Dienstplan ändern ohne zu fragen: Geht das?

In der dynamischen Welt der Personalplanung ist Flexibilität oft ein Muss. Doch wo zieht man die Grenze zwischen betrieblicher Notwendigkeit und dem Respekt vor der Freizeit der Mitarbeiter:innen? 

Die Frage, ob man einen Dienstplan ändern kann, ohne zu fragen, sorgt in vielen Organisationen für Unsicherheit. Dieser Artikel beleuchtet die rechtlichen Rahmenbedingungen und bietet Arbeitgeber:innen praxisnahe Lösungen.

Kurzfristige Änderung der Arbeitszeit: Das ist erlaubt

Arbeitgeber:innen haben grundsätzlich ein Weisungsrecht, das ihnen erlaubt, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen festzulegen. Allerdings ist dieses Recht nicht grenzenlos. Ein einmal veröffentlichter Dienstplan darf nicht einfach so und schon gar nicht kurzfristig geändert werden. 

Das Arbeitsgericht Berlin hat in einem Urteil festgelegt, dass Änderungen mindestens vier Tage im Voraus angekündigt werden müssen.

Das kurzfristige Ändern des Dienstplans ohne Rücksprache ist nicht bloß rechtlich problematisch, sondern auch ethisch fragwürdig. Es zeigt mangelnden Respekt gegenüber den Mitarbeiter:innen und deren Privatleben.

Ausnahmesituationen und Notfälle erlauben kurzfristige Änderung der Arbeitszeit

Nur in Notfällen ist es zulässig, den Dienstplan kurzfristig zu ändern. Was genau als Notfall gilt, ist jedoch nicht immer klar definiert. Es muss sich dabei allerdings um unvorhersehbare und schwerwiegende Extremsituationen handeln. 

Das bedeutet, dass alltägliche Herausforderungen wie krankheitsbedingte Ausfälle nicht als Notfälle gelten.

In diesem Kontext ist es wichtig, dass Arbeitgeber:innen nicht ständig auf Notfälle als Rechtfertigung für Dienstplanänderungen pochen können. Wenn es bereits bekannt ist, dass kurzfristige Arbeitseinsätze regelmäßig notwendig sind, kann dies nicht als unvorhersehbare und schwerwiegende Extremsituation betrachtet werden.

Überstunden und Unterstunden

Auch Überstunden müssen übrigens mit einer angemessenen Frist angekündigt werden. Die gleiche Vier-Tage-Regel gilt auch hier. Sollten Arbeitgeber:innen diese Regel missachten, haben die Mitarbeiter:innen das Recht, die Überstunden abzulehnen.

Gewohnheitsrecht und Schichttausch

Dennoch gibt es auch kein Gewohnheitsrecht auf bestimmte Arbeitszeiten. Selbst wenn Mitarbeiter:innen jahrelang in einer bestimmten Schicht gearbeitet haben, dürfen sie nicht davon ausgehen, dass dies so bleibt. Schichttausch unter Mitarbeiter:innen ist möglich, muss aber immer mit dem Vorgesetzten abgestimmt werden.

So kommunizieren Arbeitgeber:innen Dienstplanänderungen richtig

Arbeitgeber:innen müssen das Privatleben der Mitarbeiter:innen respektieren. Wenn Sie als Arbeitgeber:in also kurzfristig den Dienstplan ändern, ohne zu fragen, gilt es einige Punkte zu beachten.

Eine transparente und offene Kommunikation ist das Wichtigste, wenn es um Dienstplanänderungen ohne Mitarbeiterzustimmung geht. Sie können eine moderne Personalplanungssoftware wie Teamhero nutzen, um Änderungen in Echtzeit für alle zugänglich zu machen. Das ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, ihre Zeit bestmöglich zu organisieren und gibt Ihnen als Arbeitgeber:in zusätzlich einen Überblick über eventuelle Personallücken.

Da eine kurzfristige Änderung der Arbeitszeit für Mitarbeiter:innen eine echte Herausforderung darstellen kann, ist eine klare Kommunikationsstrategie unerlässlich. Ein offener Dialog ist hierbei entscheidend. Wenn eine kurzfristige Änderung der Arbeitszeit unvermeidlich ist, sollten die Gründe transparent, respektvoll und schnell kommuniziert werden.

Empathie und Verständnis für die Perspektive der Mitarbeiter:innen sind ebenfalls wichtig. Eine Dienstplanänderung ohne Absprache kann stressig sein, daher sollte die Kommunikation immer empathisch sein. Und vergessen Sie nicht, sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen im Klaren zu sein, bevor Sie einen Dienstplan ändern, ohne zu fragen.

So lässt sich eine Menge Unmut vermeiden. Setzen Sie klare, messbare Ziele für die Kommunikation und überprüfen Sie regelmäßig deren Effektivität. Führungskräfte sollten in den Prozess einbezogen werden, da sie eine Schlüsselrolle bei der Kommunikation spielen. 

Auch die Digitalisierung der Arbeitswelt bringt neue Herausforderungen mit sich. Arbeitgeber:innen sollten darauf achten, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit nicht verschwimmen und nicht von ihren Arbeitnehmer:innen erwarten, dass sie in ihrer freien Zeit erreichbar sind. 

Allgemein sollten Regelungen zum Erstellen und Ändern von Dienstplänen klar definiert und beiden Seiten bekannt sein.

Wie Teamhero bei Dienstplanänderungen unterstützt

Die Balance zwischen betrieblichen Anforderungen und dem Respekt vor der Freizeit der Mitarbeiter:innen ist oft ein schmaler Grat. Hier hilft Teamhero weiter, eine Software, die nicht nur die Dienstplanung massiv erleichtert, sondern auch die Kommunikation zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen optimiert.

Die Software ist eine zentrale Plattform für alle Aspekte der Personalverwaltung. Sie können nicht nur Arbeitszeiten und Pausen erfassen, sondern auch Qualifikationen, Einsatzbereiche und -orte flexibel planen. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit komplexen Anforderungen, wie Promotionagenturen oder Sicherheitsdienste, die oft mit dem Dilemma konfrontiert sind, einen Dienstplan ändern zu müssen, ohne zu fragen.

Teamhero ermöglicht eine transparente und offene Kommunikation. Änderungen im Dienstplan können in Echtzeit vorgenommen und sofort an alle Beteiligten kommuniziert werden. Dies minimiert nicht nur Unsicherheiten, sondern fördert auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen, da sie ihre Zeit besser planen können.

Mit Teamhero wird die Dienstplanung also nicht nur effizienter, sondern auch menschlicher. Unsere Personalplanungssoftware bietet eine umfassende Lösung für die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt und sorgt dafür, dass Sie seltener in die unangenehme Lage kommen, einen Dienstplan ändern zu müssen, ohne zu fragen. Und wenn es sich doch mal nicht vermeiden lässt, hilft Teamhero bei der Kommunikation der Problematik.

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