Pre-Employment Screening: Was ist erlaubt?

Das Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter:innen ist für Unternehmen eine Investition in die Zukunft. Doch wie weit darf man gehen, um sicherzustellen, dass die Kandidat:innen wirklich zu dem Unternehmen passen? In der Ära der Digitalisierung, wo Informationen nur einen Klick entfernt sind, bewegen sich Arbeitgeber:innen auf einem schmalen Grat zwischen berechtigtem Interesse und Datenschutzverletzung. Dieser Artikel dient als Navigationshilfe durch die komplexen rechtlichen und ethischen Landschaften des Pre-Employment Screenings in Deutschland.

Datenschutz: Das ist beim Pre-Employment Screening erlaubt

In Deutschland gelten spezielle Regeln für das Pre-Screening und die Überprüfung von der Hintergründe von Bewerbern. Die Überprüfung von Qualifikationen ist grundsätzlich erlaubt, solange sie relevant für die ausgeschriebene Position sind.

Hintergrundüberprüfung

Arbeitgeber können eine Hintergrundüberprüfung durchführen, die jedoch durch das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Bewerbers und den Datenschutz eingeschränkt ist. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Deutsche Bundesdatenschutzgesetz legen fest, welche Informationen erhoben und verwendet werden dürfen.

Kriminalregister und finanzielle Stabilität

Die Überprüfung des Kriminalregisters ist nur in gesetzlich bestimmten Fällen erlaubt, etwa bei der Arbeit mit vulnerablen Zielgruppen wie Kindern. Die finanzielle Stabilität eines Bewerbers darf in der Regel nicht überprüft werden, es sei denn, sie ist für die Position relevant.

Persönlichkeitstests und Psychometrische Tests

Solcherlei Tests sind zulässig, solange sie nicht diskriminierend sind und einen direkten Bezug zur ausgeschriebenen Position haben.

Überprüfung von Qualifikationen

Berufliche Netzwerkprofile wie Xing oder LinkedIn sind eine Goldgrube für die Überprüfung von Qualifikationen. Das berechtigte Interesse des Unternehmens dient oft als rechtliche Grundlage für diese Art der Datenverarbeitung. Bei der Recherche im Internet gilt das Prinzip der Datensparsamkeit: Sammeln Sie nur das, was unbedingt notwendig ist.

Rückfragen bei vorherigen Arbeitgeber:innen

Rückfragen bei vorherigen Arbeitgeber:innen sind weiterer zulässiger Schritt, jedoch unter dem Vorbehalt, dass die Kandidat:innen im Vorfeld über die Kontaktaufnahme informiert werden sollten.

Ethische Überlegungen

Obwohl diverse Überprüfungen erlaubt sind, sollten arbeitgebende Unternehmungen stets das Persönlichkeitsrecht und den Datenschutz des Bewerbers respektieren. Unzulässige Fragen, die im Vorstellungsgespräch nicht gestellt werden dürfen, dürfen auch nicht durch eine Internetrecherche beantwortet werden.

Was ist beim Pre-Screening nicht erlaubt?

Private Netzwerke

Das Durchforsten von Facebook oder Instagram ist tabu und kann zu rechtlichen Konsequenzen führen. Das gilt auch für jegliche Datensammlung, die über das für die Position Erforderliche hinausgeht.

Verbotene Fragestellungen

Recherchen, die Fragen zu diskriminierenden Faktoren wie Geschlecht oder Religion beantworten, sind nicht gestattet.

Datensammlung

Nicht erfolgreiche Kandidat:innen haben das Recht, dass ihre Daten gelöscht werden.

Sicherheitsmaßnahmen

Achten Sie darauf, dass nur die zwingend erforderlichen Mitarbeiter:innen Zugang zu den gesammelten Daten haben.

Durch die strikte Einhaltung dieser Richtlinien kann das Pre-Employment-Screening sowohl effektiv als auch datenschutzkonform gestaltet werden.

Rechtliche Risiken für Arbeitgeber:innen

Das Ignorieren der Datenschutzregeln ist ein Spiel mit dem Feuer. Klagen seitens der Bewerber:innen können die Folge sein. Sollte es zu einer arglistigen Täuschung durch die Bewerber:innen kommen, ist zwar eine Anfechtung des Arbeitsvertrags möglich, aber der Beweis der Täuschung und deren Relevanz für die Einstellung liegt in der Verantwortung der Arbeitgeber:innen.

Die Nichteinhaltung der Regeln kann für Arbeitgeber:innen rechtliche Risiken bergen. Verstöße gegen das BDSG oder die DSGVO können zu Bußgeldern und Reputationsverlust führen. Daher ist es entscheidend, die Datenschutzbestimmungen strikt einzuhalten und sicherzustellen, dass alle Screening-Maßnahmen verhältnismäßig und gesetzeskonform sind.

Pre-Screenings und Arbeitsrecht: Passt das?

Doch wie verträgt sich das Pre-Employment-Screening mit dem deutschen Arbeitsrecht? Die Antwort ist komplex. In Deutschland ist die rechtliche Zulässigkeit von Pre-Employment-Screenings weder gesetzlich noch durch die Rechtsprechung eindeutig und umfassend geklärt. 

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erlaubt grundsätzlich die Verwendung personenbezogener Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung oder Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Das bedeutet, dass Arbeitgeber:innen ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse an der Überprüfung der Qualifikation eines Bewerbers haben müssen. 

Ein flächendeckendes Screening aller Mitarbeiter:innen ist daher in den meisten Fällen nicht zulässig.

Datenschutz spielt eine entscheidende Rolle bei der Durchführung von Pre-Employment-Screenings. Die Datenverarbeitung muss sich nach dem Zweck der Anbahnung des Arbeitsvertrags richten und darf nur so umfangreich sein, wie es der Datenverarbeitungszweck erfordert. Das bedeutet, dass die Maßnahmen verhältnismäßig sein müssen. 

Überprüfungen, die sich auf Vermögensverhältnisse, Vorstrafen und den Gesundheitszustand des Bewerbers beziehen, sind besonders kritisch zu bewerten. Für bestimmte Arten von Überprüfungen, wie die Kontaktaufnahme zu ehemaligen Arbeitgebern, ist die Einwilligung des Bewerbers erforderlich. Zudem dürfen bestimmte Informationen, wie das polizeiliche Führungszeugnis, nur dann verlangt werden, wenn das gesetzlich vorgeschrieben ist.

Acht Tipps für ein erfolgreiches Pre-Screening

Von der Klärung der Rechtsgrundlage bis zur Dokumentation: Diese acht Tipps helfen, ein erfolgreiches und datenschutzkonformes Pre-Screening durchzuführen.

1. Rechtsgrundlage klären:
   Bevor Sie mit dem Pre-Screening beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass eine rechtliche Grundlage dafür vorhanden ist. In Deutschland ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) maßgeblich. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn sie für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist oder wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht.
2. Informationsquellen differenzieren:
   Karriereorientierte Netzwerke wie Xing oder LinkedIn sind für die Recherche grundsätzlich zugänglich. Die Durchforstung privater Netzwerke wie Facebook oder Instagram ist jedoch unzulässig.
3. Transparenz schaffen:
   Informieren Sie Bewerber:innen im Voraus über Pre-Screenings und die Art der Daten, die Sie erheben werden. Das ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern auch eine rechtliche Anforderung.
4. Verhältnismäßigkeit wahren:
   Die gesammelten Informationen müssen im Verhältnis zur angestrebten Position stehen. Das heißt, je höher das Risiko für das Unternehmen durch eine Fehlbesetzung ist, desto intensiver darf das Pre-Screening ausfallen.
5. Freiwilligkeit und Abhängigkeitsverhältnis berücksichtigen:
   Die Einwilligung der Bewerber:innen kann eine rechtliche Grundlage für das Pre-Screening sein. Allerdings wird in der Regel nicht von einer solchen Freiwilligkeit ausgegangen, da ein Abhängigkeitsverhältnis besteht.
6. Alternativen nutzen:
   Bevor Sie zu intensiven Maßnahmen greifen, prüfen Sie, ob andere Möglichkeiten wie Vorstellungsgespräche oder Assessment-Center ausreichend sind, um ein klares Bild von den Bewerber:innen zu erhalten.
7. Dokumentation:
   Halten Sie alle Schritte des Pre-Screening-Prozesses schriftlich fest. Dies dient nicht nur der Nachvollziehbarkeit, sondern auch dem Schutz vor möglichen rechtlichen Konsequenzen.
8. Ethik nicht vergessen:
   Auch wenn es gesetzlich erlaubt sein mag, bestimmte Informationen zu sammeln, sollten ethische Überlegungen nicht außer Acht gelassen werden.

Fazit: Vorsicht beim Pre-Employment-Screening

Das Pre-Employment-Screening ist ein Balanceakt zwischen Informationsgewinnung und Datenschutz. Fehltritte können rechtliche Konsequenzen und Reputationsverlust bedeuten.