Steuerfreier Sachbezug 2023: Das besondere Dankeschön!

Die Wertschätzung gegenüber den eigenen Mitarbeiter:innen lässt sich nicht nur mithilfe von Worten der Dankbarkeit und Geld ausdrücken. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Sachleistung?
Der Vorteil: Im Rahmen der „Auszahlung“ eines Betrages über Gutscheine oder Geldkarten erfolgt dies bis zu einer bestimmten Grenze steuerfrei. Da sich der maximale Freibetrag sowie die Möglichkeiten der Verwendung im Laufe der Zeit ändern können, ist es sinnvoll, sich jedes Jahr über die aktuellen Bedingungen zu informieren. Die Höchstgrenze des steuerfreien Sachbezugs 2023 ist 2022 beispielsweise um sechs Euro von 44 auf 50 Euro gestiegen – macht im Jahr ganze 600 Euro.

Was ist ein steuerfreier Sachbezug?

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen für ihre Treue belohnen und sie auch weiterhin ans Unternehmen binden möchten, stellt der steuerfreie Sachbezug eine attraktive Alternative zu einer Lohnerhöhung dar. Mehr Geld ist zwar schön, doch da das Entgelt versteuert werden muss, landet meist nur die Hälfte auf dem Konto. Anders beim steuerfreien Sachbezug. Denn wie der Name bereits verrät: Es handelt sich um eine Zuwendung, für die keine Steuern und Sozialabgaben fällig werden.
Sachbezüge werden den Arbeitnehmer:innen in Form von Universalgutscheinen, Geldkarten oder Rabatten übergeben anstatt als Barvergütung ausgezahlt. Wenn Sie als Arbeitgeber:in das „Gehaltsextra“ einsetzen wollen, müssen Sie beachten, dass es per Gesetz festgelegte Möglichkeiten der Verwendung sowie eine Sachbezugsfreigrenze gibt.

Steuerfreier Sachbezug 2023: Was ändert sich im Vergleich zum Vorjahr?

Welche Bedingungen und Voraussetzungen für den steuerfreien Sachbezug im Detail gelten, regelt das Einkommenssteuergesetz (EStG). Und Gesetze ändern sich von Zeit zu Zeit beziehungsweise werden angepasst. In Bezug auf den steuerfreien Sachbezug 2023 gibt es aber nicht viel Neues zu berichten: Nachdem die Sachbezugsfreigrenze im letzten Jahr von 44 auf 50 Euro pro Monat gestiegen ist, wurde der Betrag in diesem Jahr nicht weiter erhöht. Gehaltsextras, bei denen es sich nicht um ein Mehr an Lohn auf dem Konto handelt, bleiben also bei einem Wert bis maximal 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei. Nach wie vor gilt außerdem, dass nicht nur Vollzeitkräfte von steuerfreien Sachleistungen profitieren können, sondern auch Mini-Jobber:innen, Auszubildende und Angestellte, die in Teilzeit arbeiten.

Zu den weiteren Bedingungen und Voraussetzungen, unter denen Sachbezüge steuerfrei gewährt werden können, gehören:

• Arbeitnehmer:innen erhalten die Sachzuwendungen zusätzlich zu Ihrem Monatsgehalt.
• Eine Barauszahlung der Warengutscheine ist nicht erlaubt.
• Die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro wird nicht überschritten.
• Für Sachbezugskarten und Gutscheine gelten die Regelungen vom Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG).
• Steuerfreie Sachbezüge werden monatlich gewährt und dürfen nicht angesammelt oder mit in den nächsten Monat genommen werden.
• Die Höhe der Sachleistung und das Datum, an dem die bzw. der Mitarbeiter:in diese erhalten hat, müssen dokumentiert werden.

Wie lauten die Regelungen vom ZAG?

Das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz – kurz ZAG – unterteilt Gutscheine und Geldkarten als Sachbezug in die drei folgenden Kategorien:

Gutscheine und Geldkarten für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke: Sachbezugskarten für ärztliche Leistungen oder betriebliche Gesundheitsleistungen, Verzehrkarten in einer sozialen Einrichtung, Zuschüsse zu Mahlzeiten etc.

Gutscheine und Geldkarten für eine begrenzte Produktpalette: Sachbezugskarten, die sich auf konkrete Produktgruppen beschränken, zum Beispiel auf ÖPNV, Fitnessstudio, Tankstelle, Presse, Streamingdienst, Hautpflege-Behandlungen, Bekleidung etc.

Gutscheine und Geldkarten für begrenzte Akzeptanzstellen: Sachbezugskarten für einen bestimmten Online-Händler, Einzelhandel oder Tankstellenbetreiber sowie regionale City-Cards, Kundenkarten etc.

Was unterscheidet einen Sachbezug von einer Geldleistung?

Die Möglichkeiten, wie ein steuerfreier Sachbezug aussehen kann, sind vielseitig. Obacht ist jedoch nicht nur im Hinblick auf die Freigrenze angesagt. Einige Angebote klingen zunächst einmal so, als wären es steuer- und sozialversicherungsfreie Extras, dabei zählen sie bereits zu den Geldleistungen.
Dazu gehören in erster Linie Geld- und Kreditkarten, die im täglichen Zahlungsverkehr eingesetzt werden. Ausgeschlossen sind außerdem Zahlungen des Arbeitgebers bei Abschluss einer Versicherung, zweckgebundene Geldleistungen sowie nachträglich eingereichte Kostenerstattungen.

Prepaid-Geldkarten sowie Gutscheine und Geldkarten, die eine Auszahlfunktion oder eine eigene IBAN besitzen, als Zahlungsinstrument hinterlegt oder für Überweisungen verwendet werden können, fallen ebenfalls in die Kategorie Geldleistungen und sind somit steuerpflichtig.

Konkrete Beispiele für steuerfreie Sachbezüge 2023

Nachdem nun klar ist, was ein steuerfreier Sachbezug ist und worauf Sie bei dieser Art der „Lohnerhöhung“ achten müssen, möchten wir Ihnen ein paar konkrete Möglichkeiten für die sogenannten Sachlöhne nennen:

• Gutscheine, zum Beispiel Einkaufs- und Tankgutscheine
• Sachbezugskarten für eine bestimmte Region oder einen einzelnen Akzeptanzpartner
• Zeitungs- oder Zeitschriften-Abonnement
• Zuschuss zu Gesundheitsleistungen, etwa für die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio
• Sachgeschenke und Geschenkboxen
• Tickets für Sport- und Musikveranstaltungen
• Restaurant-Voucher

Zählt das 49-Euro-Ticket zu den steuerfreien Sachbezügen 2023?

Bei Zuschüssen zur Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs oder zum Jobticket handelt es sich ebenfalls um eine steuerfreie Leistung, mit denen Sie das Gehalt Ihrer Mitarbeiter:innen aufbessern können, ohne dass dafür Sozialabgaben anfallen. Darunter fallen private und berufliche Fahrten mit Bus oder Bahn, für die ein Beleg vorgelegt werden kann. Diese Möglichkeit besteht zusätzlich zum steuerfreien Sachbezug in Höhe von 50 Euro monatlich.

Praktisch, dass das neue Deutschlandticket genau unter die Freigrenze für Sachbezüge fällt und somit den Angestellten zur Verfügung gestellt werden kann. Es kommt aber noch besser: Das Ticket kann alternativ als steuerfreier Mobilitätszuschuss abgerechnet werden. Das hat den Vorteil, dass der 50-Euro-Sachbezug für andere Gehaltsextras in Anspruch genommen werden kann, und dass Unternehmen von einer noch höheren Steuerersparnis profitieren sowie doppelt bei ihren Mitarbeiter:innen punkten können.

Sachzuwendungen im Wert von 60 Euro für besondere Anlässe

Liegt ein besonderer Anlass vor, können Sie Ihren Mitarbeiter:innen zusätzlich zum steuerfreien Sachbezug mit der monatlichen Freigrenze von 50 Euro eine weitere Freude bereiten – und zwar ebenfalls mit einer Sachzuwendung. Ein solcher besonderer Anlass liegt zum Beispiel bei einem runden Geburtstag, einem Jubiläum, der Geburt eines Kindes oder einer Hochzeit vor. Doch nicht nur privat gibt es Gründe zum Feiern, sondern auch dienstlich: etwa eine Beförderung, eine Neueinstellung oder eine Verabschiedung in den Ruhestand. Weihnachten zählt allerdings weder zu den privaten noch zu den dienstlichen besonderen Anlässen, Weihnachtsgeld unterliegt immer der Lohnsteuer.

Die anlassbezogene Sachzuwendung darf brutto nicht mehr als 60 Euro kosten und muss im Zusammenhang mit dem persönlichen privaten oder dienstlichen Ereignis der Empfängerin bzw. des Empfängers stehen. Eine weitere Voraussetzung ist, dass das Geschenk zeitnah überreicht wird. Möglich ist zum Beispiel eine Gutscheinkarte. Aber Achtung: Es gehören nur aufladbare Geschenkkarten für bestimmte Geschäfte und Akzeptanzstellen dazu, die ausschließlich zum Bezug von Dienstleistungen und Waren berechtigen. Sie dürfen weder eine Bargeldfunktion haben noch die Möglichkeit bieten, dass der Gegenwert bei einem Warenumtausch bar ausgezahlt wird. Sobald die Sachzuwendung die Freigrenze von 60 Euro auch nur um einen Cent überschreitet, werden auf den gesamten Betrag Steuern erhoben.

Welche Änderungen gibt es bei den Sachbezugswerten 2023?

Im Zusammenhang mit dem steuerfreien Sachbezug hört man auch häufig etwas von „Sachbezugswerten“. Diese werden jährlich nach Zustimmung durch den Bundesrat am 16. Dezember 2022 per Gesetzesbeschluss verabschiedet und in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgehalten. Sie beschreiben beitragspflichtige Sachbezüge wie die Gewährung von Kleidung, Wohnung, Heizung, Beleuchtung, Kost oder Deputaten. Zum 1. Januar dieses Jahres haben sich einige Sachbezugswerte geändert.

Maßgeblich für die Berechnung von Sachbezügen ist die Entwicklung der Verbraucherpreise. Den Sachbezugswerten 2023 liegt demzufolge der Verbraucherpreisindex aus dem Zeitraum Juni 2021 bis Juni 2022 zugrunde. Änderungen gab es zum 1.1.2023 beim Monatswert für Verpflegung und beim Wert des Sachbezugs für Unterkunft:

Sachbezug Verpflegung 2023: Der Wert wurde auf 288 Euro hochgesetzt und beträgt nun pro Kalendertag 2,00 Euro für ein Frühstück und 3,80 Euro für ein Mittag- oder Abendessen. Damit liegt der Gesamtwert für Verpflegung kalendertäglich bei 9,60 Euro.

Sachbezug Unterkunft 2023: Der Wert für Unterkunft oder Mieten beträgt 265 Euro pro Monat beziehungsweise 8,83 Euro pro Kalendertag.

Fazit zum steuerfreien Sachbezug 2023

Mit kleinen Geschenken und Aufmerksamkeiten zeigen Sie Ihren Mitarbeiter:innen Wertschätzung und Dankbarkeit. Und an beiden sollten Sie auch in Zeiten ohne Fachkräftemangel keinesfalls sparen. Unter den zahlreichen Möglichkeiten, Ihren Angestellten etwas Gutes zu tun, stellen Sachzuwendungen eine attraktive Variante dar – insbesondere auch aus steuerlicher Sicht. Denn werden alle Regelungen beachtet, können Sie pro Angestellten monatlich Warengutscheine, Zuschüsse zu Gesundheitsleistungen, Gutscheinkarten und andere Sachleistungen mit einem Gesamtwert von bis zu 50 Euro steuerfrei gewähren. Dabei können beliebig viele Sachbezüge miteinander kombiniert werden. Wichtig ist, dass alle zusammen die 50 Euro nicht überschreiten. Darüber hinaus stehen bei einem besonderen Anlass weitere 60 Euro für kleine Aufmerksamkeiten wie Blumen, Wein oder ein gutes Buch zur Verfügung, ohne dass Steuern und Sozialabgaben geleistet werden müssen. Viele kleine Gesten, die eine Win-win-Situation bewirken, aus der alle Beteiligten als Gewinner:innen hervorgehen.

Weitere grundsätzliche Informationen zum steuerfreien Sachbezug gibt es auch hier.