Digitale Arbeitsverträge für mehr Effizienz und Rechtssicherheit

Die digitale Transformation betrifft alle Unternehmensbereiche, auch das Personalwesen. Insbesondere die Verwaltung von Arbeitsverträgen hat sich durch digitale Lösungen erheblich vereinfacht. Digitale Arbeitsverträge bieten eine effiziente Möglichkeit, den administrativen Aufwand zu reduzieren und tragen gleichzeitig zur rechtlichen Sicherheit bei. Unternehmen können durch den Einsatz moderner Tools Prozesse automatisieren und gleichzeitig die Compliance sicherstellen.

Gesetzliche Grundlagen

Seit dem 1. Januar 2025 ermöglicht das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Deutschland den Abschluss digitaler Arbeitsverträge. Die wichtigste Änderung betrifft das Nachweisgesetz, das nun die Textform gemäß § 126b BGB für wesentliche Vertragsbedingungen zulässt, anstatt die Schriftform zu verlangen. Dies bedeutet, dass Arbeitsverträge vollständig digital, beispielsweise per E-Mail, abgeschlossen werden können. Arbeitgeber:innen müssen sicherstellen, dass der elektronisch unterzeichnete Vertrag für beide Parteien zugänglich, speicherbar und ausdruckbar ist. Für unbefristete Verträge sind alle Arten elektronischer Signaturen zulässig, während befristete Verträge weiterhin eine qualifizierte elektronische Signatur erfordern.

Automatisierung von Arbeitsverträgen

Die Automatisierung der Erstellung von Arbeitsverträgen spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. Mithilfe digitaler Plattformen können Verträge mit vordefinierten Vorlagen und individuellen Anpassungen erstellt werden. Personaler:innen müssen nicht mehr manuell Texte zusammenstellen oder Änderungen händisch einpflegen. Diese Tools bieten häufig die Möglichkeit, verschiedene Vertragsarten zu hinterlegen und automatisch die relevanten Informationen aus einer Datenbank zu beziehen. Besonders in großen Unternehmen mit vielen Neueinstellungen sorgt diese Automatisierung für eine erhebliche Entlastung. Zudem lässt sich der Vertrag mit wenigen Klicks an die neuen Mitarbeiter:innen übermitteln, wodurch die Zeit bis zum Vertragsabschluss signifikant verkürzt wird.

Rechtssicherheit durch digitale Signaturen

Die Rechtssicherheit digitaler Arbeitsverträge wird durch die Verwendung elektronischer Signaturen gewährleistet. Diese sind in Deutschland durch das Vertrauensdienstegesetz (VDG) geregelt und bieten die gleiche rechtliche Verbindlichkeit wie handschriftliche Unterschriften. Die digitale Signatur ermöglicht eine lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des Vertragsabschlusses. Personaler:innen können so sicherstellen, dass alle erforderlichen Unterschriften korrekt erfasst werden, ohne dass physische Kopien notwendig sind. Besonders bei internationalen Verträgen oder Remote-Mitarbeiter:innen im Ausland stellt dies eine deutliche Erleichterung dar.

Vorteile der digitalen Vertragsverwaltung

Die digitale Verwaltung von Arbeitsverträgen bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Effizienzsteigerung hinausgehen. Durch die automatisierte Erstellung und Archivierung von Verträgen wird der administrative Aufwand reduziert und die Fehlerquote minimiert. Digitale Plattformen ermöglichen es, Verträge zentral abzulegen, was einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente gewährleistet. Das vereinfacht die Verwaltung und sorgt dafür, dass Verträge jederzeit und an jedem Ort verfügbar sind. Zudem sind digitale Arbeitsverträge mit einer besseren Integration in bestehende HR-Systeme möglich, wodurch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen reibungslos und zeitsparend erfolgt.

Datenschutz und Compliance im digitalen Vertragsprozess

Ein weiterer wesentlicher Aspekt der digitalen Arbeitsverträge ist der Datenschutz. Da diese Verträge sensible Informationen enthalten, ist es essenziell, dass sie in einem sicheren System gespeichert werden. Digitale Vertragsplattformen bieten in der Regel umfassende Sicherheitsvorkehrungen, wie etwa die Verschlüsselung von Daten und den Schutz vor unbefugtem Zugriff. So wird der Schutz der persönlichen Daten der Mitarbeiter:innen sichergestellt und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleistet. Die digitale Speicherung von Verträgen macht es auch einfacher, alle relevanten Aufbewahrungsfristen zu überwachen und einzuhalten. Compliance-Vorgaben können automatisch geprüft werden, was die rechtliche Absicherung des Unternehmens erhöht.

Diese zusätzlichen Punkte verdeutlichen, wie digitale Vertragsplattformen nicht nur die rechtliche Sicherheit erhöhen, sondern auch die Anforderungen an den Datenschutz und die Dokumentationspflichten problemlos erfüllen.

Weitere Formerleichterungen
Seit 2025 wurden mehrere wichtige Erleichterungen eingeführt, die den bürokratischen Aufwand für Unternehmen und Personaler:innen weiter reduzieren:

• Bevollmächtigte, gesetzliche Vertreter:innen und Beistände können Scans von schriftlich einzureichenden Anträgen und Erklärungen elektronisch übermitteln.
• Das Unterschriftserfordernis für schriftliche Erklärungen von Unternehmen und deren Vertretern wurde abgeschafft, was den Verwaltungsaufwand vereinfacht.
• Arbeitsverträge und andere relevante Dokumente können nun auch über zentrale digitale Plattformen eingereicht werden, wodurch mehrere Institutionen gleichzeitig bedient werden.
• Die Möglichkeit zur elektronischen Übermittlung von Personalakten und anderen vertraulichen HR-Dokumenten wurde erweitert.
• Die Fristen zur elektronischen Einreichung von Verträgen und Meldungen an Behörden wurden verlängert, um mehr Flexibilität zu bieten.

Diese Erleichterungen tragen dazu bei, dass HR-Abteilungen ihre Arbeitsprozesse noch effizienter gestalten können und den rechtlichen Anforderungen problemlos gerecht werden.