Kernaufgaben der Personalverwaltung

Die Personalverwaltung ist eine der wichtigsten Säulen eines jeden erfolgreichen Unternehmens. In einer Geschäftswelt, in der Talent und Wissen zunehmend zu Haupttreibern des Wirtschaftswachstums avancieren, wird eine effiziente Personalverwaltung immer mehr zur Voraussetzung für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Die Kernfunktion der Personalverwaltung besteht darin, einen reibungslosen Ablauf sämtlicher Prozesse zu gewährleisten, die mit der Verwaltung von Mitarbeiter:innen in Verbindung stehen. Von der Rekrutierung qualifizierter Arbeitskräfte, über deren Einarbeitung und Entwicklung bis hin zur Leistungsbewertung und Gehaltsabrechnung.

In diesem Artikel werden wir einen genaueren Blick auf diese Aufgaben werfen und aufzeigen, welche Ziele und Funktionen damit verbunden sind. Anhand konkreter Tipps werden wir Wege für eine effizientere Gestaltung der Personalverwaltungsprozesse skizzieren.

Mit diesem Wissen ausgestattet, können Sie einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen und sich positiv von Ihren Wettbewerbern abheben.

Das sind die Kernaufgaben der Personalverwaltung

Personalverwaltung ist ein vielschichtiges Feld, das sich aus mehreren grundlegenden Aufgabenbereichen zusammensetzt. Zu den Hauptaufgaben gehören die Personalbeschaffung, die Personalbetreuung, die Personalentwicklung, die Personalbeurteilung, die Gehaltsabrechnung sowie das Personalcontrolling.

Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung, auch Rekrutierung genannt, ist der erste Schritt im Lebenszyklus von Mitarbeiter:innen im Unternehmen. Hier geht es darum, für offene Positionen die passenden Kandidat:innen zu finden und anzuwerben. 

Dazu gehört die Formulierung von Stellenanzeigen, die auf die jeweiligen Zielgruppen zugeschnitten sind und auf den richtigen Plattformen veröffentlicht werden. Nach dem Eingang der Bewerbungen folgt der Auswahlprozess, der die Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Assessment-Centern einschließen kann. 

Im Zuge der Digitalisierung werden zunehmend auch automatisierte Bewerbungsmanagement-Systeme eingesetzt, die den Rekrutierungsprozess unterstützen und effizienter gestalten.

Personalbetreuung

Die Betreuung von Mitarbeiter:innen umfasst eine breite Palette an Aufgaben. Dazu zählt unter anderem die Gestaltung von Arbeitsverträgen, die Verwaltung von Urlaubsanträgen und die Bearbeitung von Krankmeldungen. 

Die Personalbetreuung beinhaltet auch die Beratung von Mitarbeiter:innen in allen arbeitsrechtlichen Fragen sowie die Unterstützung bei beruflichen oder persönlichen Problemen, etwa durch die Organisation von Angeboten zur Gesundheitsförderung oder durch eine schlichtende Rolle in der Konfliktlösung.

Personalentwicklung

Die Personalentwicklung zielt darauf ab, die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter:innen zu fördern und sie auf zukünftige Herausforderungen und Karrieremöglichkeiten im Unternehmen vorzubereiten. Sie umfasst Fortbildungen, Seminare und Trainingsprogramme, aber auch die Konzeption von Karrierewegen sowie die Nachfolgeplanung. 

Ein Schlüsselkonzept hierbei ist das lebenslange Lernen, das durch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Weiterbildung innerhalb des Unternehmens unterstützt wird.

Personalbeurteilung

Personalbeurteilung bezieht sich auf die regelmäßige Bewertung der Leistung und des Verhaltens von Mitarbeiter:innen. Die Beurteilung liefert wichtige Informationen für Personalentwicklungsmaßnahmen und die Gehaltsfindung. 

Moderne Beurteilungssysteme sind oft mit Zielvereinbarungen verbunden und werden zunehmend durch 360-Grad-Feedbacks ergänzt, bei denen Mitarbeiter:innen nicht nur von Vorgesetzten, sondern auch von Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern bewertet werden.

Gehaltsabrechnung

Eine der grundlegendsten administrativen Aufgaben in der Personalverwaltung ist die korrekte Abrechnung der Gehälter. Neben der pünktlichen und genauen Lohn- und Gehaltsauszahlung beinhaltet dies die Berechnung von Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und sonstigen Abzügen. 

Zudem sind jegliche Änderungen in der Entlohnung, wie Gehaltserhöhungen, Boni oder Zulagen, zu berücksichtigen. Die Gehaltsabrechnung muss dabei stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Personalcontrolling

Personalcontrolling ist das Instrument, um die Personalstrategie des Unternehmens zu überprüfen und zu steuern. Hierfür werden verschiedene Kennzahlen genutzt, wie beispielsweise Fluktuationsraten, Krankheitstage oder die durchschnittliche Dauer von Einstellungsverfahren. 

Die Ergebnisse dienen als Entscheidungsgrundlage für die Personalpolitik und die Personalentwicklung. Das Personalcontrolling spielt eine wichtige Rolle, um die Effizienz der Personalarbeit transparent zu machen und stetig zu optimieren.

Diese Hauptaufgaben der Personalverwaltung werden durch ein sich ständig wandelndes arbeitsrechtliches Umfeld sowie durch neue Technologien beeinflusst. Die Anforderungen an das Datenschutzmanagement steigen, und digitale Tools bieten neue Möglichkeiten, die Effizienz und Transparenz zu erhöhen. 

Insbesondere das Personalmanagement profitiert von der Einführung intelligenter Software zur Personalverwaltung, die administrative Aufgaben automatisieren und somit Personalverantwortlichen mehr Zeit für strategische Aufgaben geben.

Unsere Tipps für eine effizientere Personalverwaltung

Digitalisierung der Personalakte

Die Digitalisierung von Personalakten, z. B. in Form einer Mitarbeiterdatenbank, führt zu einer erheblichen Vereinfachung administrativer Abläufe. Digitale Akten können schneller gefunden, bearbeitet und aktualisiert werden als ihre physischen Gegenstücke. Dadurch spart das Personalmanagement Zeit, die es in strategische Aufgaben investieren kann.

Nutzung von Employee Self-Service Portalen

Employee Self-Service (ESS) Portale ermöglichen es Mitarbeiter:innen, bestimmte Aufgaben, wie die Aktualisierung persönlicher Daten oder die Beantragung von Urlaubstagen, selbstständig online durchzuführen. Das entlastet das Personalbüro und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da sie ihre Anliegen direkt und unabhängig von den Öffnungszeiten der Personalabteilung klären können.

Zentralisierung der Kommunikation

Ein zentralisiertes Kommunikationssystem für alle personalbezogenen Anfragen hilft, diese effizienter zu bearbeiten. Durch die Bündelung der Kommunikation können Anfragen schneller zugewiesen und beantwortet werden. Dies führt zu einer besseren Übersicht und kürzeren Reaktionszeiten.

Lean Management im HR-Bereich

Die Prinzipien des Lean Managements können auch im HR-Bereich angewandt werden, um Prozesse zu verschlanken und Verschwendung zu vermeiden. Dazu gehört es, unnötige Schritte zu eliminieren und Abläufe zu standardisieren. Ziel ist es, eine schlanke Personalverwaltung zu schaffen, die sich auf die wertschöpfenden Aktivitäten konzentriert.

Koordination und Schnittstellenmanagement

Die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und die Pflege der Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen, wie etwa der IT oder dem Finanzwesen, ist wichtig für eine reibungslose Personalverwaltung. Abgestimmte Prozesse und regelmäßiger Austausch.

Datenschutz: Das müssen Sie bei der Personalverwaltung beachten

Datenschutz in der Personalverwaltung ist aus mehreren Gründen von immenser Bedeutung. Zum einen ist es ein rechtliches Erfordernis, das durch die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt wird. Diese Gesetze schützen personenbezogene Daten und setzen strenge Richtlinien für deren Verarbeitung.

In einer Personalabteilung werden täglich unzählige Daten verarbeitet, von Bewerbungsunterlagen über Mitarbeiterakten bis hin zu Lohninformationen. Jeder Datenmissbrauch kann zu ernsthaften rechtlichen Konsequenzen für das Unternehmen führen, einschließlich empfindlicher Bußgelder.

Eine sorgsame und transparente Datenverarbeitung stärkt auch das Vertrauen der Mitarbeiter:innen in ihre:n Arbeitgeber:in.

Um den Datenschutz in der Personalverwaltung zu gewährleisten, sollten Unternehmen eine der folgenden Maßnahmen ergreifen:

• Benennung von Datenschutzbeauftragten:
  Er oder sie überwacht die Einhaltung der Datenschutzgesetze, ist Ansprechperson für datenschutzrelevante Anfragen und schult die Mitarbeiter:innen in Datenschutzfragen.
• Datenschutzschulungen für das Team:
  Regelmäßige Schulungen helfen, das Bewusstsein und das Verständnis für den Datenschutz zu schärfen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Bestimmungen kennen und einhalten.
• Implementierung von Zugriffskontrollen:
  Nur berechtigtes Personal sollte Zugriff auf personenbezogene Daten haben. Hierfür sind technische und organisatorische Maßnahmen wie Benutzerberechtigungskonzepte und Authentifizierungsverfahren notwendig.
• Verschlüsselung und Datensicherung:
  Personenbezogene Daten sollten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt werden, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zudem ist eine regelmäßige Sicherung der Daten wichtig, um Datenverluste zu verhindern. Bei Nutzung der Software Teamhero zur Personalverwaltung sind Sie datenschutztechnisch immer auf der sicheren Seite.
• Datensparsamkeit und Datenminimierung:
  Es sollten nur diejenigen personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Unnötige Datensammlungen sind zu vermeiden.
• Verpflichtung von Dienstleister:innen auf den Datenschutz:
  Arbeitet die Personalabteilung mit externen Dienstleister:innen zusammen, müssen auch diese die Datenschutzbestimmungen einhalten. Hierfür sind entsprechende Verträge und Vereinbarungen abzuschließen.
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Datenschutzmaßnahmen:
  Da sich Technologien und Rahmenbedingungen ständig ändern, müssen die Datenschutzmaßnahmen kontinuierlich überprüft und angepasst werden.

Personalverwaltung: Aufgaben für ein besseres HR-Management

Die Verantwortung für eine gelungene Personalverwaltung liegt also nicht nur in der Verwaltung von Personaldaten und Arbeitsverträgen, sondern auch im aktiven Engagement für die Teamentwicklung und im Schutz ihrer persönlichen Daten.

Die Effizienz der Personalverwaltung lässt sich durch den Einsatz von digitalen Tools und die Optimierung von HR-Prozessen weiter steigern.

Um die Personalverwaltung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben, sollten Sie die folgenden Schritte in Betracht ziehen:

1. Evaluieren Sie Ihre aktuellen Personalverwaltungsprozesse und identifizieren Sie Bereiche, in denen Verbesserungspotenzial besteht.
2. Nutzen Sie digitale Tools wie Teamhero zur Effizienzsteigerung und zur besseren Verwaltung von Mitarbeiter:innendaten.
3. Investieren Sie in die Entwicklung eines umfassenden Onboarding- und Weiterbildungsprogramms, das die Mitarbeiter:innenbindung fördert und das Engagement steigert.

Lassen Sie sich von uns beraten, damit wir Sie bei der Umsetzung dieser Schritte professionell unterstützen können. Beginnen Sie jetzt, die Weichen für eine zukunftsfähige und mitarbeiterorientierte Personalverwaltung zu stellen.