Das Paretoprinzip für die tägliche Arbeit nutzen
Jeder kennt es, zumindest phasenweise: Die Arbeitslast scheint erdrückend und wir kommen nicht gut voran. Menschen reagieren in dieser Situation sehr unterschiedlich. Und zwar im Prinzip wie im Tierreich: Entweder mit Starre, Flucht oder Angriff beziehungsweise Aggression. Der Wunsch nach Hilfe kann groß werden. Hier präsentieren wir eine interessante Lösung als Hilfe zur Selbsthilfe: das Paretoprinzip angewandt auf den Arbeitsalltag.
Was ist das Paretoprinzip?
Vilfredo Pareto beschäftigte sich damit, wie der Grundbesitz in Italien verteilt war. Dabei fand er heraus, dass ungefähr 20% der Bevölkerung circa 80% des Bodens besitzen. Danach wurde ein ähnlicher Zusammenhang bei unabhängigen Variablen immer wieder festgestellt. Beispielsweise 1989: Damals besaßen 20% der Bevölkerung 82,7% des Weltvermögens.
Mit der Pareto-Verteilung wird das statistische Phänomen beschrieben, dass eine kleine Anzahl von hohen Werten einer Wertemenge mehr zu deren Gesamtwert beiträgt, als die hohe Anzahl der kleinen Werte dieser Menge.
Außerdem leitet sich hieraus das Paretoprinzip ab. Demnach lassen sich viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von ungefähr 20% erledigen und es sollen dabei 80% der Probleme gelöst werden können.
Wie nutze ich im Arbeitsalltag die 80/20-Regel?
Für ein gutes Zeitmanagement lässt sich das Paretoprinzip einsetzen. Die Aufgaben werden erfasst und priorisiert. Wie immer werden die wichtigsten zuerst erledigt, weniger wichtige folgen und die restliche Zeit können weitere Tasks abgearbeitet oder Detailfragen geklärt werden. Das Besondere: Es wird nun auch noch nach dem Ertrag geschaut, den die Aufgaben bringen und das fließt in die Priorisierung ein. Das ist die Anwendung des Paretoprinzips und steigert die Effizienz.
Oft fehlt aber der Mut, die Dinge ausreichend klar zu sehen. Beispielsweise aus Angst vor Misserfolgen passiert es, dass man sich in eher kleinteiligen Aufgaben verliert. Unser wichtigster Tipp, um viele Aufgaben in kurzer Zeit zu erledigen, ist deshalb (scheinbar paradoxerweise): Innehalten! Die Routinen und Aufgaben mit dem nötigen Abstand zu betrachten, hilft bei der Erkenntnis, was einen gerade wirklich weiter bringt. Also insbesondere in Stresssituationen auch mal Pausen machen und reflektieren.
Das Paretoprinzip lässt sich für mehr Effizienz bei der Arbeit wie dargestellt nutzen. Es funktioniert besonders gut, wenn Aufgaben zeitgleich laufen, die als wichtig und weniger wichtig klassifiziert werden können. Verwenden Sie zukünftig außerdem 80% Ihres Einsatzes gezielt für die schwierigen Fälle. Und lassen Sie sich nicht entmutigen, falls das nicht sofort klappt – es dauert häufig eine Weile, neue Arbeitsmethoden erfolgreich zu implementieren.
Fazit
Nutzen Sie das Paretoprinzip für Ihr Zeitmanagement bei der Arbeit. Damit haben Sie Ihre Aufgaben besser im Griff und können effizienter priorisieren. Probieren Sie diese Neuerung doch einmal selbst aus und verändern Sie Ihren Arbeitsalltag positiv.
