Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Für wen gilt sie?

Die Antwort auf diese Frage geben wir Ihnen schon vorweg: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht für alle Unternehmen und alle Branchen.
Im folgenden Beitrag möchten wir jedoch näher darauf eingehen, wie sich die Gesetzeslage zu diesem Thema entwickelt hat, welche Möglichkeiten der Arbeitszeitdokumentation Sie als Arbeitgeber:innen haben, ob es den guten alten Stundenzettel noch gibt oder ob elektronische Zeiterfassungssysteme bereits komplett übernommen haben, und was es im Hinblick auf den Datenschutz zu beachten gilt. Fakt ist: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz verhindern und dabei helfen, dass die Vorgaben zum Arbeitszeitschutz, also die gesetzlich festgelegten Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen, eingehalten werden.

Arbeitszeiterfassung – was heißt das genau?

Wie der Name vermuten lässt, geht es um die Erfassung der Arbeitszeit. Ob dies mittels Stundenzettel, Stechuhr, Stempeluhr oder digitalem Zeiterfassungssystem erfolgt, ist erst einmal nebensächlich. Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung wird die geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen festgehalten und dokumentiert, damit überprüft werden kann, ob alle Angestellten ihren vertraglich vereinbarten Pflichten nachkommen. Aber auch, um Überstunden sauber zu erfassen und die Einhaltung von Ruhepausen zu gewährleisten. Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer eines Arbeitstages. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist im Arbeitszeitgesetz, kurz ArbZG, festgehalten und dient sowohl der Kontrolle als auch dem Nachweis.

Doch warum ist es überhaupt notwendig, die Arbeitszeiten zu erfassen? Die Regelung dient in erster Linie dem Schutz der Arbeitnehmer:innen. Denn in der modernen Arbeitswelt wird es aufgrund von Homeoffice und der Möglichkeit, jeden permanent erreichen zu können, immer schwieriger, Arbeit und Privatsphäre voneinander zu trennen. Die Folge sind Telefonate am Feierabend, E-Mail-Korrespondenz während des Urlaubs und unausgeglichene Überstunden. Damit die Überschreitung der Höchstarbeitszeiten nicht zur Normalität wird, hat sich das Bundesarbeitsministerium der Problematik angenommen und erst kürzlich einen überarbeiteten Gesetzentwurf vorgelegt.

Wie sieht die Gesetzeslage zum Thema Arbeitszeiterfassung aus?

Sowohl Arbeitszeitgesetz als auch Arbeitsschutzgesetz befinden sich im steten Wandel und werden kontinuierlich weiterentwickelt. Das geht erfahrungsgemäß nicht von heute auf morgen, auf einen Gesetzentwurf folgt eine Phase der Abstimmung – und die kann manchmal etwas dauern. Schauen wir uns den Weg, den die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bisher zurückgelegt hat, einmal an:

Bis 2019: Arbeitszeitgesetz regelt Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten

Für die Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik gelten seit 1994 einheitliche Regelungen, die im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgehalten sind. Sie definieren beispielsweise die erlaubten Höchstarbeitszeiten und die erforderlichen Ruhepausen zum Schutze der Arbeitnehmer:innen. Im Rahmen dieses Gesetzes mussten bis 2019 aber lediglich Überstunden und Sonn- oder Feiertagsarbeit dokumentiert werden, jedoch nicht die gesamte Arbeitszeit.

Ausnahmen: Berufsgruppen bestimmter Branchen, etwa Chefärzte, Mitglieder einer Schiffsbesatzung, Angestellte im öffentlichen kirchlichen Dienst, Geschäftsführer und Führungskräfte in leitenden Positionen, sind von den im Arbeitszeitgesetz festgehaltenen Arbeitszeitrichtlinien ausgenommen.

Mai 2019: Europäischer Gerichtshof entscheidet vollständige Arbeitszeiterfassung

Das Thema Arbeitszeiterfassung kam erstmals im Mai 2019 mit ins Spiel. Der Auslöser: eine Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO, die das sogenannte Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) mit sich brachte. Es verpflichtet Arbeitgeber:innen die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ihrer Angestellten vollständig zu erfassen und nicht nur die Überstunden. Weiterhin hieß es in der Entscheidung des EuGH, dass die Arbeitszeiten mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystem gemessen werden müssen.

September 2022: BAG-Urteil bestätigt Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Und wie steht der deutsche Gesetzgeber zum EuGH-Urteil? Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im September 2022 bestätigt, dass ab sofort die Pflicht zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit und die Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems sowie dessen Nutzung für alle Arbeitgeber:innen besteht. Außerdem genügt es nicht, die Daten nur zu erfassen, sie müssen für einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden. In der Regel beträgt die Aufbewahrungspflicht der Arbeitszeitnachweise zwei Jahre. Nach wie vor gibt es Ausnahmen: Für Personengruppen wie Chefärzte oder leitende Angestellte besteht keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

2023: Wann kommt die elektronische Zeiterfassung?

Die Regelungen zur Arbeitszeiterfassungen werden zukünftig weiter verschärft. Seit April 2023 liegt ein Referentenentwurf vor, laut dem die Arbeitszeiten täglich und elektronisch erfasst werden müssen. Eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes wird noch für dieses Jahr erwartet. Je nach Größe des Unternehmens werden für die Umstellung auf ein elektronisches Zeiterfassungssystem andere Übergangsfristen gelten: von einem Jahr für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeiter:innen bis zu fünf Jahren für Betriebe mit weniger als 50 Angestellten. Kleinbetriebe, die maximal zehn Beschäftigte haben, dürfen die Arbeitszeiten vorerst weiterhin in Papierform erfassen.

Welche Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung gibt es?

Wie bereits erwähnt, sprechen EuGH und BAG von einem „objektiven, verlässlichen und zugänglichen“ Arbeitszeiterfassungssystem. Doch was genau ist damit gemeint? Solange die elektronische Arbeitszeiterfassung noch nicht verpflichtend ist, haben Arbeitgeber:innen einen gewissen Gestaltungsspielraum, wie und wann sie die Arbeitszeiten ihrer einzelnen Mitarbeiter:innen erfassen. Je nach Unternehmensgröße, Branche, Arbeitszeitmodell und Digitalisierungsgrad bieten sich unterschiedliche Zeiterfassungssysteme an.

Der klassische Stundenzettel

Früher war er gang und gäbe – der Stundenzettel! Auch heute ist er noch verbreitet. Per Hand tragen die Vorgesetzten oder die Beschäftigten selbst Arbeitsbeginn und -ende sowie Ruhepausen oder andere Abwesenheiten ein. Entweder füllt jeder seinen eigenen Stundenzettel aus oder im Eingangsbereich liegt ein Blatt, auf dem jeder vermerkt, wann sie oder er das Unternehmen betritt oder verlässt.

Stempeluhr oder Stechuhr

Auch mit einer Stempeluhr bzw. Stechuhr lassen sich die Arbeitszeiten aufzeichnen. Es handelt sich wie beim Stundenzettel um eine analoge Methode der Zeiterfassung. Gestempelt wird beim Kommen und Gehen. Dabei druckt die Uhr jeweils die Uhrzeit bzw. das aktuelle Zeitintervall auf eine spezielle Stempelkarte. Meistens steht die Stempeluhr direkt in der Nähe des Eingangs zum Arbeitsplatz.

Stationäres Zeiterfassungssystem

Erfolgt die Arbeitszeiterfassung über ein Terminal, bewegen wir uns bereits im elektronischen Bereich. Dabei melden sich die einzelnen Mitarbeiter:innen mit einer persönlichen Karte, einem Chip oder ihrem Fingerabdruck an und ab. Die stationäre Apparatur speichert alle über den Check-In und Check-Out generierten Daten.

Software zur Arbeitszeiterfassung

Ob über Desktop oder Smartphone, ein digitales Zeiterfassungssystem hat den großen Vorteil, dass Arbeitsbeginn und -ende auch im Homeoffice oder von unterwegs aus von den Mitarbeiter:innen genau eingegeben werden können. Meist genügen ein Mausklick oder das Drücken eines Buttons, um die Arbeitszeitaufzeichnung zu starten, zu unterbrechen und zu beenden. Die erfassten Daten können mithilfe der Software automatisch zusammengerechnet und ausgewertet werden.

Datenschutz und Arbeitszeiterfassung – wie passt das zusammen?

Die Grundsätze aus Artikel 5 DSGVO gelten selbstverständlich auch für die digitale Arbeitszeiterfassung. So dürfen die aufgezeichneten Daten nur für ihren eindeutigen Zweck, also für den Arbeitszeitnachweis, erhoben werden. Eine Verarbeitung und Auswertung darüber hinaus ist nicht zulässig. Zudem gilt, dass nur so viele Informationen erfasst werden, wie notwendig. Nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, die im Rahmen der Arbeitszeiterfassung bei zwei Jahren liegt, müssen alle Daten unwiderruflich gelöscht werden. In einem Unternehmen sind die Datenschutzbeauftragten oder der Betriebsrat, falls vorhanden, die richtigen Ansprechpartner:innen bei Fragen rund um die Sicherheit der persönlichen Daten.

Folgende Vorsichts- und Kontrollmaßnahmen werden empfohlen:
• Zugangskontrolle: Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf das Zeiterfassungssystem haben.
• Eingabekontrolle: Niemand darf die Daten nachträglich grundlos ändern.
• Weitergabekontrolle: Die erfassten Informationen können weder kopiert noch gelöscht werden.
• Verfügbarkeitskontrolle: Erfasste Daten müssen vor Verlust und Zerstörung geschützt sein.

Arbeitszeiterfassung in der Praxis: Vor- und Nachteile

Wer profitiert nun am meisten von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung? Vorausgesetzt, das Zeiterfassungssystem wird richtig angewendet, ergeben sich für beide Seiten – Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen – Vorteile. Damit sich die Beschäftigten nicht kontrolliert und überwacht fühlen, ist es wichtig, sensibel bei der Einführung der Arbeitszeitdokumentation vorzugehen und die Eingabe, Aufzeichnung und Auswertung so transparent wie möglich zu gestalten.

Vorteile für Arbeitgeber:innen

Als Führungskraft liegt es in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter:innen die Höchstarbeitszeiten nicht überschreiten und die vorgeschriebenen Ruhezeiten einhalten. Werden Beginn, Dauer und Ende eines Arbeitstages sowie die Pausenzeiten exakt erfasst, können Sie genau kontrollieren, wer wie viel geleistet hat und ob die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit erfüllt wurde. Gleichzeitig können Sie anhand der aufgezeichneten Arbeitszeiten frühzeitig erkennen, welche Bereiche Ihres Unternehmens gut oder weniger gut ausgelastet sind. Nicht zuletzt zahlt die Zeiterfassung auf die Fairness ein, denn die Daten aller Mitarbeiter:innen werden erfasst und ausgewertet.

Vorteile für Arbeitnehmer:innen

Durch die Zeiterfassung haben Angestellte immer einen Überblick über ihr Stundenkontingent sowie einen Arbeitszeitnachweis über etwaige Überstunden. Denn mangelnde Wertschätzung oder der fehlende Ausgleich von zusätzlich geleisteten Stunden führen häufig zu Konflikten und Unzufriedenheit. Dank der aufgezeichneten Daten sind die Überstunden im System hinterlegt und auch für die Chefetage sicht- und nachvollziehbar. Sie bilden die Basis für eine genaue Gehaltsabrechnung. In vielen Fällen sorgt ein Zeiterfassungssystem zudem für flexiblere Arbeitszeitmodelle, etwa die Möglichkeit zu Homeoffice oder Vertrauensarbeit.

Fazit: elektronische Arbeitszeiterfassung mit Teamhero

Nicht nur im Hinblick auf die in Kürze bestehende Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ist die Umstellung auf ein modernes System empfehlenswert. Eine ideale Lösung für kleine und große Unternehmen, die ein digitales, zentrales und effizientes Zeiterfassungssystem suchen, stellt unsere Personalplanungssoftware Teamhero dar. Mit dem Programm erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen minutengenau. Ganz gleich, ob Sie in Ihrem Unternehmen auf feste Arbeitszeiten, ein Gleitzeit– oder Vertrauensarbeitszeitmodell setzen, die Funktionen der Arbeitszeiterfassung können individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden und sind auch im Homeoffice oder von unterwegs aus über ein mobiles Endgerät abrufbar. Da Sie die Eingabe- und Zugriffsrechte individuell vergeben können, sind die erfassten Daten sowie ihre Weiterverarbeitung maximal geschützt.

Bei Teamhero handelt es sich aber nicht nur um eine Kontrolleinrichtung für die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten, sondern um eine umfassende HR-Software, mit der Sie außerdem Einsätze planen, Dienstpläne erstellen, Bewerber:innen managen und die Mitarbeiterkommunikation bündeln können. Das Tool erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, die an eine manipulations- und rechtssichere Arbeitszeitdokumentation und Personalplanung gestellt werden.