Homeoffice

Was ist Homeoffice?

Der Haufe Verlag definierte Homeoffice wie folgt: „Homeoffice, auch Telearbeit genannt, ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit vollumfänglich oder teilweise aus dem privaten Umfeld heraus ausführen.“ 

Homeoffice ist damit eine Art und Weise, wo in welchem Umfeld die eigentliche Arbeit laut Stellenbeschreibung erbracht wird.

Überwiegend wird unter Homeoffice die Arbeit aus der privaten Wohnung bzw. Zuhause verstanden. Dies ist jedoch nicht ausschließlich so.

Sind Homeoffice und Telearbeit dasselbe?

Laut offizieller Definition gehört es zur Telearbeit, was eine flexible Arbeitsform ist. Es gibt ebenfalls den Begriff „Heimarbeit“, wobei diese Art der Anstellung vorwiegend auf Honorarbasis erfolgt und eher Selbstständige sind.

Wichtig ist dabei auch die Mitarbeiterbindung. In unserem Blogartikel dazu sind interessante Hinweise diesbezüglich zu finden.

Was sind Vorteile von Homeoffice?

Von Zuhause zu arbeiten, bringt einige Vorteile mit sich, die wir hier auflisten möchten:

• Zeitersparnis, weil der Arbeitsweg wegfällt
• Selbstbestimmtes Arbeiten
• Flexiblere Arbeitsteilung
• Kostenreduktion durch weniger Fahrkosten
• Höhere Arbeitszufriedenheit
• Weniger Ablenkung durch das Team
• Reduzierung des CO₂ Ausstoß
• Steigerung des Employer Branding für die Arbeitgeber:in

Was sind die Nachteile vom Homeoffice?

Es gibt jedoch auch Nachteile von Homeoffice:

• Weniger Interaktionen und Austausch mit dem Team
• Mehr Ablenkungsrisiken
• Benötigt mehr Selbstdisziplin
• Soziale Isolation
• Ständige Erreichbarkeit
• Mangelnde Datensicherheit
• Vermischung von Privat- und Arbeitsleben
• Reduzierte Sichtbarkeit kann Wahrnehmung von Arbeitsleistung verringern

Welche Formen der Telearbeit bzw. von Homeoffice gibt es?

Es lassen sich drei Formen der Telearbeit unterscheiden und diese stellen wir jetzt vor.

Teleheimarbeit

Dies bedeutet, dass ein Mitarbeitender seine Tätigkeit in Vollzeit aus dem Homeoffice verrichtet. Er arbeitet somit ausschließlich von Zuhause aus.

Alternierende Telearbeit

Dies ist die wohl verbreitetste Form von Telearbeit. Dabei steht den Teamkollegen sowohl ein Arbeitsplatz im Unternehmen als auch im Homeoffice zur Verfügung. Dementsprechend kann der Mitarbeitenden zwischen Büro und Homeoffice bedarfsgerecht wechseln.

Mobile Telearbeit

Bei dieser Form bewegt sich quasi der Arbeitsplatz mit dem. Arbeitnehmer. Im Vertrieb oder in anderen Branchen mit hohem Reiseaufkommen ist dieses Modell beliebt. Wichtig ist hierbei, dass die Kollegen auch unterwegs auf ihre technischen Notwendigkeiten zurückgreifen können.

Gibt es ein Recht auf Homeoffice?

Nein, es gibt grundsätzlich kein Recht auf Homeoffice. Auch kann Homeoffice nicht einseitig angewiesen werden. Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer müssen sich beidseitig für Homeoffice und deren Ausgestaltung aussprechen. Sollte es ein Betriebsrat gebe, muss auch dieser involviert werden.

Müssen Arbeitnehmer:innen immer erreichbar sein?

Nein. Die Arbeitgeber:in hat kein Recht, eine Arbeitnehmer:in jederzeit zu erreichen. Es sind klare Kommunikationsregeln z.B. zu Beginn oder Ende der Arbeitszeit arbeitsvertraglich zu vereinbaren.

Weiterhin gilt jedoch auch, dass Arbeitnehmer:innen außerhalb ihrer definierten Arbeitszeit für die Arbeitgeber:in nicht erreichbar sein müssen.

Trägt die Arbeitgeber:in die Kosten für das Homeoffice?

Ob die Arbeitgeber:in alle Kosten für das Homeoffice w.z.B. Arbeitsplatz, Monitor etc. trägt, hängt von den arbeitsvertraglichen Vereinbarung ab. Grundsätzlich hat die Arbeitgeber:in die Kosten zu übernehmen, wenn nichts geregelt ist.

Es wird Arbeitgeber:innen empfohlen im Arbeitsvertrag dazu klare Regelungen z.B. eine Homeofficepauschale zu vereinbaren.

Wie kann ein Homeoffice in der Steuer berücksichtigt werden?

Um ein Arbeitszimmer steuerlich geltend zu machen, muss dieses Zimmer ausschließlich zur Arbeit genutzt werden. Steht z.B. der Schreibtisch im Wohn- oder Schlafzimmer, kann dieser Raum nicht steuerlich geltend gemacht werden.

Gibt es besondere Arbeits- oder Pausenzeiten im Homeoffice?

Auch im Homeoffice gilt das Arbeitszeitgesetz. Entsprechende Vorgaben zur maximal zulässigen Arbeitszeit oder Einhaltung von Pausenzeiten gelten auch hier.

Die Verantwortlichkeit zur Einhaltung von Pausenzeiten obliegt der Arbeitgeber:in. Oft ist dies jedoch schwer überprüfbar. Entsprechende Regelungen sollten im Arbeitsvertrag definiert werden.

Was ist eine Homeoffice Policy?

Bei der flächenweiten Einführung von Homeoffice wird ein einheitliches Regelwerk zur fairen Ausgestaltung von Homeoffice empfohlen. Erfolgt dies nicht, gibt es rechtliche Unsicherheiten sowie kann auch kulturell die Auslebung von Homeoffice als unfair betrachtet werden.

Unter anderem können folgende Punkte geregelt werden:

Kosten: Grundsätzlich übernimmt die Arbeitgeber:in die Kosten. Die Frage ist nur, bis zu welchem Maximalbetrag? Für welche konkreten Bestandteile?

Technik: Auch der Arbeitsplatz im Homeoffice muss der Arbeitsstättenverordnung vom Arbeitgeber:innen entsprechen. Zusätzlich gilt auch der Arbeitsschutz, der eingehalten werden muss.

Datenschutz: Auch muss sichergestellt werden, dass die Daten, mit denen die Arbeitnehmer:innen im Homeoffice arbeiten, weiterhin geschützt sind. Die Schutzmaßnahmen zur Einhaltung der Datensicherheit müssen auch Zuhause dem Stand der Technik entsprechen.

Erreichbarkeit: Wann und wie sind Kollegen im Homeoffice erreichbar? Woher weiß man, dass diese verfügbar sind? Wie und wann können sie kontaktiert werden?

Zutrittsrecht: Die Arbeitgeber:in kann sich Zutritt zur Arbeitsstätte verschaffen.

Kultur: Wie wird die physische Distanz und damit der reduzierte Austausch zwischen Kollegen überwunden? Welche Maßnahmen werden ergriffen, um ein Team- sowie Dazugehörigkeitsgefühl trotz Homeoffice zu erzeugen?

Umfang: In welchem Umfang ist Homeoffice erlaubt? Die komplette Arbeitszeit? Nur einen gewissen Anteil? Gibt es Wochentage, in denen kein Homeoffice erlaubt ist?

Tipps und Tricks für Arbeitnehmer:innen für ein effektives Homeoffice

Guten Arbeitsplatz schaffen

Um im Homeoffice produktiv arbeiten zu können, ist ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz unabdingbar. Ein guter ergonomischer Schreibtisch mit entsprechendem Bürostuhl. Ein Monitor für mehr Inhalte und Übersicht, Maus, Tastatur sowie auch schnelles Internet gehören zu produktivem Arbeiten.

Ausleuchtung, Lärmbelästigung, Ablenkungen durch Dritte uvm. sollten auch genau geprüft und idealerweise unterbunden werden. Auch können Pflanzen sowie Ordnung einen positiven Einfluss auf das Arbeitsumfeld schaffen.

In den Flow kommen

Neben der Arbeitsumgebung kann auch die Art und Weise, wie die Arbeit erbracht wird, positiven Einfluss auf ein effektives Arbeiten im Homeoffice haben.

Idealweise gelingt es in sogenannte fokussierte Arbeitsphasen von 20 bis 30 Minuten zu gelangen, die von kurzen aktiven Pausen unterbrochen werden. Tools wie Kono können dabei helfen, sich besser für solche Arbeitsphasen zu reflektieren. 

Routinen und wiederholende Abläufe ausprägen

Regelmäßige Abläufe schaffen für Menschen Sicherheit, Produktivität und Ruhe. Daher gilt auch wie im Büro, sich seine Abläufe fest einzuprägen und regelmäßig zu wiederholen. Z.B. kann das regelmäßige Tragen von offizieller Arbeitskleidung, die man auch im Büro tragen würde, zu einer inneren Fokussierung und damit Produktivitätssteigerung. Zusätzlich kann dadurch auch eine bessere Unterscheidung zwischen Privat- und Arbeitsleben erreicht werden.

Tipps und Tricks für Arbeitgeber für eine erfolgreiche Homeofficeeinführung

Homeoffice Unternehmenskultur etablieren

Insbesondere in der Zeit von Corona wurden viele Menschen kurzfristig und ungeplant gezwungen, von Zuhause zu arbeiten. Losgelöst von dieser Notwendigkeit waren bzw. sind noch viele Menschen und Organisation mit der Ausgestaltung und täglichen Erleben von Homeoffice überfordert.

Was zu Beginn eine Notwendigkeit war, ist jetzt zum Alltag geworden. Dies hat wie bereits geschrieben viele Vor- jedoch auch Nachteile. Zusätzlich hat auch die Persönlichkeit der betroffenen Personen maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg von Homeoffice. Nicht für jeden ist das Arbeiten von Zuhause angenehm und gewinnbringend. Viele Menschen möchten gerade mit ihren Kolleg:innen gemeinsam im Büro die Arbeit erleben und im gemeinsamen Austausch sein.

Aus diesen Gründen ist es für ein Unternehmen zu empfehlen, gemeinsam mit der Belegschaft eine Unternehmenskultur zu etablieren, die allen Bedürfnissen von Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:in entspricht. Durch die Verschriftlichung einer Homeoffice-Policy kann dies u.a. erreicht werden. 

Erfahren Sie auch zur proaktiven Gestaltung der Unternehmenskultur in unserem Whitepaper: Unternehmenskultur aktiv gestalten. 

Klare Regeln und Überblick

Nach dem Motto “Gleiche Regeln für alle” wird klar empfohlen für alle Beschäftigten gleiche Leitlinien bzw. Regeln zu definieren. Erfolgt dies nicht, kann die Ungleichbehandlung für Unzufriedenheit und toxische Situationen unter der Belegschaft führen.

Z.B. ist es wichtig, die Erreichbarkeit untereinander zu klären. Nichts ist frustrierender, als einen Kollegen nicht erreichen zu können, obwohl dies so vereinbart ist. Auch kann es sehr demotivierend sein, wenn der Kollege aus der IT das neuste Computermodell erhält und man selbst mit veralteten Geräten arbeiten muss.

Personalplaner:innen und die Personalabteilung sollten über die Ausgestaltung sowie das gelebte Homeoffice im Bilde sein. Sie selbst sollten Teil der Prozesse, Kommunikation sein, um authentische auf die Bedürfnisse der Belegschaft reagieren zu können.

Kommunikation fördern und Ausgleich schaffen

Im eigenen Zuhause gibt es zwar eine Küche, jedoch trifft man hier nicht den Kollegen bzw. die Kollegin an. Der sogenannte “Watercooler-Effekt” des gemeinsamen Austauschs an der Kaffeemaschine oder bei einer Zigarette ist nicht zu unterschätzen. Viele wichtige Unternehmensinformationen werden noch im laufenden Tag ausgetauscht oder offene Rückfragen sowie Herausforderungen werden auf dem kleinen Dienstweg mit einem kurzen Gespräch kurz geklärt.

Da es diese Situationen im Homeoffice nicht gibt, ist die Personalabteilung aufgefordert, alternative Wege zum proaktiven Austausch untereinander zu schaffen. Dabei stehen neben technischen Möglichkeiten w. z. B. Google Meet, Zoom, Skype, FaceTime auch viele methodische Formate zur Verfügung. 

Dies können Meetingformate sein wie ein täglicher Videocheckin, ein wöchentlicher Review der Arbeitserfolge oder das gemeinsame virtuelle Mittagessen. Dabei steht, das gegenseitige Sehen, Fühlen, Verstehen und der Austausch untereinander im Fokus.