Übernachtungspauschale: Das gilt 2023 in Deutschland

Die Übernachtungspauschale oder Hotelpauschale ist ein zentraler Bestandteil der Reisekostenabrechnung, welcher sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen betrifft.

In diesem Artikel finden Sie die wichtigsten Informationen zur Übernachtungspauschale in Deutschland für das Jahr 2023.

Was ist die Übernachtungskostenpauschale eigentlich?

Die Übernachtungspauschale ist ein essenzieller Begriff im Kontext von Dienstreisen und Geschäftsreisen, der die steuerliche Behandlung von Übernachtungskosten pauschal regelt. Sie wird an Arbeitnehmer:innen, Selbstständige oder Unternehmer:innen gezahlt, um die finanziellen Aufwendungen für eine Übernachtung während einer Dienstreise abzudecken. 

Die Pauschale dient dazu, die Abrechnungsprozesse zu vereinfachen und den bürokratischen Aufwand zu reduzieren, der oft mit der individuellen Erfassung und Abrechnung von Übernachtungskosten einhergeht.

Die Idee der Übernachtungskostenpauschale wurde im Rahmen der steuerlichen Regelungen für Dienstreisen entwickelt, um den steigenden Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden. Früher erforderte es eine detaillierte Auflistung und Erfassung der tatsächlichen Übernachtungskosten, was nicht nur zeitaufwändig war, sondern auch Raum für mögliche Fehler ließ.

Die Übernachtungskostenpauschale ersetzt die Notwendigkeit, tatsächliche Übernachtungskosten einzeln aufzuführen und zu dokumentieren. Anstelle von detaillierten Ausgaben ermöglicht sie eine vereinfachte Abrechnung, indem sie eine vordefinierte Geldsumme vorsieht, die für die Übernachtung während einer Dienstreise angemessen erscheint. Diese Pauschale wird je nach Zielort, Land und Dauer der Reise festgelegt.

Übernachtungspauschalen können sich im Laufe der Zeit ändern, da sie oft an die aktuellen Lebenshaltungskosten und wirtschaftlichen Gegebenheiten angepasst werden. 

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Aktuelle Regelungen im Jahr 2023

Die Übernachtungspauschale in Deutschland bleibt im Jahr 2023 an sich unverändert bei 20,00 Euro pro Nacht. Diese Übernachtungskostenpauschale gilt für Dienstreisen innerhalb Deutschlands und ermöglicht eine vereinfachte Abrechnung der Übernachtungskosten. Unternehmen haben die Wahl, ob sie die Kosten komplett, als Pauschale oder gar nicht übernehmen. Die Übernachtungskostenpauschale kann allerdings nur tatsächlich entstandene Kosten für die Übernachtung erstatten.

Die Pauschalen für Auslandsreisen variieren je nach Land und Ort zwischen 55,00 Euro und 314,00 Euro pro Nacht.

Übernachtungspauschalen für Geschäftsreisende

Für Geschäftsreisende in Deutschland ist die Übernachtungspauschale ein wichtiges Instrument zur Vereinfachung der Abrechnung. Sonderfälle wie Übernachtungen im Lkw, bei Freunden oder auf Schiffen und Flugreisen haben spezifische Regelungen. Zum Beispiel können Lkw-Fahrer:innen seit 2020 eine Übernachtungspauschale in der Höhe von 8,00 Euro pro Nacht absetzen.

Die Übernachtungspauschale bietet Vorteile wie die Vereinfachung der Reisekostenabrechnung und die Möglichkeit, einen Gewinn aus der Pauschale zu ziehen, wenn die Unterkunft weniger als 20,00 Euro kostet. Allerdings gibt es auch Nachteile, wie die mögliche Diskrepanz zwischen der Pauschale und den tatsächlichen Übernachtungskosten.

Übernachtungspauschale für Arbeitnehmer:innen

Arbeitnehmer:innen profitieren von der Übernachtungspauschale durch eine vereinfachte Abrechnung der Übernachtungskosten. Wenn die tatsächlichen Kosten die Hotelpauschale in Deutschland übersteigen, kann das Unternehmen diese erstatten. Die digitale Ära der Reisekostenerstattung, wie sie mit einer Personalplanungssoftware wie Teamhero möglich wird, verspricht, den Prozess für Arbeitgeber:innen sowie Arbeitnehmer:innen weiter zu vereinfachen und die Bürokratie zu reduzieren.

Die Pauschale vereinfacht die Abrechnung der Übernachtungskosten pauschal und bietet Unternehmen drei Möglichkeiten zur Kostenerstattung:

1. Pauschalbetrag pro Nacht: Bis zu einem Betrag von 20,00 Euro ist die Übernachtungskostenpauschale für die Belegschaft steuerfrei. Diese Methode erfordert keine Sammlung von Belegen und bietet eine schnelle Abrechnung.
2. Chef:in zahlt die tatsächlichen Kosten: Wenn die Übernachtungskosten die Hotelpauschale in Deutschland übersteigen, kann das Unternehmen die tatsächlichen Kosten erstatten. Dies ermöglicht es, die Aufwendungen als Betriebsausgaben in der Steuererklärung anzugeben.
3. Arbeitnehmer:innen zahlen die Übernachtung selbst: In diesem Fall können die Arbeitnehmer:innen die Übernachtungskosten pauschal als Werbungskosten in der persönlichen Steuererklärung geltend machen.

Steuerlich betrachtet ist die Übernachtungspauschale für den Arbeitnehmer:innen in der Regel steuerfrei. Dies bedeutet, dass die ausgezahlte Pauschale nicht in das steuerpflichtige Einkommen einfließt. Allerdings kann die Pauschale bei Überschreitung bestimmter Höchstbeträge steuerlich relevant werden.

Übernachtungspauschalen für Selbstständige und Unternehmer:innen

Selbstständige und Unternehmer:innen müssen beachten, dass sie sich die Übernachtungspauschale seit 2008 nicht mehr selbst auszahlen dürfen. Sie können nur die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Dokumentationspflichten und Nachweise:

Die korrekte Abrechnung der Übernachtungspauschale erfordert oft bestimmte Nachweise und Dokumentationen. In diesem Abschnitt erklären wir, welche Belege notwendig sind, um die Pauschale geltend zu machen, und wie diese aufbewahrt werden sollten.

Übernachtungskosten Pauschal

Die Übernachtungskostenpauschale ist ein vereinfachter Weg, um Übernachtungskosten abzurechnen. Sie erfordert weniger detaillierte Belege, da die Pauschale unabhängig von den tatsächlichen Kosten gezahlt wird. Dennoch muss der Arbeitgeber die Reise als solche nachweisen können.

Dokumentationspflichten

Die Dokumentationspflichten für die Übernachtungspauschale sind streng. Die Belege müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, und es muss klar sein, dass die Übernachtung beruflich bedingt war. Die Belege sollten den Namen des Arbeitnehmers, das Datum der Übernachtung, den Ort der Übernachtung und den Betrag enthalten.

Steuerliche Aspekte

Die Übernachtungspauschale ist steuerfrei, solange sie innerhalb der festgelegten Grenzen bleibt. Die korrekte Dokumentation und Aufbewahrung der Belege sind entscheidend, um diese Steuervorteile zu nutzen.

Fazit

Die Übernachtungspauschale bietet eine vereinfachte Möglichkeit, Übernachtungskosten abzurechnen. Die korrekte Dokumentation und Aufbewahrung der Belege sind jedoch entscheidend, um die Pauschale geltend zu machen und steuerliche Vorteile zu nutzen. Die Übernachtungskosten pauschal abzurechnen, kann den Prozess vereinfachen, erfordert aber immer noch eine sorgfältige Dokumentation.

Vergleich mit den Vorjahren

In diesem Abschnitt vergleichen wir die Übernachtungspauschalen von 2023 mit den Regelungen der Vorjahre. Der Betrag der Übernachtungspauschale in Deutschland ist im Vergleich zu den Vorjahren unverändert.
Für Übernachtungskosten auf berufsbedingten Auslandsreisen gelten Pauschalbeträge, die an die Lebensunterhaltskosten des jeweiligen Landes oder der jeweiligen Metropole angepasst sind. Die Übernachtungspauschale wurde 2022 pandemiebedingt nicht neu festgesetzt. Für 2023 gelten aber neue Beträge.

Hier sind die Übernachtungspauschalen 2023 (in Euro) für die häufigsten Reiseziele im Ausland:

Die vollständige Übersicht über alle Länder finden Sie hier.

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Der Vergleich der Übernachtungspauschale 2023 mit den Vorjahren zeigt eine stabile Entwicklung in Deutschland und eine Anpassung der Pauschalbeträge im Ausland an die jeweiligen Lebensunterhaltskosten. 

Die Übernachtungspauschale oder Hotelpauschale bietet sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen Vorteile, indem sie die Übernachtungskosten pauschal und steuerfrei erstattet. 

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