Personalmanagement Software

Was ist eine Personalmanagement-Software?

Eine Personalmanagement-Software ist eine – heute meist webbasierte – Computeranwendung, mit deren Hilfe Arbeitsprozesse sowie Informationen der Personalarbeit bzw. Personalabteilung digital abgebildet und unterstützt werden. Je nach Software können mehr oder weniger Aufgaben der Personaler:innen, auch HR-Manager:innen genannt, effektiv geplant, ausgeführt und dokumentiert werden. Damit dient es als Managementsystem, welches strategische und operative Anforderungen eines Unternehmens erfüllt.

Im Kern hilft eine Software dabei, komplexe Prozesse sowie Informationen aus verschiedenen Datenquellen sowie von mehreren Beteiligten strukturiert zu erfassen, zu verarbeiten, zu dokumentieren und zu archivieren. Dabei löst eine HR-Software unterschiedliche Herausforderungen der verantwortlichen Personalabteilungen.

Der Leistungsumfang ist je HR-Software unterschiedlich. Grundsätzlich umfasst die Beschreibung alle Prozesse vom Bewerbermanagement bis hin zur Lohnabrechnung bzw. dem Austritt von Mitarbeitenden. Idealweise sind alle Prozesse eines Mitarbeiterlebenszyklus innerhalb einer Software abgebildet.

Sind HR-Software und Personalmanagement Software dasselbe?

Ja, HR-Software und Personalmanagement-Software beschreiben ein und dasselbe. HR-Software steht für Human-Ressource-Software, was aus dem englischen übersetzt, Personal-Ressourcen-Software bedeutet. Da in der deutschen Übersetzung hier Menschen als „Ressourcen“ übersetzt werden und dies eine abwertende Konnotation hat, erhält der Begriff in Deutschland immer weniger Bedeutung. Denn Menschen sind keine Ressourcen, sondern Menschen. Deswegen werden auch aus „Human Resource Abteilungen“ wieder „Personalabteilungen“.

Warum ist eine Personalmanagement-Software so wichtig?

Es gibt viele Gründe, warum eine Personalmanagement-Software für Unternehmen wichtig bis unverzichtbar sind. Dabei sind oft notwendige Arbeitszeit und damit verbundenen Kosten der Personalverantwortlichen eine der Hauptgründe.

Personalabteilungen verbrauchen üblicherweise einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten. Das sind unter anderem das Zusammentragen und Abfragen von Personaldaten, Prüfung von Personalangaben, Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Weitergabe von Daten z.B. ans Steuerbüro, Kalkulation von Löhnen bzw. Gehältern, Nachhalten von Dokumenten, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement und viele andere Tätigkeiten. Sie ermöglichen die formelle Arbeitssituation einer Mitarbeiter:in in einem Unternehmen. Oft gibt es gesetzliche Grundlage, die diese Tätigkeiten erfordern w.z.B. das Arbeitszeitgesetz, Urlaubsgesetz, Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, Kündigungsschutzgesetz uvm..

Personalabteilungen benötigen aufgrund vieler unterschiedlicher Listen, Ansprechpartner und Beteiligten viel Zeit, um all diese Informationen zusammenzutragen und auszuwerten. Genau hier hilft eine Personalmanagement-Software, die diese Prozesse digitalisiert, bündelt, dokumentiert sowie alle Beteiligten miteinander auf einer Plattform verknüpft.

Weiterhin hilft solch ein Werkzeug auch dabei die gesetzlichen Anforderungen überhaupt einzuhalten. Ab einer gewissen Anzahl an Mitarbeiter:innen ist es menschlich kaum noch möglich alle Regularien z.B. Einhaltung des Mindestlohns, Überschreitung der maximal zulässiger Arbeitszeit, Einhaltung von Ruhezeiten uvm. einzuhalten. Auch der Datenschutz leidet oft enorm, wenn Personaldaten auf viele unterschiedliche sowie nicht geschützte Systeme verteilt sind.

Welche Vorteile hat eine Personalmanagement-Software?

Grundsätzlich gilt: Je mehr Mitarbeiter:innen ein Unternehmen beschäftigt, desto größer werden die positiven Effekte bei der Einführung einer Personalmanagement-Software sein. Der Grund ist, dass immer mehr Personen von den Vorteilen profitieren, sowie die Ersparnis sich je Mitarbeiter:in potenziert.

Arbeitszeitersparnis und Effizienz

Durch die Digitalisierung, Automatisierung und Zentralisierung der Personaldaten vom Bewerbermanagement, über die Personalakte, der Einsatzplanung, der Zeiterfassung bis hin zur Abrechnung können enorm viele proprietäre Systeme abgeschafft und Abläufe vereinheitlicht werden. Anstatt drei bis viermal etwas zu prüfen oder zu übertragen, reicht mit einem Personal-Tool ein Klick, um die gewünschten Informationen zu erhalten bzw. zu verarbeiten. Das gibt den Personalverantwortlichen mehr Zeit bzw. können sich diese um Anfragen und Anforderungen von noch mehr Mitarbeiter:innen kümmern.

Mehr Zeit für echte Personalarbeit

Die frei gewordene Zeit können Personaler in die wichtigste Produktionskapazität eines Unternehmens investieren: den Menschen. Durch qualitative Personalarbeit können bestehende Mitarbeiter:innen weitergebildet, motiviert und geführt werden. Dadurch kann das Unternehmen stabilisiert werden und wachsen.

Mitarbeitermotivation

Nicht nur Personaler benötigen Zeit zur Administration eines Arbeitsverhältnisses. Auch die Mitarbeiter:innen an sich, benötigen Zeit, um ihre Informationen bereitzustellen bzw. abzufragen. Durch einen persönlichen Zugang zu einer Personalmanagement-Software können sie u.a. ihre Arbeitszeit erfassen, ihre Abwesenheiten z.B. Urlaube beantragen, ihre Verträge und Dokumente einsehen und bereitstellen oder auch ihre Personalangaben der Arbeitergeber:in zentral bereitstellen. Alles an einer Stelle digital und ohne Zettelwirtschaft.

Mitarbeiterbeteiligung

Personalwesen ist Arbeit mit Menschen. Menschen möchten nicht einseitig beschallt und angewiesen werden, sondern auch die Chance haben sich proaktiv zu beteiligen. Oft fehlt dazu die Möglichkeit. Personaltools geben Mitarbeiter:innen die Möglichkeit sich aktiv einzubringen, mit ihren Arbeitgeber:innen in Kontakt zu treten und auch aktiv über ihre Datenverwendung zu entscheiden. Damit werden Mitarbeitende proaktiv im Prozess beteiligt.

Fristen und gesetzliche Anforderungen im Blick

Gerade im Personalwesen sind Fristen w.z.B. auslaufende Arbeitsverträge, auslaufende Qualifikationen bzw. Zertifizierungen, Überschreitung von KFB Tagen pro Jahr oder das Erreich der Höchstüberlassungsdauer wichtig. Diese Fristen im Blick zu behalten ist ein hoher und oft auch fehleranfälliger Prozess. Eine Personalmanagement-Software kann hier durch automatisierte Prozesse und optimierte Ansichten Abhilfe schaffen. Die Fehleranfälligkeit kann durch Datenvalidierung sowie technische Automatisierung spürbar reduziert werden. Damit reduziert sich automatisch das Risiko sowie der Stress aller Beteiligten.

Datenschutz und Datensicherheit

Die Aufbewahrung von Personaldaten z.B. auf dem Papier oder einer Exceldatei sind aus Sicht von Datenschutz sowie Datensicherheit höchst bedenklich. Das Papier kann einfach entwendet oder rückstandslos beseitigt werden. Eine Excelliste kann schnell mit unberechtigten Dritten geteilt werden. Rückgängig gemacht sowie nachvollzogen werden, kann eine solche Handlung nicht mehr. Viele Unternehmen bewegen sich in der Verarbeitung ihrer Personaldaten, die besonders schützenswert und vertraulich sind, außerhalb des aktuellen Stand der Technik zur Aufbewahrung und Verarbeitung von Personaldaten.

Eine Personalmanagement-Software kann durch Datenverschlüsselungsmaßnahmen sowie unterschiedlichen Sicherheitstechniken zum einen den Zugriff vor unberechtigten Dritten abwehren. Auch ist es möglich jegliche Veränderungen Benutzer basierend nachzuvollziehen, um die Nachweiskette nicht zu unterbrechen. Entsprechende Verfahren sind für einzelne Unternehmen finanziell wie auch technisch nicht leistbar. Entsprechend manuelle und händische Lösungen können mit diesem Sicherheitsniveau nicht mithalten. Die Gesetzgebung fordert jedoch immer stärker den Schutz entsprechender Daten durch eine entsprechend strengere Gesetzgebung. Die Strafen bei Nichteinhaltung oder Verletzung der Gesetzgebung w.z.B. durch Verhängung von Bußgeldern sind in den vergangenen Jahren spürbar gestiegen.

Dezentrales Arbeiten – Remote Work

Dezentrale Arbeitsmodelle sowie dezentrales Arbeiten, auch Remote Work genannt, hat in den vergangenen Jahren stark aufgrund digitaler Vernetzung und globaler Kommunikationsmöglichkeiten stark an Bedeutung gewonnen. Mit dem Mobiltelefon, Tablet wie auch Laptop arbeiten Mitarbeitende wie auch Personalplaner:innen rund um die Uhr von jedem Ort auf der Welt. Der Digitalisierung sei dank, entdecken Mitarbeitende eine neue Freiheit.

Entsprechend erwarten sie auch auf ihre Werkzeuge, Daten und Prozesse von überall zugreifen zu können. Durch eine cloudbasierte Personalmanagement-Software können Personalplaner:innen wie auch Mitarbeiter:innen jederzeit auf ihre Informationen w.z.B. Dienstpläne, Dokumente, Arbeitszeiten uvm. Zugreifen. Das erhöht die Flexibilität, Einsatzgeschwindigkeit und Motivation aller Beteiligten.

Welche Teilprozesse deckt eine gute Personalmanagement-Software ab?

Je umfangreicher eine Personalmanagement-Software ist, desto mehr Prozesse können digitalisiert und automatisiert werden. Je mehr Prozesse in einem Werkzeug gebündelt werden können, desto weniger Werkzeuge und damit Medienbrüche, manuelle Übertragungen, sind notwendig.  Aus unserer Sicht sollte eine Personalmanagement-Software den gesamten Lebenszyklus einer Mitarbeiter:in abdecken. Dies umfasst folgende Teilprozesse:

• Rekrutierung
• Onboarding
• Talent Management
• Personalverwaltung
• Personalentwicklung und -controlling
• Personalkommunikation
• Qualifikationsmanagement
• Personaleinsatzplanung
• Leistungserfassung wie Zeiterfassung mit Arbeitszeitkonten
• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
• Vertrags- und Dokumentenmanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Handling externer Beteiligter
• Auswertungsmöglichkeiten für strategische Personalplanung
• Offboarding

Welche Arten von einer HR-Software gibt es?

Grundsätzlich gibt es viele Namen und Abkürzungen von Personalmanagement-Software. Dazu gehören u.a. Personalinformationssysteme (HRIS – Human Resource Information System), Humankapitalmanagement-Software (HCM – Human Capital Management) oder Human Resource Management System (HRMS – Human Resource Management System).

Am Ende des Tages bezeichnen diese jedoch ein und dasselbe. Unterschiedlich ist hier oft nur der Leistungsumfang, d.h. welche Teilprozesse diese Systeme abbilden.

Wer sollte eine Personalmanagement-Software nutzen?

Eine Verwaltungssoftware ist für jedes Unternehmen mit mehr als einem Mitarbeiter interessant. Denn egal, ob ein oder tausend Mitarbeitende, die gesetzlichen Anforderungen sind gleich bzw. sehr ähnlich. Je mehr Mitarbeitende ein Unternehmen hat, desto wichtiger und bedeutsamer sind die Effekte die durch ein solches Werkzeug erreicht werden kann. Dabei sollte jedoch genau auf die branchentypischen Anforderungen des Unternehmens geachtet werden. Denn wie auch bei jeder anderen Software hat jede Stärken und Schwächen, die das Unternehmen vor einer Implementierung kennen sollte.

Wie teuer ist eine Personalmanagement-Software?

Hier kann aufgrund der Vielfalt an Möglichkeiten keine exakte Aussage getroffen werden. Von wenigen Euro bis zu zehntausenden Euro je Monat ist die Spannweite groß. Dabei orientiert sich der Preis oft am Funktionsumfang sowie der Anzahl der Mitarbeitenden. Auch hier gilt: Je mehr Mitarbeitende, desto günstiger die Kosten bzw. größer die Effektivität.

Bei der Preisstruktur sollte unbedingt auf die Abrechnungsart unterschieden werden. Hierbei gibt es Angebote je Mitarbeiter und Monat, je Personalplaner oder auch Pauschale Pakete. Es wird empfohlen vorab eine genaue Preisanalyse zu machen, um bei wachsender Mitarbeiteranzahl keine böse Überraschung zu erleben.

Wann lohnt sich eine Personalmanagement-Software?

Diese Frage beantwortet sich schnell bei der Hochrechnung der einzusparenden Arbeitszeit der Beteiligten. Hierbei kann die eingesparte Arbeitszeit der Personaler:innen sowie auch der Mitarbeitenden hochgerechnet werden. Oft lohnt sich eine Implementierung bereits nach wenigen Monaten.