Personaladministration: Welche Aufgaben hat eine Personalabteilung?

Sie sorgen dafür, dass Gehälter pünktlich überwiesen werden, Urlaubsanträge reibungslos ablaufen und neue Mitarbeiter:innen vom ersten Tag an optimal integriert werden – die Menschen in der Personaladministration. 

Sie sind ein grundlegender Baustein und damit unverzichtbar für das Funktionieren jedes größeren Unternehmens. Von der Einhaltung komplexer rechtlicher Vorschriften bis zur strategischen Personalplanung: Die Aufgaben der Personalverwaltung sind vielfältig und anspruchsvoll. Dieser Beitrag gibt Einblicke in einen Bereich, der viel mehr zu bieten hat, als man auf den ersten Blick vermuten würde.

Was bedeutet Personaladministration?

Personaladministration ist der Bereich des Personalmanagements, der sich mit allen administrativen Aufgaben beschäftigt, die mit dem Arbeitsverhältnis von Mitarbeitenden verbunden sind. Dies beginnt mit der Einstellung und endet mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Personalverwaltung umfasst dabei nicht nur interne Prozesse, sondern auch externe Interaktionen, etwa mit Behörden oder Sozialversicherungsträgern

Die Personaladministration deckt klassische Aufgabenfelder wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Arbeitszeiterfassung und die Pflege von Personalakten ab. Überdies ist sie für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Datenschutz verantwortlich. Personalverwaltung mag oft als trockenes Thema erscheinen, doch ihre Bedeutung für das Unternehmen ist immens. Fehler in der Personalverwaltung können hohe Kosten verursachen und das Unternehmensimage nachhaltig schädigen.

Personalverwaltung: Ihre Aufgaben im Überblick

Verwaltung von Personaldaten und Dokumentation

Die Dokumentation von Personaldaten ist eine der Kernaufgaben der Personaladministration. Hierbei werden Personaldossiers angelegt und gepflegt. Zu den Inhalten zählen beispielsweise persönliche Daten der Mitarbeitenden, ihre Vertragsdaten, Qualifikationen und Informationen zu Fortbildungen. Eine strukturierte Dokumentation ist sowohl für die Personalabteilung, als auch für Führungskräfte wichtig, schließlich dient sie als Basis für Entscheidungen und die Entwicklung der Mitarbeitenden.

Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Ein weiterer zentraler Aufgabenbereich ist die Lohnbuchhaltung. Ohne eine korrekte und pünktliche Abrechnung von Löhnen und Gehältern kommt es durch Unregelmäßigkeiten und Verzögerungen leicht zu Unzufriedenheit und Misstrauen unter den Beschäftigten. Die Personaladministration übernimmt hier nicht nur die Berechnung und Auszahlung der Gehälter, sondern auch die Abführung von Sozialabgaben und Steuern an die entsprechenden Behörden.

Die Einführung digitaler Abrechnungssysteme hat diesen Prozess zum Glück stark vereinfacht und die Fehleranfälligkeit reduziert.

Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung

Die Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaubsanträgen und Krankheitstagen gehört ebenfalls zu den Hauptaufgaben der Personalverwaltung. Die Arbeitszeitregelungen müssen dabei stets den aktuellen rechtlichen Vorgaben entsprechen. Gerade in Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen, wie Gleitzeit oder Home-Office, ist eine präzise Erfassung von Arbeitszeiten wichtig. Durch professionelle Zeiterfassungsprogramme können diese Daten automatisiert und in Echtzeit verarbeitet werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Bearbeitung von Mitarbeitendenanträgen

Neben der Arbeitszeitverwaltung übernimmt die Personaladministration die Bearbeitung unterschiedlicher Anträge der Mitarbeitenden. Darunter fallen Urlaubsanträge, Anfragen zu Fortbildungen, Anträge auf Elternzeit oder Einsicht in die Personalakte.

Dabei kommt es auf transparente Kommunikation und eine verlässliche Bearbeitung der Anliegen an. Bei diesen Aufgaben tritt die Personaladministration als Schnittstelle zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den Anforderungen des Unternehmens in Erscheinung.

Erstellung von Zeugnissen und Bescheinigungen

Ein weiterer Baustein des Aufgabenbereichs der Personaladministration kann die Ausstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen sein. Dabei ist eine präzise und rechtlich einwandfreie Formulierung gefragt, da derlei Bescheinigungen nicht nur eine zentrale Rolle in der Karriereplanung von Beschäftigten spielen, sondern auch rechtlichen Standards genügen müssen.

Meldepflichten und Rechtskonformität

Die Personaladministration ist dafür verantwortlich, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Hierzu gehört die fristgerechte Meldung von Beschäftigten an Sozialversicherungsträger und andere Behörden. Dazu ist es notwendig, dass die Verwaltungsteams immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Vorgaben sind.

Digitalisierung in der Personalverwaltung: Effizienzsteigerung und Automatisierung

Die Digitalisierung bringt tiefgreifende Veränderungen in die Personalverwaltung. Vor allem personalintensive Unternehmen profitieren von digitalen Lösungen, die wiederkehrende Aufgaben automatisieren und so die Effizienz steigern. 

Teamhero bietet verschiedene Funktionen für eine zukunftsorientierte Personalverwaltung.

Digitale Zeiterfassung: Flexibel und Mobil

• Orts- und geräteunabhängige Zeiterfassung: Mitarbeitende, Projektleitende oder Teamverantwortliche können Arbeitszeiten direkt vor Ort über das Handy, im Büro am PC oder auf dem Tablet erfassen. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass die Zeiten jederzeit und überall dokumentiert werden können, unabhängig vom Einsatzort.
• Prüfung und Validierung: Nach der Erfassung gelangen die Arbeitszeiten ins zentrale System von Teamhero, wo sie zur Prüfung bereitgestellt werden. Diese Funktion ermöglicht eine effiziente Kontrolle und sorgt dafür, dass nur validierte Zeiten in die Gehaltsabrechnung einfließen. So wird die Korrektheit der Daten sichergestellt und der administrative Aufwand für die Personalverwaltung reduziert.

Zentrales Bewerbermanagement: Alle Prozesse in einem Tool

Personalintensive Unternehmen mit hoher Mitarbeiter:innenfluktuation sind auf einen effizienten und übersichtlichen Bewerbungsprozess angewiesen. Teamhero deckt alle Schritte des Bewerbermanagements ab.

• Zentrale Steuerung des Bewerbungsprozesses: Alle Bewerbungen werden zentral im Teamhero-System erfasst und verwaltet. Sie erhalten eine durchgängige Übersicht über den aktuellen Status aller Bewerbungen und vereinfachte Möglichkeiten zur Koordination von Bewerbungsgesprächen und der weiteren Kommunikation.
• Dokumentenmanagement und bidirektionale Kommunikation: Bewerbungsunterlagen wie Lebensläufe und Zeugnisse werden digital gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Die integrierte bidirektionale E-Mail-Kommunikation erleichtert den Austausch mit Bewerber:innen, da Nachrichten direkt aus der Plattform versendet und empfangen werden können. Zudem ist es möglich, Bewerber:innen bei der Einstellung nahtlos in die Mitarbeitendenverwaltung zu überführen.

Einsatz- und Schichtplanung: Struktur und Flexibilität für Teams

Teamhero ermöglicht eine umfassende und flexible Einsatzplanung. Gerade in Bereichen wie Eventmanagement oder Promotion, wo kurzfristige Einsätze und wechselnde Schichten die Regel sind, bietet Teamhero die notwendigen Werkzeuge, um Übersicht und Struktur zu schaffen.

• Verschiedene Planungsansichten: Teamhero bietet aktuell 19 verschiedene Ansichten für die Einsatzplanung. So können Unternehmen auch in hektischen Phasen den Überblick behalten und schnell auf Änderungen reagieren.
• Schichtplanung und Mitarbeitendenpräferenzen: Mit Teamhero können leicht Schichtpläne für das gesamte Team erstellt werden. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, Wunsch-, Könnte- und Kann-nicht-Zeiten anzugeben: Ein sehr beliebtes Feature in jeder Belegschaft. So wird sichergestellt, dass die Verfügbarkeit und die Wünsche der Mitarbeiter:innen berücksichtigt werden können, was die Zufriedenheit im Team steigert.

Mitarbeiterdatenbank: Der digitale Ersatz für altmodische Personalakten

Die Teamhero Mitarbeiterdatenbank ersetzt herkömmliche Personalakten durch eine zentrale, digitale Plattform. Alle Mitarbeitendeninformationen – von Stammdaten über Arbeitszeitkonten bis zu Qualifikationen – sind übersichtlich an einem Ort verfügbar. Verfügbarkeiten lassen sich einfach verwalten, und dank der 360°-Übersicht behalten Unternehmen stets den Überblick über alle Personalressourcen und können flexibel reagieren.

So bringt eine gute Personalverwaltung Unternehmen weiter

Die Qualität der Personalverwaltung hat spürbare Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen.

Höhere Mitarbeitendenzufriedenheit

Ein pünktlicher und korrekter Gehaltsprozess, eine transparente Urlaubsplanung und eine zuverlässige Bearbeitung von Anfragen sind wesentliche Faktoren, die zur Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen beitragen. Wenn Beschäftigte sich darauf verlassen können, dass ihre Anliegen ernst genommen und rasch bearbeitet werden, stärkt das das Vertrauen in das Unternehmen und reduziert die Fluktuation.

Entlastung des Managements

Durch die verlässliche Erledigung administrativer Aufgaben entlastet die Personalverwaltung das Management, das sich so auf strategische Aufgaben konzentrieren kann. 

Unterstützung bei der strategischen Personalplanung

Eine gut strukturierte Personalverwaltung liefert wichtige Daten zur strategischen Personalplanung. So können Unternehmen besser auf zukünftige Entwicklungen reagieren und den Personalbedarf gezielt steuern. In Zeiten des Fachkräftemangels und demographischer Veränderungen ist das enorm hilfreich, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Förderung der Compliance und Reduzierung rechtlicher Risiken

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Schutz personenbezogener Daten sind zentrale Aufgaben der Personalverwaltung. Eine sorgfältige Umsetzung dieser Anforderungen schützt das Unternehmen vor möglichen Rechtsproblemen und Reputationsverlusten.

Personalverwaltung 2.0: Bereit für die Herausforderungen von morgen

Die Personaladministration ist das Rückgrat eines funktionierenden Personalmanagements. Sie umfasst eine Vielzahl bedeutsamer Aufgaben, auf die kein Unternehmen verzichten kann. 

Mit der fortschreitenden Digitalisierung eröffnen sich neue Möglichkeiten, die Personalverwaltung zu optimieren und effizienter zu gestalten. Digitale Lösungen wie digitale Personalakten, Zeiterfassungssysteme und Software zur Einsatzplanung bieten enorme Potenziale, die sowohl den bürokratischen Aufwand reduzieren als auch die Qualität der Personalverwaltung steigern. 

Im Notfall kann auch das Outsourcing bestimmter Aufgaben eine attraktive Option sein, insbesondere für Unternehmen, die ihre internen Ressourcen schonen möchten.

So oder so: Eine Unternehmung, die ihre Personalverwaltung ernst nimmt, legt den Grundstein für eine motivierte Belegschaft, stabile Arbeitsprozesse und nachhaltigen Erfolg.

Investieren Sie jetzt in Ihre Personalverwaltung und in die Zukunft Ihres Unternehmens.