel und Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen. Die Arbeitnehmer:in kann am Ende des Jahres im Zuge der Einkommensteuererklärung einen Teil oder sogar die gesamte Lohnsteuer vom Finanzamt zurückfordern.

Bei einem Jahreseinkommen unterhalb des Grundfreibetrags von 9.000 EUR kann die Arbeitnehmer:in die gesamte Lohnsteuer wieder zurückfordern. Übersteigt das Jahreseinkommen diese Schwelle, wird ein progressiver Steuersatz auf Grundlage des gemeldeten Jahreseinkommens festgelegt. Kurzum: Je höher das Jahreseinkommen ist, desto höher ist der Steuersatz.

Bei der tageweisen Abrechnung wird die Lohnsteuerzahlung an sich nur geschätzt. Es wird von einem stetigen Einkommen ausgegangen. Da die Arbeitnehmer:in jedoch nur wenige Tage arbeitet, ist die tatsächliche Steuerlast sehr viel geringer. Diese Differenz kann durch eine Einkommensteuererklärung durch die Arbeitnehmer:in am Ende des Jahres zurückgefordert werden.  Es ist daher zu empfehlen, eine Einkommenssteuererklärung zu prüfen und abzugeben. Natürlich muss jeder Einzelfall individuell betrachtet werden.

Für wen ist die kurzfristige Beschäftigung geeignet?

Die kurzfristige Beschäftigung ist für saisonale Arbeiten geschafft worden, z.B. in der Landwirtschaft. D.h. wie im Namen verankert soll ein temporär begrenztes Beschäftigungsverhältnis geschaffen werden. Dabei führt man eine kurzfristige Beschäftigung neben der eigentlichen Hauptbeschäftigung aus. D.h. hauptberuflich haben die Arbeitnehmer:innen einen Vollzeit-, Teilzeitbeschäftigung oder führen eine selbstständige Tätigkeit aus. Zusätzlich gilt auch als Hauptbeschäftigung der Status als Student, Schüler, Rentner, Auszubildender.

Alle anderen Berufsmäßigkeiten können nicht als kurzfristige Beschäftigung angestellt werden. Denn in diesen Fällen ist davon auszugehen, dass die Beschäftigung eher den Charakter eines Hauptberufes hat, der normal zu versteuern ist.

Üblicherweise ist eine kurzfristige Beschäftigung bei Schülern, Auszubildenden und Studenten aufgrund der niedrigen steuerlichen Belastung sehr beliebt. Zum einen ist die geringe Steuerlast sehr attraktiv. Zum anderen gibt es auch oft die zeitlichen Möglichkeiten neben der Hauptberufung einer Zusatzbeschäftigung nachzugehen.

Die 70-Tage-Regel

Um dem Charakter einer temporären Zusatzbeschäftigung gerecht zu werden, hat der Gesetzgeber eine Limitierung der Anzahl der zulässigen Arbeitstage pro Kalenderjahr definiert. Noch bis 2014 waren nur 50 Arbeitstage zulässig. Seit dem 01.01.2015 sind jedoch bis zu 70 Arbeitstage je Kalenderjahr zulässig.

Jede Person ist damit berechtigt nur 70 Tage in einem Kalenderjahr in der Anstellungsform kurzfristige Beschäftigung zu arbeiten. Dabei ist es unabhängig, wie viele Arbeitsverhältnisse mit einem oder mehreren Arbeitgebern in der Anstellungsform kurzfristige Beschäftigung geschlossen worden sind. Es zählt immer die Gesamtsumme aller Arbeitstage aller Arbeitgeber der kurzfristigen Beschäftigung im Kalenderjahr.

Hat die Arbeitnehmer:in beispielsweise bei Arbeitgeber A bereits 25 Arbeitstage als KFB’ler und bei Arbeitgeber B weitere 20 Tage, so beträgt die Gesamtzahl der Arbeitstage als KFB’ler 45 Arbeitstage für die Arbeitnehmer:in. Beschäftigungen wie z.B. Minijobs müssen hierbei nicht berücksichtigt werden. Werkstudentenjobs oder freiwillige Praktika müssen jedoch berücksichtigt werden.

Überschreitet die Arbeitnehmer:in die Anzahl dieser Arbeitstage wird aus einer kurzfristigen Beschäftigung eine normale Beschäftigung mit voller Besteuerung. Das hat zur Folge, dass der Arbeitnehmer:in sowie dem Arbeitgeber andere Sozialversicherungen sowie Besteuerungen abführen müssen – auch nachträglich. Dabei ist es auch egal, ob die Arbeitnehmer:in eine Anstellung verheimlicht hat. Es wird daher empfohlen, die genauen Arbeitstage pro Kalenderjahr von allen Arbeitsverhältnissen zu erfassen und zu dokumentieren.

Die 3-Monats-Regel

Um dem Charakter der temporären Zusatzbeschäftigung weiter Nachdruck zu verleihen, wurde auch ein zeitliches Limit geregelt. Bei einer 5-Tagewoche darf eine Arbeitnehmer:in im Zuge einer kurzfristigen Beschäftigung maximal 3 Monate beschäftigt sein. Sollte dieses zeitliche Limit überschritten werden, gilt die Anstellung als normale Beschäftigung.

Die Regelungen zeigen klar auf, dass die kurzfristige Beschäftigung wirklich nur für einen zeitlich begrenzten Nebenverdienst gedacht sind. Alle anderen Tätigkeiten sind als normale Hauptbeschäftigungen zu bewerten.

Was ist der Unterschied zwischen kurzfristiger Beschäftigung und Minijob

Bei einem Minijob – auch 520-€-Job genannt – erhält die Arbeitnehmer:in maximal 520 € pro Monat. Dies kann auch unbefristet über einen längeren Zeitraum erfolgen. Eine kurzfristige Beschäftigung ist von der Menge sowie auch Laufzeit limitiert. Die Besteuerung bei einem Minijob ist höher und anders im Vergleich zur kurzfristigen Beschäftigung. Hier ein exemplarischer Vergleich:

Welche Lohnsteuerklasse bei kurzfristiger Beschäftigung wählen?

Pro Monat kann die Arbeitnehmer:in nur einmal, die Lohnsteuerklasse 1 in einer kurzfristigen Beschäftigung abgerechnet werden. Jede weitere Beschäftigung muss in der Steuerklasse 6 erfolgen. Sollte die Angabe fälschlicherweise auf Steuerklasse 1 angegeben worden sein, wird diese automatisch durch die Finanzämter auf Steuerklasse 6 korrigiert.

Auch ist es möglich, dass im selben Monat die Arbeitnehmer:in eine Beschäftigung als Minijob sowie auch als kurzfristige Beschäftigung hat. Aber auch hier gilt, dass die Steuerklasse 1 (bzw. 2, 3 oder 4) nur einmal angewendet werden darf. Alle anderen Beschäftigungen werden dann in Steuerklasse 6 abrechnet.

Losgelöst von der monatlichen Abrechnung bleibt die genaue steuerliche Beurteilung bei der Einkommenssteuererklärung. Hier werden alle Einkommensarten zusammengezählt sowie die korrekte jährliche Einkommenssteuer berechnet.

Wie hilft Teamhero bei der kurzfristigen Beschäftigung?

Die kurzfristige Beschäftigung hat einige formelle Rahmenbedingungen, die durch die Arbeitnehmer:in und den Arbeitgeber zu beachten sind. Teamhero hilft dabei diese einzuhalten. Unter anderem kann Teamhero …

1. alle Personalstammdaten erfassen und Veränderungen nachverfolgen.
2. den genauen Tageslohn kalkulieren.
3. auf auslaufende Arbeitsvertrag mit 3 Monats Regel hinweisen.
4. auf die Überschreitung der 70-Tage-Regel hinweisen.
5. entsprechende Arbeitsverträge erstellen.
6. das Ein- und Austrittsdatum sauber dokumentieren.
7. die Anzahl der Steuertage kalkulieren und ausgeben.
8. die Personalstamm- sowie Bewegungsdaten für verbreitete Lohnprogramme wie DATEV LODAS, Sage HR und XLS ausgeben.