Leitfaden DSGVO-konforme Mitarbeiterdaten

Dieser Leitfaden bietet einen Überblick und praktische Tipps für eine DSGVO-konforme Verwaltung von Mitarbeiterdaten und gibt Empfehlungen zu deren Umsetzung im Unternehmensalltag.

Denn im lebhaften Unternehmensalltag mit großer Mitarbeiterschaft sind Mitarbeiterdaten das A und O. Doch Fehler bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) können teuer werden, und dazu noch das Vertrauen von Mitarbeiter:innen und Kund:innen erschüttern.

Mitarbeiterdaten verstehen:
Was gehört dazu und was ist erlaubt?

Der Begriff der Mitarbeiterdaten bezeichnet alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare Person im Kontext des Arbeitsverhältnisses beziehen, und die von einem Unternehmen erhoben werden: Beginnend bei der Bewerbung bis hin zum Austritt aus dem Unternehmen. 

Denken Sie an Kontakt- und Vertragsdaten, Lohn- und Gehaltsinformationen, Zeiterfassungsdaten, Qualifikationsnachweise und vieles mehr. Die schiere Menge und Vielfalt dieser Daten in personalintensiven Branchen machen eine strukturierte Verwaltung zur absoluten Notwendigkeit. 

Eine zentrale Mitarbeiterdatenbank, wie sie eine moderne HR-Software wie Teamhero bietet, hilft dabei, Stammdaten, Qualifikationen und sogar individuelle Felder übersichtlich zu verwalten und den Überblick zu behalten.

Beispiele für Mitarbeiterdaten:

• Personenstammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit)
• Kontaktdaten (Private Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Vertragsdaten (Eintrittsdatum, Position/Stellenbezeichnung, Abteilung, Vertragsart, Kündigungsfristen)
• Bankdaten (IBAN, BIC für Gehaltszahlungen)
• Sozialversicherungsdaten (Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse)
• Steuerdaten (Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge)
• Arbeitszeitdaten (Erfasste Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubsanträge/-tage, Krankheitstage)
• Vergütungsdaten (Gehalt/Lohn, Zulagen, Boni, Gehaltsentwicklung)
• Qualifikationsdaten (Ausbildungsnachweise, Zertifikate, Weiterbildungen, Sprachkenntnisse, Führerschein)
• Leistungs- und Verhaltensdaten (Mitarbeiterbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Abmahnungen)
• Organisatorische Daten (Personalnummer, Kostenstelle, Zutrittsberechtigungen)
• Daten zur betrieblichen Altersvorsorge
• Fotos/Videos (z.B. für Mitarbeiterausweis, Intranet, Website – oft einwilligungspflichtig)
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse aus der Bewerbungsphase)
  

Die Basis:
Wann Sie Daten erheben dürfen (und müssen)

Viele Daten sind schlicht notwendig, um ein Arbeitsverhältnis überhaupt durchführen zu können. Ohne Namen, Adresse, Bankverbindung oder Sozialversicherungsnummer können Sie weder Gehalt zahlen noch Meldungen an Behörden vornehmen. Die Datenschutz-Grundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erlauben die Verarbeitung dieser erforderlichen Mitarbeiterdaten (§ 26 BDSG). 

Prüfen Sie dennoch stets kritisch: Ist diese Information wirklich für den Zweck (z.B. Vertragserfüllung, gesetzliche Pflicht) notwendig? Dieser Grundsatz der Erforderlichkeit und Datenminimierung ist Ihr erster Prüfstein.

Besondere Vorsicht bei sensiblen Daten

Bestimmte Kategorien der Mitarbeiterdaten genießen besonderen Schutz nach Art. 9 DSGVO, da sie tief in die Privatsphäre eingreifen. Dazu zählen Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, es sei denn, eine klare Ausnahme greift. 

Gerade in personalintensiven Branchen wie der Eventorganisation, der Pflege oder im Sicherheitsgewerbe können Gesundheitsdaten oder spezifische Eignungsnachweise (z.B. Zertifikate, Führungszeugnis) durchaus relevant sein, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen oder die Eignung für bestimmte Einsätze sicherzustellen. Umso wichtiger ist hier die strikte Zweckbindung: Diese Daten dürfen nur, für den klar definierten, legitimen Zweck verwendet werden. 

Ein strenger Zugriffsschutz ist ebenfalls Voraussetzung: Gehen Sie also sicher, dass nur absolut befugte Personen diese sensiblen Informationen einsehen können.

Wann eine Einwilligung erforderlich wird

Geht die Datenverarbeitung über das Notwendige hinaus, brauchen Sie die ausdrückliche Einwilligung Ihrer Mitarbeiter:innen. Typische Fälle sind die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos auf der Website oder die Nutzung von Daten für nicht unmittelbar arbeitsbezogene Zwecke.

Damit eine solche Einwilligung wirksam ist, muss sie freiwillig, informiert (über Zweck, Widerrufsrecht etc.) und idealerweise schriftlich oder elektronisch nachweisbar sein. Im Arbeitsverhältnis ist die Freiwilligkeit besonders kritisch zu prüfen. 

Die praktische Herausforderung liegt oft darin, gerade bei einer großen Zahl, vielleicht auch häufig wechselnder Mitarbeiter:innen, Einwilligungen (z.B. für Fotos auf Events, Datenweitergabe an Kunden für Sedcards) revisionssicher zu managen. 

Digitale Tools wie Teamhero helfen hier mittels übersichtlicher Dokumentspeicherungsmodule, den Status jeder Einwilligung und wichtiger Nachweise wie z.B. Immatrikulationsbescheinigungen zentral zu verfolgen und die Dokumente direkt in der digitalen Personalakte abzulegen.

Rechtsgrundlagen:
Das Fundament Ihrer Compliance

Neben der zentralen deutschen Norm für Beschäftigtendaten, § 26 BDSG, müssen Sie im Rahmen des Datenschutzes am Arbeitsplatz stets die Grundprinzipien der DSGVO (Art. 5) bezüglich der Verwaltung von Mitarbeiterdaten im Blick behalten:

• Zweckbindung: Daten nur für den Zweck nutzen, für den sie erhoben wurden.
• Datenminimierung: Nur so viele Daten erheben und speichern, wie wirklich nötig.
• Richtigkeit: Daten aktuell und korrekt halten.
• Speicherbegrenzung: Daten löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
• Integrität und Vertraulichkeit: Daten aktiv durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) schützen.

Die Pflicht zum aktiven Schutz ist keine Option. Systeme wie Teamhero, die Datensicherheit in den Fokus Ihrer Software rücken, erleichtern die Einhaltung der Richtlinien enorm. 

Konkret setzt Teamhero für den Datenschutz der Mitarbeiterdaten auf verschiedene Maßnahmen: Ihre Daten werden ausschließlich in einem mehrfach zertifizierten (u.a. ISO 27001), redundanten Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland gehostet. Zudem sind sämtliche Zugriffe auf das System und die Datenübertragung konsequent SSL-verschlüsselt, während tägliche, automatisierte Backups auf redundanten Speichersystemen die Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten zusätzlich absichern.

Praktische Umsetzung:
Datenschutz am Arbeitsplatz leben

Rechtliches Wissen muss in die Praxis übersetzt werden. Implementieren Sie dazu ein robustes Sicherheitskonzept. Darunter fallen technische Vorkehrungen (Verschlüsselung, sichere Software) und organisatorische Regeln (Zugangsbeschränkungen). Denken Sie auch an die physische Sicherheit: Verschlossene Aktenschränke und gesicherte Büros sind nach wie vor relevant. 

Führen Sie zudem das gesetzlich vorgeschriebene Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT). Es ist Ihr zentraler Compliance-Nachweis und muss stets aktuell gehalten werden – betrachten Sie es als lebendes Dokument, das angepasst wird, sobald neue Prozesse starten. 

Tools wie Teamhero, die eine zentrale Mitarbeiterdatenbank bieten, können die Pflege des VVT unterstützen, da viele notwendige Informationen (Datenkategorien, Zwecke, Löschfristen) dort strukturiert hinterlegt sind.

Fokus: Datenschutz im Bewerbermanagement

Gerade in personalintensiven Branchen ist das Bewerbermanagement ein datenschutzrechtlicher Hotspot. Achten Sie auf Datenminimierung und fragen Sie nur Nötiges ab. Informieren Sie Bewerber:innen transparent über die Datenverarbeitung. 

Möchten Sie Kandidat:innen in einen Talentpool aufnehmen, benötigen Sie eine separate, freiwillige Einwilligung. Ganz entscheidend: Löschen Sie die Daten abgelehnter Bewerber:innen zeitnah, in der Regel nach spätestens 6 Monaten (wegen AGG-Fristen), sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt. 

Eine saubere Datenverwaltung von Beginn an, unterstützt durch Funktionen für Bewerbermanagement, wie sie eine gute Personalverwaltungssoftware bietet, ist hier eine enorme Hilfe.

Mitarbeiter:innen sensibilisieren

Der Faktor Mensch spielt immer eine Rolle. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig zu den Grundlagen von Datenschutz am Arbeitsplatz, internen Richtlinien und aktuellen Gefahren wie Phishing. Eine sensibilisierte Belegschaft ist Ihr bester Schutz gegen unbeabsichtigte Fehler.

Datenschutzbeauftragte:r (DSB)

Prüfen Sie, ob Sie eine:n DSB benennen müssen (in Deutschland oft ab 20 Personen, die ständig automatisiert Daten verarbeiten). Der DSB berät und überwacht unabhängig und ist wichtiger Ansprechpartner.

Mitarbeiterrechte ernst nehmen:
Auskunft, Löschung & Co

Der Datenschutz nach DSGVO stärkt im Hinblick auf Mitarbeiterdaten die Rechte Ihrer Mitarbeiter:innen. 

Ihre Mitarbeiter:innen haben demnach das Recht auf Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Mitarbeiterdaten (was, warum, wie lange, wer erhält Einblick?). Sie können Auskunft verlangen, und oft auch eine Kopie ihrer Daten (Art. 15 Abs. 3 DSGVO) anfordern. Sie können zudem die Berichtigung falscher Daten und unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung verlangen („Recht auf Vergessenwerden“). Auch das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gehört dazu.

Etablieren Sie klare Prozesse, um Anfragen fristgerecht (meist 1 Monat) und korrekt zu bearbeiten. Legen Sie Zuständigkeiten fest und dokumentieren Sie alles.

Datenlebenszyklus:
Aufbewahren und sicher löschen

Daten dürfen nicht ewig gespeichert werden und gleichzeitig gibt es gesetzliche Pflichten zur Aufbewahrung. 

Bevor Sie Daten löschen, prüfen Sie darum gesetzliche Aufbewahrungsfristen, z.B. aus dem Steuerrecht (oft 6 oder 10 Jahre für Lohnunterlagen). Sie haben Vorrang, aber nach Ablauf der Frist müssen die Daten gelöscht werden.

Systematisch löschen mit Konzept

Entwickeln Sie ein schriftliches Löschkonzept, das festlegt, wann welche Datenkategorien wie gelöscht werden. Dies ist oft eine abteilungsübergreifende Aufgabe (HR, IT, Recht). Ein gutes Konzept verhindert Datenfriedhöfe und reduziert Risiken. 

Nutzen Sie nach Möglichkeit die Unterstützung moderner Personalsoftware wie Teamhero, die Funktionen zur Verwaltung von Dokumentengültigkeiten bietet und Sie daran erinnern kann, wenn Nachweise ablaufen oder Löschfristen anstehen, z.B. durch automatische Anfragen an Mitarbeiter:innen für erneuerte Dokumente.

Datenpannen:
Schnell und richtig handeln

Trotz aller Vorsicht kann mal etwas schiefgehen. Eine Datenpanne erfordert schnelles, strukturiertes Handeln.

Bewerten Sie jede Sicherheitspanne sofort: Besteht voraussichtlich ein Risiko für die Betroffenen? Wenn ja, müssen Sie die Aufsichtsbehörde möglichst binnen 72 Stunden informieren. Definieren Sie interne Meldewege und üben Sie den Notfallplan vielleicht sogar einmal durch, damit im Ernstfall jeder Handgriff sitzt.

Besteht sogar ein hohes Risiko für die Betroffenen, müssen Sie auch diese unverzüglich informieren.

Fazit:
Datenschutz am Arbeitsplatz als Chance begreifen

Die DSGVO-konforme Verwaltung von Mitarbeiterdaten ist ein Merkmal von Professionalität und Wertschätzung. Ein proaktiver Ansatz schützt vor Bußgeldern und Reputationsschäden.

Moderne Personalverwaltungssoftware wie Teamhero ist dabei ein wertvoller Partner. Sie hilft Ihnen, die Vielfalt der Mitarbeiterdaten zentral und sicher zu verwalten, Zugriffsberechtigungen klar zu steuern und Dokumente wie Verträge, Nachweise oder Einwilligungen digital und revisionssicher zu managen, inklusive automatischer Erinnerungen bei Ablauf. 

Teamhero unterstützt Sie auch dabei, Prozesse von der Rekrutierung über die Planung und Zeiterfassung bis zur Abrechnung zu standardisieren und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wie Löschfristen zu erleichtern. So gewinnen Sie neben Rechtssicherheit auch wertvolle Zeit für das Wesentliche: Ihre Mitarbeiter:innen und Ihr Kerngeschäft. 

Bereit für eine sorgenfreie Verwaltung Ihrer Mitarbeiterdaten?
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