Dienstplan automatisch erstellen – so einfach geht’s!

Eine praktische Software erstellt Ihre Wochen-, Monats- und Jahresdienstpläne fast wie von selbst. Seien Sie also schlau und tauschen Sie umständliche Excel-Tabellen gegen eine effiziente Dienstplanerstellung ein.

Automatische Datenerfassung anstelle von Tabellenkalkulation mit mühsamer Formatierung und einer höheren Gefahr von Planungsfehlern. Legen Sie die anfallenden Personalverwaltungsaufgaben von der Schichtplanung über die Arbeitszeiterfassung bis hin zur Organisation sämtlicher Mitarbeiterdaten und Mitarbeiterwünsche stattdessen in eine Hand beziehungsweise in ein Tool: Teamhero. Im Folgenden beschreiben wir Ihnen die vielseitigen Funktionen und Vorzüge des Programms und erklären Ihnen, warum die Dienstplan Software auch für Ihr Unternehmen die perfekte Lösung für die Dienstplangestaltung ist.

Kurz vorweg: Was versteht man unter einem Dienstplan und wer braucht ihn?

In vielen Unternehmen werden Dienstpläne erstellt, damit sowohl feste als auch freie Mitarbeiter:innen wissen, wann sie arbeiten. Ein solcher Übersicht ist meist in Schichten, manchmal auch zusätzlich noch in Arbeitsbereiche unterteilt und gilt wahlweise für einen Tag, eine Woche, einen Monat oder sogar ein ganzes Jahr. Je nachdem, wie viele verschiedene Personen im Betrieb beschäftigt sind und wie viele Positionen und Abteilungen es zu besetzen gibt, kann die Erstellung eines Dienstplans sehr aufwendig sein. Abwesenheiten müssen genauso berücksichtigt werden wie Wunschzeiten. Kommt es zu einem spontanen Diensttausch zwischen zwei Mitarbeiter:innen muss auch dieser registriert werden, damit die Arbeitsstunden dem korrekten Stundenkonto zugeordnet werden können. Ein Dienstplan ist also eine durchaus komplexe Angelegenheit und ein sehr wichtiges Planungsinstrument.

Welche Funktionen und Features unterstützt die Software Teamhero?

Mit Teamhero können Personaler:innen einerseits den Dienstplan automatisch erstellen und andererseits viele zusätzliche Personalverwaltungsaufgaben digitalisieren. Zur Grundausstattung des Tools zählt zum Beispiel eine Personaldatenbank, in der Sie alle relevanten Mitarbeiterdaten sammeln können. Indem Sie die einzelnen Profile mit dem dazugehörigen Arbeitszeitkonto verknüpfen, vereinfachen Sie sich die Arbeitszeiterfassung und somit auch die Gehaltsabrechnung. Urlaubszeiten und andere Fehlzeiten können ganz leicht erfasst und hinterlegt werden, sodass bei der aktuellen Dienstplanerstellung auch nur auf die Mitarbeiter:innen zurückgegriffen wird, die in der erforderlichen Kalenderwoche verfügbar sind und eine Wechselschicht an einem Feiertag oder Wochenendarbeit übernehmen können.

Die wichtigsten Funktionen von Teamhero auf einen Blick:

Einsatzplanung

Teamhero bietet Ihnen übersichtliche Vorlagen für alle Arten von Schichtplänen. Sie können eigene Arbeitsbereiche definieren und weitere Kriterien hinzufügen, um den Dienstplan genau auf Ihre Bedürfnisse und Ansprüche abzustimmen.

Rekrutierung

Ob Gestaltung einer Stellenanzeige, Verwaltung und Überführung von Bewerber:innen oder Organisation der Vorstellungstermine, mit Teamhero haben Sie alle potenziellen Neuzugänge im Griff und überzeugen von Beginn an mit einem professionellen Auftreten.

Mitarbeiterdatenbank

Sammeln Sie die relevanten Basisdaten Ihrer Angestellten in der Teamhero Personaldatenbank. Befinden sich alle Informationen an einem Ort, auf den Sie und alle Berechtigten jederzeit Zugriff haben, lässt sich selbst ein kurzfristiger Diensttausch problemlos planen.

Mitarbeiterportal

Je mehr sich Mitarbeiter:innen einbringen können und je transparenter die Gesamtplanung der Arbeitszeiten und Schichten, desto höher die Mitarbeiterzufriedenheit. Zugang zu allen relevanten Informationen gibt es bei Bedarf über das Teamhero Mitarbeiterportal.

Arbeitszeiterfassung

Mithilfe von Teamhero können Sie minutengenau die Arbeitszeiten, Ruhepausen und Überstunden Ihrer Mitarbeiter:innen per Smartphone, Tablet oder Computer erfassen – nicht nur zu Dokumentationszwecken, sondern auch als Basis für eine genaue Abrechnung.

Schnittstellen und Exporte

Mitarbeiterdaten wie Stundenzettel, Arbeitszeitkonten und Fehlzeiten lassen sich mit Teamhero auf Knopfdruck exportieren und auswerten. Weiterhin können Sie die Lohnabrechnungen durch automatische DATEV Lodas und Sage HR vorbereiten.

Dokumente

Mit Teamhero können Sie für Ihre Mitarbeiter:innen zum Beispiel Nachweise über die geleisteten Arbeitsstunden nach individueller Vorlage erstellen. Außerdem besteht die Möglichkeit, Verträge und individuelle Vereinbarungen zu hinterlegen. Dies ist nicht nur im Falle einer gesetzlichen Dokumentationspflicht sinnvoll, sondern generell empfehlenswert.

Welche Branchen profitieren von einer automatischen Dienstplanerstellung?

Gegenfrage: Welche Branchen würden sich denn nicht über schnelle, unkomplizierte und effiziente Planungsprozesse freuen? Richtig, keine! Denn eine zuverlässige und genaue Einsatzplanung gewährleistet eine gute Planbarkeit, erhöht Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit und trägt somit zum Geschäftserfolg bei. Und wer möchte darauf schon verzichten? Ob Unternehmen im Bereich des Gesundheitswesens, Anbieter von Fahrdiensten oder Eventlocations – alle personalintensiven Unternehmen profitieren von übersichtlichen Dienstplänen, die sich mit Teamhero per Knopfdruck automatisch erstellen und bei Bedarf für die weitere Nutzung exportieren lassen. Werfen wir einen Blick auf die bekanntesten Branchen, in denen Jahres-, Monats- oder Wochendienstpläne die Basis bilden.

Einzelhandel

Wer übernimmt die Kasse am verkaufsoffenen Sonntag? Sind über die Sommerferien alle Läden und alle Standorte besetzt? Nicht nur im Falle von Feiertags- und Wochenendarbeit sorgt ein Dienstplan für Durchblick und Klarheit, sondern Woche um Woche, Monat um Monat, Jahr um Jahr.

Lager und Logistik

Das Transportwesen steht niemals still. Wer tagsüber arbeitet oder nachts die Stellung hält, regelt ein Dienstplan, der nach Arbeitsbereichen und Schichten aufgeteilt ist. Er gewährleistet, dass ein Lager immer gut bestückt ist und Sendungen rechtzeitig zum Kunden ausgeliefert werden.

Gastgewerbe

Arbeiten, wenn andere Feierabend haben und sich amüsieren – Restaurants und Eventlocations kennen es nur zu gut. Damit Kunden stets der beste Service geboten werden kann, müssen alle Schichten ausreichend besetzt sein. Ein Dienstplan sorgt für die notwendige Planbarkeit.

Gesundheitswesen

Im Krankenhaus muss für den Notfall immer jemand wach sein, deshalb darf es nicht zu Planungsfehlern bei der Einsatzplanung kommen. Wird der Dienstplan automatisch erstellt, kann eine Schicht bei kurzfristigem Diensttausch in Sekundenschnelle nachbesetzt werden.

Tipps und Tricks beim Erstellen von Dienstplänen

Eine Software wie Teamhero übernimmt nahezu alle Schritte und Aufgaben der Dienstplangestaltung und Schichtplanung. Wichtig ist, dass Sie das Programm mit den notwendigen Rahmendaten füttern. Dazu gehören zum Beispiel geplante Abwesenheiten, gesetzlich vorgeschriebene Ruhepausen und natürlich individuelle Mitarbeiterwünsche. Sind all diese Informationen in der Personaldatenbank hinterlegt, arbeitet die HR-Software fast wie von selbst und erarbeitet Schichtpläne, auf die sich Mitarbeiter:innen und Personaler:innen gleichermaßen verlassen können. Wir möchten Ihnen aber noch ein paar nützliche Ratschläge mit auf den Weg geben, bei denen Ihr persönlicher Einsatz gefragt ist:

Frühzeitige Dienstplanerstellung

Für eine bessere Planbarkeit der eigenen Work-Life-Balance sollten Sie Dienste und insbesondere Nachtschichten und Wochenendarbeit so früh wie möglich planen. Dank Teamhero gibt es nun auch keinen Grund mehr, die Dienstplanung vor sich herzuschieben, denn mit der Software geht die Dienstplangestaltung ganz leicht von der Hand und macht sogar Spaß!

Gesetzliche Regelungen beachten

Ruhezeiten zwischen zwei Schichten oder die Länge eines Arbeitstages liegen nicht im Ermessen des Arbeitgebers, sondern werden per Gesetz vorgeschrieben. Eine erstklassige Software berücksichtigt Regelungen dieser Art und macht Sie darauf aufmerksam, wenn Grenzen überschritten wurden und das Arbeitszeitkonto zum Beispiel zu viele Arbeitsstunden aufweist. Behalten Sie erforderliche Ruhepausen und Höchstarbeitszeiten immer im Auge und ersparen Sie sich den Ärger, der durch Nichtbeachtung der gesetzlichen Vorgaben früher oder später entsteht.

Einbeziehung der Mitarbeiter:innen

Als Vorgesetzte:r haben Sie zwar das Sagen, aber Sie können nur profitieren, wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen ebenfalls zu Wort kommen lassen und individuelle Wünsche sowie Präferenzen zu Schichten und Arbeitszeiten aufnehmen – sofern es die aktuelle Personalsituation und das Arbeitsaufkommen erlauben, versteht sich. Wer Fairness und Respekt walten lässt, wird auch mit beidem belohnt. Und was kann den Geschäftserfolg besser vorantreiben, als eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und motivierte Teams?

Rechtzeitige Mitarbeiterorganisation

Damit die hinterlegten Verfügbarkeiten in der Personaldatenbank immer aktuell sind, müssen Rahmendaten wie Abwesenheiten aufgrund von Urlaubzeiten oder Weiterbildungen vorliegen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen freie Tage nicht erst auf den letzten Drücker einreichen und die Personalabteilung frühzeitig über ihren Sommerurlaub oder eine mehrtägige Schulung informieren. Es kann helfen, für die Urlaubsplanung innerhalb eines Teams bestimmte Limits zu setzen, damit nicht alle gleichzeitig verreisen und selbst in der Hochsaison oder an Brückentagen alle Abteilungen und Standorte bestmöglich besetzt sind.

Fazit: Dienstplan automatisch erstellen mit der Software Teamhero

Kein Unternehmen kann es sich leisten, unnötig viel Zeit in Planungsprozesse zu stecken, die mithilfe eines Tools in Sekundenschnelle und per Knopfdruck erledigt werden können. In der digitalen Arbeitswelt von heute ist eine Personalplanungssoftware daher nicht mehr wegzudenken. Wer Dienstpläne automatisch erstellen möchte und eine maßgeschneiderte Lösung mit individuell anpassbaren Funktionen sucht, sollte Teamhero unverbindlich kennenlernen und ausprobieren. Das Programm erleichtert die Gesamtplanung von Schichten sowie Arbeitsstunden und unterstützt dabei, sämtliche Mitarbeiterdaten zu verwalten. Daraus ergeben sich zum einen Vorteile für die Einsatzplanung, aber auch für die Arbeitszeiterfassung, die Abrechnung, das Recruiting, die Kommunikation und vieles mehr. Ein ausgezeichneter Service sowie ein großzügiger Hilfebereich rund um die effiziente Anwendung des Tools sprechen ebenfalls für Teamhero.