Host:ess
Eine Host:ess ist eine Person, die bei Veranstaltungen oder Events wie Konferenzen, Messen, Ausstellungen oder Firmenfeiern als Gastgeberin auftritt und dafür sorgt, dass sich die Gäste willkommen und wohl fühlen. Sie sind dafür zuständig, dass die Besucher:innen stets einen kompetenten Ansprechpartner für etwaige Fragen haben und dass ein reibungsloser Ablauf der Veranstaltung gewährleistet wird. Host:essen sind der erste Ansprechpartner für Gäste, kümmern sich um ihre Anliegen und versorgen diese mit allen notwendigen Informationen.
Einsatzbereiche von Host:essen
Messen
An Messeständen begrüßen Hostessen die Besucher:innen, koordinieren die Business-Meetings, übernehmen leichte gastronomische Leistungen wie beispielsweise Getränkeservice und geben Informationen zu ihren Produkten und Dienstleistungen.
Konferenzen
Host:essen werden am Empfang eingesetzt, um die Teilnehmer:innen zu begrüßen und ihnen bei der Registrierung für Einzel-Workshops oder Key-Notes zu helfen. Darüber hinaus händigen sie Broschüren oder Namensschilder aus.
Gala-Veranstaltungen
Host:essen werden bei Galadinnern, Bällen oder anderen Feiern eingesetzt, um die Gäste zu begrüßen, sie zu ihren Plätzen zu führen und ihnen bei Bedarf zu helfen.
Sportveranstaltungen
Hostessen werden bei Sportveranstaltungen in den Hospitality Bereichen eingesetzt, um die VIP-Gäste zu begrüßen, die Einlass- und Zutrittskontrolle zu übernehmen, VIP-Bänder anzulegen, die Gäste an den Tisch oder den Tribünenplatz zu führen, Stadionmagazine oder Mannschaftsaufstellungen auszuhändigen und den Gästen bei Fragen oder Problemen zu helfen.
Promotion-Events
Host:essen können auch bei Promotion-Events eingesetzt werden, um Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben und Interessenten zu informieren.
Transfers
Host:essen werden auch als Shuttle- oder Busbegleitung oder an sogenannten Hospitality-Desks eingesetzt, um dafür Sorge zu tragen, dass all ihre Gäste im richtigen Shuttle sitzen und sich ab der ersten Sekunde herzlich willkommen fühlen.
Zu den Aufgaben einer Hostess gehören
- Empfang und Begrüßung der Gäste
- Seating und Wegeleitung der Gäste an die richtigen Orte oder Personen
- Gästeakkreditierung und Ticket- oder Einlasskontrolle
- Ausgabe von Namensschildern, Programmheften oder anderen Informationsmaterialien
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen oder Vorträgen
- Hilfe bei der Organisation von Aktivitäten und Spielen für die Gäste
- Betreuung von VIP-Gästen
Anforderungsprofil
Für eine Tätigkeit als Host:ess ist keine abgeschlossene Ausbildung erforderlich, häufig wird dieser Beruf als Nebenjob während des Studiums bei unterschiedlichen Eventagenturen oder Personaldienstleistern ausgeübt.
Hostessen müssen in der Regel ein gepflegtes Erscheinungsbild haben, freundlich und kommunikativ sein und auch in stressigen Situationen souverän bleiben. Oft sind sie auch dazu angehalten, die Veranstaltung im Auge zu behalten und bei Bedarf unvorhergesehene Situationen zu bewältigen. Ein Job als Host:ess erfordert ein herzliches Auftreten, eine ausgeprägte Lösungsorientierung und Freude im Umgang mit Menschen. Zudem gehören, gerade auf Veranstaltungen mit internationalem Publikum, sichere Englischkenntnisse zum Standard.
Erforderliche Hard Skills wie beispielsweise Ortskenntnisse, die Bedienung von Einlass- oder Akkreditierungs-Systemen sowie Veranstaltungsrichtlinien sollten in vorbereitenden Schulungen und Sicherheitsunterweisungen direkt am Veranstaltungsort vermittelt werden.
