Personalplanung bei Veranstaltungen

Besonders Event-Agenturen kennen es: Der Auftrag kommt inklusive sportlicher Zeitplanung. Personalplanung bei Veranstaltungen ist eine echte Herausforderung. Ein wichtiges Thema ist dann, wie zügig eine möglichst flexible Personalplanung für das Event aufgestellt werden kann. Schauen wir uns das hier mal genauer an:

Die besonderen Herausforderungen der Personalplanung bei Veranstaltungen

Steht so ein Event auf der Agenda, dann muss alles oft schnell gehen. Es muss rasch geplant und organisiert werden. Besonders herausfordernd ist hier die Personalplanung.

Egal ob Großevent im Stadion, eine Event-Promotion oder ein Ereignis in einer Veranstaltungsstätte: Es wird dringend gutes und verfügbares Personal gebraucht. Letztlich muss das Team in voller Mannstärke stehen.

Flexibel planen ist Pflicht

Die kurzfristigen Absagen oder sogar No-shows sind ein echtes Problem in der Branche. Deshalb gibt es im Event-Bereich den Spruch: „Bei so vielen Absagen durch verstorbene Omas, da dürfte es eigentlich keine Omas mehr geben.“

So nimmt man diese Problematik mit viel Humor und das ist bestimmt ein guter Ansatz, aber etwas später schauen wir uns hier Teamhero an, denn unsere Lösung ist natürlich etwas zielführender.

Was ist, wenn nun ein geplantes Teammitglied ausfällt, das Event im Laufe der Zeit größer wird oder sich als personalintensiver entpuppt? Dann muss sehr zeitnah nachbesetzt werden. Das kann auch unmittelbar vor der Durchführung der Fall sein. Selbst vor Ort kann noch ungeplanter Bedarf entstehen. Inzwischen kommt es darauf an, in kürzester Zeit einen oder mehrere Mitarbeiter als Ersatz zu organisieren.

Teamheros Beitrag

Wie gut, wenn Ihre Event-Agentur bereits Teamhero im Einsatz hat. All die genannten Herausforderungen meistern Sie mit Teamhero im Handumdrehen.

Ein hervorragendes Team mit den richtigen Skills in kurzer Zeit casten? Dafür ist Teamhero da! So können Sie nach Fähigkeiten wie beispielsweise englischen Sprachkenntnissen selektieren oder sogar über den Attributfilter die Haarfarbe des Mitarbeiters wählen. Bei Ausfall eines Teammitglieds lässt sich ganz schnell nachbesetzen. Der neu gewählte Kandidat bekommt sogleich eine Nachricht auf sein Smartphone, damit alles schnell und reibungslos abläuft.

Und nun noch die Teamhero-Lösung zu den Absagen und No-shows:

1. Jobtauschfunktion – bevor es überhaupt zur Absage kommt. Der Mitarbeiter kann den Tausch seinen Jobs beim Auftraggeber anfragen.
2. No-shows können beim Check-in inklusive Erläuterung dokumentiert und später auch eingesehen werden.
3. Mithilfe der SMS-/E-Mail-Funktion kann schnell, super einfach und gezielt weiteres Personal als Ersatz angefragt werden.

Personalplanung bei Veranstaltungen: Unser Fazit

Wenn es um die Durchführung von Events geht, dann sind Sie mit Teamhero auf der sicheren Seite. Teamhero ist aktuell bereits erprobt bei Agenturen mit bis zu 15.000er Teamstärke.

Stressen Sie sich also bei diesem komplexen Thema nicht etwa mit einer unzureichenden Personalplanung in Excel-Sheets, sondern setzen Sie auf unsere professionelle Lösung.