Lohnabrechnung

Lohnabrechnung: Alle wichtigen Details rund um die Lohnabrechnung für Arbeitgeber:innen

Eines der wichtigsten Dokumente im Personalwesen ist die Lohnabrechnung. Sie dient als Nachweis darüber, welche Entgeltzahlungen, Lohnsteuern sowie Sozialversicherungsbeiträge berechnet und abzuführen sind. Sie sind der Nachweis für Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in, ob alle steuer- und arbeitsrechtlichen Vorgaben erfüllt wurden. In dem folgenden Lexikonartikel erläutern wir wichtige Fragen rund um die Lohnabrechnung.

Was ist eine Lohnabrechnung? Warum ist sie wichtig?

Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, mit Informationen zu der Vergütung eines Mitarbeiters über eine definierte Leistungsperiode. Eine Lohnabrechnung muss laut Gesetz für jeden Mitarbeiter ausgestellt werden. Oft erfolgt eine monatliche Lohnabrechnung.

In der Lohnabrechnung werden alle Zahlungen nachvollziehbar nach den beteiligten Zahlungsempfängern wie Arbeitnehmer:in, Arbeitgeber:in und Finanzamt aufgeschlüsselt.

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Gehalt ist eine feste, stetige und nicht abweichende monatliche Vergütung der Arbeitnehmer:in. D.h. jeden Monat wird ein gleich großer Betrag ausgezahlt. Die Arbeitnehmer:in schuldet der Arbeitgeber:in die Erbringung einer definierten Soll-Arbeitszeit, z.B. 40 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten werden in Form eines Arbeitszeitkontos festgehalten. Es wird darauf geachtet, dass der Stundensaldo wenig Über- noch Minusstunden aufweist. D.h. es kann sein, dass eine Arbeitnehmer:in in einem Monat etwas weniger arbeitet und trotzdem das gleiche Gehalt bekommt und auch andersherum.

Im Gegensatz dazu wird bei Lohn immer nur die tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung nach Stunden vergütet. Am Ende einer Leistungsperiode z.B. Monat werden alle Arbeitsstunden summiert und entsprechend ausgezahlt. Das hat zur Folge, dass Lohnzahlungen mal höher oder niedriger ausfallen können. Eine besondere Form von Lohn ist der Akkordlohn.

Was ist der Unterschied zwischen Brutto- und Nettovergütung?

Der Unterschied ist die Betrachtung der Zahlung in Bezug auf die Gesamtvergütung im Vergleich zum letztlich ausgezahlten Geldbetrag an die Arbeitnehmer:in. Als Bruttovergütung versteht man die Gesamtvergütung vor Abzug von Steuern und Abgaben zur Sozialversicherung (auch SV-Beiträge oder Lohnnebenkosten genannt).

Als Nettovergütung bezeichnet man den tatsächlichen, bereits versteuerten, Geldbetrag, den die Arbeitnehmer:in auf ihr persönliches Konto überwiesen bekommt. Das ist der Geldbetrag, mit der die Arbeitnehmer:in ihre privaten Ausgaben ausgleichen kann.

Woraus setzt sich der Bruttolohn zusammen?

Der Bruttolohn besteht aus mehreren Komponenten. Üblicherweise unterteilt man in:

1. den Grundlohn
2. den variablen Zuschlagslohn w.z.B. Bonus, Zuschläge oder geldwerte Vorteile

Der Grund für diese Unterscheidung liegt in der Besteuerung der einzelnen Lohnkomponenten. Für Grundlohn fallen andere Besteuerung an als z.B. für Zuschläge wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Verpflegungspauschalen oder einen Bonus.

Was sind übliche Zuschläge?

Übliche Zuschläge sind u.a. Prämien, Provisionen, Geldwerte Vorteile, Dienstwagen, Verfolgungsaufwand, Überstundenausgleich, Gefahrenzulagen, Ausbilderzulagen, Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschläge oder Zuschläge aus einem Tarifvertrag. Je nachdem welcher Zuschlag ist es, ergibt sich dadurch eine unterschiedliche Besteuerung und damit einen unterschiedlichen Bruttolohn.

Wie ermittele ich den Nettolohn?

Der Nettolohn ergibt sich aus dem Bruttolohn abzüglich der Steuer sowie den Sozialversicherungsbeiträgen. Üblicherweise werden folgen Abzüge fällig:

• Lohnsteuer
• Krankenversicherungbeitrag
• Pflegeversicherungsbeitrag
• Rentenversicherungsbeitrag
• Arbeitslosenversicherungsbeitrag
• ggfls. Solidariätszuschlag
• ggfls. Kirchensteuer

Wie hoch die unterschiedlichen Abgaben sind, liegt an unterschiedlichen Besteuerungen und Beitragsbemessungsgrenzen. Hierbei zählen z.B. die Lohnsteuerklasse oder das Jahresgesamteinkommen. Alle Sozialbeiträge werden zwischen der Arbeitgeber:in und der Arbeitnehmer:in jeweils zur Hälfte aufgeteilt.

Zur Berechnung des Nettolohns kann folgende Formel verwendet werden, um eine eigne Vorberechnung durchzuführen:

Bruttolohn
+ Geldwerte Vorteile/Sachbezüge
+ Vermögenswirksame Leistungen
+ Zuschläge und Zulagen
+ Pauschal versteuerte Lohnbestandteile
+ Betriebliche Altersvorsorge
= Gesamtbrutto

– Betriebliche Altersvorsorge

= Sozialversicherungsbrutto
– Steuerfreibeträge

= Steuerbrutto
– Lohnsteuer
– Kirchensteuer
– Solidaritätszuschlag
– Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherungsanteil des Arbeitnehmers

= Nettoarbeitsentgelt
– Sachbezüge
– Vermögenswirksame Leistungen

+ Persönliche Abzüge
+ Aufwandsentschädigungen
= Auszahlungsbetrag

Ist eine Lohnabrechnung für Arbeitgeber verpflichtend?

Das Erstellen einer Lohnabrechnung ist Pflicht für die Arbeitgeber:in. Sobald ein Unternehmen seinen ersten Mitarbeitenden Lohn bezahlt, ist diese zur Ausstellung einer Lohnabrechnung gemäß § 108 GewO verpflichtet. Außerdem ist die Arbeitgeber:in dazu verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Arbeitnehmer:innen unter der Berücksichtigung der jeweiligen Steuerklasse abzuführen.

Gut zu wissen: Das GewO besagt zwar, dass eine ordnungsgemäße Abrechnung unterlassen werden kann, wenn sich die Angaben innerhalb der letzten Abrechnung nicht ändert. In der Praxis sieht das jedoch überwiegend anders aus. Es ist typisch, dass jede Arbeitnehmer:in eine monatliche Abrechnung in Papierform oder per E-Mail erhält.

Welche Bestandteile sind für eine Lohnabrechnung verpflichtend?

Laut § 108 Abs. 3, Satz 1 GewO muss die Abrechnung einer Arbeitnehmer:in folgende Angaben enthalten:

Angaben zu den Parteien

• Vollständiger Name sowie die Anschrift der Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in
• Geburtsdatum der Arbeitnehmer:in
• Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
• Zeitraum der Abrechnung
• Sozialversicherungsnummer der Arbeitnehmer:in
• Steuer-ID der Arbeitnehmer:in
• Steuerklasse der Arbeitnehmer:in

Angaben zur Entgeltberechnung

• Bruttolohn
• Steuerliche Angaben z.B. Lohnsteuer, Kirchsteuer, Soli
• Persönliche Abzüge
• vermögenswirksame Leistungen
• Beiträge zur Altersvorsorge
• Kinderfreibetrag
• Überstunden
• Steuerfreibeträge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Geldwerte Vorteile
• Zuschläge
• Zulagen
• Nettolohn Auszahlungsbetrag in Euro

Wie sieht eine Lohnabrechnung aus?

In der folgenden Mustergrafik können Sie die vorangegangenen Informationen erkennen:

Was passiert bei einer falschen Lohnabrechnung?

Die korrekte Lohnberechnung sowie damit Berechnung von Steuern sowie Sozialabgaben ist gesetzlich genau geregelt. Es kann zu Fehlern kommen, jedoch haben diese möglicherweise Konsequenzen zur Folge.

Bei zu viel entrichteter Lohnsteuer können Sie diese wieder zurückerstatten lassen. Sozialabgaben, die zu viel gezahlt wurden, können diese mit den folgenden Entgeltabrechnungen verrechnet werden. Wenn dies z.B. aufgrund eines Ausschreibens der Arbeitnehmer:in nicht möglich, muss ein Antrag auf Erstattung gestellt werden. Dies ist jedoch langwierig.

Sollten Zahlungen z.B. für Kranken- und Rentenkasse gar nicht getätigt worden sein, kann dies zu ernsten Konsequenzen führen. Es ist nur erlaubt, Zahlungen für bis zu drei Monate einzubehalten. Wird dieser Zeitraum überschritten, drohen Geld- und sogar Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren. Die korrekte Berechnung sowie auch die Bezahlung der Entgelte sind daher eine wichtige Anforderung im Personalmanagement.