Urlaubsvertretung organisieren: 5 Tipps für die perfekte Urlaubsvertretung

Sommerzeit ist Urlaubszeit und da will die Urlaubsvertretung beziehungsweise die Urlaubsübergabe sorgfältig vorbereitet sein. Wir verraten, wie Sie optimal Ihre Urlaubsvertretung organisieren. Denn die Übergabemail kurz vor Ultimo ist keine Übergabe! Wir kennen es alle selbst: Der Urlaub rückt schneller ran, als das einem oft lieb ist. Und ja, er ist noch schneller wieder vorbei. Dazwischen müssen jedoch Kunden, Partner und Kollegen ohne unsere geschätzte Aufmerksamkeit dafür sorgen, dass der Laden läuft.

Mit diesen 5 Tipps organisieren Sie die perfekte Urlaubsvertretung

Fünf kurze Denkanstöße sollen Ihnen helfen, die Urlaubsvertretung für Ihre Kollegen und Geschäftspartner nicht zum Martyrium werden zu lassen.

1. Projekte mit Deadlines in der Urlaubszeit vermeiden

Sie wollen sich vor lästigen Anrufen in Ihren wohlverdienten Ferien schützen? Dann sorgen Sie dafür, dass während Ihrer Urlaubszeit keine Fragen aufkommen können. So hilft es, wenn man keine neuen Aufgaben oder Projekte beginnt, die die eigene Urlaubsvertretung kaum bewältigen kann. Partner und das eigene Team sind genervt, wenn sie nicht alle Infos vorfinden. Ein Problem, das oft auftritt, wenn man eine Aufgabe zum ersten Mal übernimmt. Es hilft also, wenn man für die Urlaubsübergabe nur die Aufgaben weitergeben muss, die Vertretungskollegen auch tatsächlich übernehmen können. Motivation im Team ist ein wesentlicher Faktor für die Arbeitszufriedenheit jedes einzelnen Mitarbeiters.

2. Kunden und Kollegen rechtzeitig informieren

Oft erlebt und immer gehasst: Die Mail, die am letzten Tag vor dem Urlaub von Kunden, Partnern oder Kollegen kommt. „Bin ab heute bis zum X-ten des kommenden Monats im Urlaub. Anbei finden Sie alle wichtigen To-dos.“ Super! Genau so macht man es nicht. Es ergibt durchaus Sinn schon zwei Arbeitswochen vor dem eigentlichen Urlaubstermin, die wichtigsten Themen und Aufgaben, die während der eigenen Ferienzeit anstehen, mit der Urlaubsvertretung und betroffenen Personen zu besprechen. So können offenen Fragen zum Status bestimmter Aufgaben und Projekte rechtzeitig geklärt werden. Die Personalplanung, für die Abwesenheit von Mitarbeitern im Urlaub, darf nicht vernachlässigt werden, um bestehende Projekte nicht zu gefährden. Im Blogbeitrag „10 Personalplanungstipps“ geben wir Ihnen wertvolle Informationen zur Personalplanung und wie Sie dabei typische Fettnäpfchen vermeiden.

3. Checkliste der üblichen Aufgaben vorbereiten

Es hilft, wenn man sich mit einer Liste die eigenen Aufgaben, Abläufe und Prozesse vergegenwärtigt. Denn so kann man sie für andere Personen entsprechend logisch aufbereiten. Es geht doch nichts über eine gute Checkliste, mit der man die übertragenen Aufgaben in Ruhe abarbeiten kann. Die Urlaubsvertretung wird das entspannte Abarbeiten nach der Checkliste vermutlich mit sauberen Arbeitsergebnissen honorieren. Die Folge: Weniger Stress nach der Rückkehr aus den Ferien für Sie. Sorgen Sie für eine reibungslose Übergabe, indem Sie Ihre Urlaubsvertretung optimal organisieren.

4. Urlaubsvertretung mit allen Vollmachten ausstatten

Eine gute Urlaubsvertretung Checkliste allein macht noch keine gute Urlaubsübergabe. Oft gibt es zahlreiche Infos, die die Logik einer Aufgabe erst verständlich machen. Deshalb muss man nicht gleich einen Roman epischer Tiefe und Breite schreiben, um die Urlaubsvertretung ins Bild zu setzen. Es ist allerdings von Vorteil, wenn die Kollegen wissen, warum sie etwas tun. Dann denken sie nämlich mit und erbringen bessere Arbeitsergebnisse.

Und nicht vergessen: Bei so mancher Aufgabe ist es notwendig, dass die Kollegen auch Entscheidungen fällen dürfen. Dafür sollten sie neben den dringend benötigten Hintergrundinfos auch mit den passenden Vollmachten ausgestattet sein.

Zugänge für Tools und Software nicht vergessen

Neben den Vollmachten sollten Sie auch nicht vergessen, für Ihre Urlaubsvertretung alle Zugänge für die Tools beziehungsweise Software, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit verwenden, einzurichten. (zum Beispiel: CRM, CMS, Datenbanken, Vertriebstools, spezielle Branchen-Software, E-Mail-Accounts)

5. Abwesenheitsnotiz nicht vergessen

Zu guter Letzt darf nach dieser sorgfältigen Vorbereitung die ordnungsgemäße Abwesenheitsnotiz nicht fehlen. Sie sollte folgende Punkte beinhalten:
a. Den genauen Zeitraum des Urlaubs,
b. den vollständigen Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der eigenen Urlaubsvertretung,
c. die saubere englische Übersetzung der oben genannten Infos.

Wenn man die Punkte 1. bis 5. und dann auch noch a, b und c beachtet hat und die Abwesenheitsnotiz nicht mit hämischen Sprüchen versieht, dann sollte einem entspannten Urlaub nichts mehr im Wege stehen. Schöne Ferien!