Personalstammdaten: Definition, Beispiele und Pflege

Personalstammdaten sind Grundlage jeder effizienten und rechtssicheren Personalverwaltung. Von der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen bis hin zur Gehaltsabrechnung und strategischen Personalentwicklung bilden diese Daten die Grundlage für beinahe alle Prozesse im Personalmanagement.

In diesem Artikel nun alles Wichtige über Personalstammdaten:
Was sie sind, warum sie wichtig sind, welche gesetzlichen Vorgaben es gibt, wie man sie effizient verwaltet und welche Rolle digitale Tools dabei spielen.

Was sind Personalstammdaten?

Personalstammdaten sind grundlegende Informationen, die Unternehmen über ihre Mitarbeitenden erfassen. Sie werden in der Regel bei der Einstellung erhoben und bilden während der gesamten Beschäftigungsdauer eine unverzichtbare Datengrundlage.

Stammdaten des eigenen Personals zeichnen sich durch mehrere charakteristische Merkmale aus: Zunächst sind sie Kerninformationen, die für die Organisation und Verwaltung von Arbeitsverhältnissen absolut unverzichtbar sind. Außerdem sind sie überwiegend stabil: Die Daten bleiben über die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses hinweg größtenteils unverändert.

Die Personaldaten finden in nahezu jedem Bereich der Personalarbeit Verwendung. Sie sind die Grundlage für Prozesse wie Gehaltsabrechnung, Einsatzplanung und Personalentwicklung.

Beispiele für Personaldaten

1. Persönliche Informationen

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Familienstand
• Staatsangehörigkeit

2. Kontaktdaten

• Wohnadresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Notfallkontakte (z. B. nahe Angehörige)

3. Beschäftigungsbezogene Daten

• Einstellungsdatum
• Personalnummer
• Abteilung/Team
• Position und Aufgabenbereich
• Arbeitszeitmodell (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Schichtarbeit)
• Urlaubsanspruch und Krankheitstage

4. Finanzielle und steuerliche Daten

• Bankverbindung (für die Gehaltszahlung)
• Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
• Sozialversicherungsnummer
• Informationen zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
• Angaben zu Boni oder anderen Vergütungsmodellen

5. Qualifikationen und Bildungsdaten

• Abschlüsse und Zertifikate
• Fortbildungen und Qualifikationen
• Berufsausbildung oder Studium

Vertrauen durch Transparenz

Die Art und Weise, wie Unternehmen mit dem Personalstammdatenblatt ihrer Mitarbeiter:innen umgehen, wirkt sich auf die Unternehmenskultur und das Arbeitsklima aus.

Transparenz ist wie immer der Schlüssel zur Vertrauensbildung. Mitarbeitende erwarten zu Recht zu wissen, welche ihrer Daten gespeichert werden, wer Zugriff hat und wie diese verwendet werden. Ein offener Kommunikationsansatz baut Unsicherheiten ab und stärkt das Gefühl der Wertschätzung.

Moderne Unternehmen setzen daher auf proaktive Kommunikationsstrategien: Klare Erklärungen, warum bestimmte Daten erfasst werden, welchen Nutzen dies für beide Seiten hat und welche Schutzmaßnahmen greifen.

Viele Mitarbeiter:innen erwarten heute digitale Lösungen, die ihnen Kontrolle und Mitbestimmung ermöglichen. Selbstpflegeportale, in denen sie ihre Daten eigenständig aktualisieren können, werden immer mehr als Zeichen von Wertschätzung und Modernität wahrgenommen.

Warum sind Personalstammdaten wichtig?

1. Effiziente HR-Arbeit

Personalstammdaten ermöglichen eine reibungslose Abwicklung zentraler Prozesse wie Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung und Arbeitszeitplanung. Ohne korrekte Stammdaten über das Personal können Fehler entstehen, die nicht nur zeitaufwendig, sondern auch kostenintensiv sind.

2. Übersichtlichkeit und Struktur

Eine übersichtliche und gut gepflegte Datenbank hilft, den Überblick über alle Mitarbeiter:innen zu behalten. Gerade bei größeren Unternehmen mit vielen Beschäftigten ist es wichtig, dass Informationen schnell auffindbar und aktuell sind.

3. Bindung von Mitarbeitenden und deren Entwicklung

Durch die Erfassung von Qualifikationen und Weiterbildungsbedarfen tragen Personaldaten dazu bei, die berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden gezielt zu fördern. Dies wird oft als wertschätzend wahrgenommen und stärkt die Bindung ans Unternehmen.

4. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Personalstammdaten sind auch aus rechtlicher Sicht unverzichtbar. Sie gewährleisten, dass Steuern korrekt abgeführt und sozialversicherungsrechtliche Pflichten erfüllt werden. Ein Fehler in den Stammdaten des Personals könnte durchaus zu rechtlichen Problemen führen.

Welche Gesetze muss man beim Umgang mit Personaldaten beachten?

Der Umgang mit Personalstammdaten unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben, um die Privatsphäre und die Rechte der Mitarbeiter:innen zu schützen. Die wichtigsten gesetzlichen Rahmenbedingungen sind:

1. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO legt fest, wie personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Einige der wichtigsten Anforderungen sind:

• Einwilligung: Daten dürfen nur mit der Zustimmung der betroffenen Person verarbeitet werden, es sei denn, es gibt eine rechtliche Grundlage (z. B. Lohnabrechnung).
• Datensparsamkeit: Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die tatsächlich notwendig sind.
• Rechte der Betroffenen: Mitarbeiter:innen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung ihrer Datenverarbeitung.
• Sicherheit: Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Löschfristen einhalten

Korrekter Datenschutz endet nicht mit dem Arbeitsverhältnis. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen müssen präzise eingehalten werden. Digitale Datenbanken helfen dabei: Sie überwachen Löschfristen automatisch und leiten rechtzeitig die Anonymisierung oder Löschung von Personaldaten ein.

2. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Das BDSG ergänzt die DSGVO und enthält nationale Vorschriften für den Datenschutz in Deutschland. Besonders relevant ist hier §26 BDSG, der die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses regelt.

3. Steuer- und Sozialversicherungsgesetze

Daten wie Steuerklasse oder Sozialversicherungsnummer sind notwendig, um gesetzliche Vorgaben zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht einzuhalten.

4. Betriebsvereinbarungen

In vielen Unternehmen regeln Betriebsvereinbarungen den Umgang mit Personaldaten. Hier kann z. B. festgelegt sein, wer auf welche Daten Zugriff hat oder wie diese verwendet werden dürfen.

Ein Verstoß gegen diese Gesetze kann Bußgelder oder Schadensersatzforderungen zur Konsequenz haben. Für Unternehmen rechnet es sich also dafür zu sorgen, dass der Umgang mit Personalstammdatenblättern jederzeit gesetzeskonform ist.

Rechtliche Grauzonen und Handlungsempfehlungen

Die aktuelle Rechtsprechung unterstreicht den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Unternehmen dürfen nur Daten erheben und speichern, die für das Arbeitsverhältnis tatsächlich

erforderlich sind. Das bedeutet einen Balanceakt zwischen notwendiger Informationsgewinnung und Schutz der Privatsphäre.

Praktische Handlungsempfehlungen sind:

• Stets die Einwilligung der Mitarbeiter:innen einholen
• Transparente Kommunikation über Datennutzung
• Regelmäßige Überprüfung der gespeicherten Daten
• Strikte Einhaltung der Löschfristen
• Implementierung technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen

Sicherheitsmaßnahmen in der Praxis

Moderne Personalverwaltungssoftware-Systeme wie Teamhero bieten integrierte Sicherheitslösungen für den Datenschutz:

• Zugriffsrechte: Nur befugte Personen können bestimmte Daten einsehen oder bearbeiten.
• Verschlüsselung: Daten werden sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung verschlüsselt.
• Protokollierung: Jede Änderung oder Abfrage von Daten wird dokumentiert, um im Zweifel nachvollziehbar zu sein.

Praktische Herausforderungen bei der Pflege von Personalstammdaten

Kleine Fehler im Personalstammdatenblatt können große Wirkung entfalten. Falsche Bankverbindungen führen dazu, dass Zahlungen ins Leere laufen. Unvollständige Sozialversicherungsdaten können Bußgelder nach sich ziehen. Ebenfalls heikel: nicht aktualisierte Steuerdaten nach Lebensveränderungen wie einer Heirat, die zu Fehlberechnungen führen.

Die Lösung? Setzen Sie auf automatische Erinnerungen, die Mitarbeiter:innen an Datenaktualisierungen erinnern. Nutzen Sie HR-Systeme mit intelligenten Validierungsfunktionen, die Fehleingaben sofort erkennen. Und investieren Sie in Schulungen für Personalverantwortliche – nur geschultes Personal garantiert fehlerfreie Datenpflege.

Wie verwaltet man Personalstammdaten effektiv?

Hier sind einige bewährte Ansätze für die effektive Verwaltung von Personalstammdatenblättern:

1. Nutzung einer digitalen Personalakte

Eine digitale Personalakte oder Mitarbeiterdankenbank erleichtert die zentrale Verwaltung und Pflege von Stammdaten. Sie ermöglicht:

• Zentralisierung: Alle Daten sind an einem Ort gespeichert und leicht zugänglich.
• Automatisierung: Änderungen können automatisch in relevante Systeme übernommen werden (z. B. Lohnabrechnung).
• Sicherheit: Digitale Akten können mit Passwörtern, Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen geschützt werden.

2. Selbstpflege durch Mitarbeiter:innen

Moderne HR-Softwarelösungen wie Teamhero ermöglichen, dass Mitarbeitende ihre Stammdaten eigenständig aktualisieren können. Dadurch wird sichergestellt, dass Daten stets korrekt und aktuell sind.

3. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Damit keine Fehler entstehen, sollten Stammdaten in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Hier können automatische Benachrichtigungen helfen, Mitarbeitende daran zu erinnern, Änderungen wie eine neue Adresse oder Bankverbindung zu melden.

4. Zugriffsmanagement

Der Zugriff auf Personaldaten sollte auf einen kleinen Kreis autorisierter Personen beschränkt sein. Es ist sinnvoll, die Zugriffsrechte nach Rollen zu definieren (z. B. HR-Mitarbeitende, Führungskräfte).

5. Datensicherung

Regelmäßige Backups stellen sicher, dass Personalstammdaten bei Systemausfällen oder Cyberangriffen nicht verloren gehen. Diese Backups sollten an sicheren Orten gespeichert werden.

Praktische Anwendungsbeispiele für Personaldaten

Personalstammdaten ermöglichen unter anderem die präzise Planung von Arbeitszeiten, die Erstellung von Lohnabrechnungen und die Förderung der Mitarbeiterentwicklung.

Beispielsweise spielen Stammdaten eine wichtige Rolle für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Informationen wie Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer oder Arbeitszeitmodelle bilden die Grundlage für die korrekte Berechnung von Gehältern und Sozialabgaben. Moderne Systeme können die Daten mit Abwesenheiten oder Überstunden verknüpfen und so automatisch korrekte Abrechnungen erstellen.

Auch im Bereich der Personalentwicklung sind Stammdatenblätter von großer Bedeutung. Angaben zu Qualifikationen, absolvierten Schulungen oder geplanten Weiterbildungen helfen dabei, Schulungsbedarfe zu erkennen und die Entwicklung der Mitarbeitenden gezielt zu fördern. Durch die zentrale Speicherung solcher Daten können Unternehmen langfristige Entwicklungspläne erstellen, damit das vorhandene Talentpotenzial gut genutzt wird.

In der  Arbeitszeitplanung müssen Stammdaten wie Schichtzugehörigkeit oder Arbeitszeitmodelle berücksichtigt werden. Digitale Mitarbeiterdatenbanken machen es möglich, Arbeitszeiten in Echtzeit zu überwachen und flexible Dienstpläne zu erstellen, die sowohl den betrieblichen Anforderungen als auch den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden.

Vereinfachen Sie Ihre Personalstammdatenverwaltung mit Teamhero

Die Verwaltung von Personalstammdaten ist besonders dann aufwändig, wenn die Daten dezentral oder manuell gepflegt werden. Mit der digitalen Mitarbeiterdatenbank von Teamhero wird die gesamte Verwaltung einfacher, effizienter und sicherer.

Effizienz durch 360-Grad-Sicht auf Mitarbeitende

Ein großer Vorteil von Teamhero ist die umfassende Übersicht über alle relevanten Informationen. Dank der sogenannten 360-Grad-Sicht können Personalverantwortliche sämtliche Daten eines Mitarbeiters, von persönlichen Informationen über Arbeitszeitmodelle bis hin zu Qualifikationen und Abwesenheiten, auf einen Blick einsehen.

So kann die Personalabteilung mit wenigen Klicks erkennen, welche Mitarbeitenden für bestimmte Projekte qualifiziert sind oder ob es Engpässe in der Einsatzplanung gibt. Gleichzeitig können Manager die Verfügbarkeiten ihrer Mitarbeitenden im Blick behalten, Arbeitszeiten analysieren und schnell auf Veränderungen reagieren. Die Möglichkeit, Daten gruppenbasiert zu organisieren, sorgt zudem dafür, dass Teams oder Abteilungen gezielt verwaltet werden können.