Was ist ein Stundenzettel?

Stundenzettel klingt wie ein Begriff aus einer anderen Zeit: Ist es wirklich ein Zettel aus Papier, auf dem ein:e Arbeitnehmer:in notiert, wann sie bzw. er mit der Arbeit angefangen und wann aufgehört hat? Im weitesten Sinne, ja. Jedoch wird dieses Formular immer häufiger am Rechner ausgefüllt, denn die Digitalisierung hat natürlich auch längst den Bereich der Arbeitszeiterfassung erobert.

An der Bedeutung eines Stundenzettels hat sich dagegen nichts geändert: Er dient der Aufzeichnung aller geleisteter Arbeitsstunden, damit am Ende richtig abgerechnet werden kann. Doch wer steht in der Pflicht, einen Stundennachweis zu führen? Besteht die Dokumentationspflicht für alle Angestellten? Und was genau muss auf dem Stundenzettel stehen, damit er rechtsgültig ist? Diese und viele weitere Themen bilden den Schwerpunkt des heutigen Beitrags.

Definition: Stundenzettel als eine Form der Arbeitszeiterfassung

Was ist ein Stundenzettel? Einfach erklärt: ein Beleg, auf dem Mitarbeiter:innen ihre täglichen Arbeitsstunden notieren. Dazu gehören der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und die Pausenzeiten. In der Regel gibt es für jeden Monat einen eigenen Stundenzettel. Das ausgefüllte Dokument wird an die Personalabteilung gegeben, die dann anhand des Zeiterfassungsbogens prüfen kann, ob alle Sollstunden geleistet wurden, die Pausenzeiten eingehalten wurden und Überstunden entstanden sind. Das Ausfüllen ist mit minimalem Zeitaufwand verbunden, der Nutzen dafür umso größer: Unternehmen können mithilfe des Stundennachweises belegen, dass sie dem Arbeitszeitgesetz nachkommen und den Mindestlohn pro Arbeitsstunde zahlen. Auch für die Angestellten ergeben sich Vorteile aus der Dokumentationspflicht: Sie haben eine genaue Auflistung ihrer täglichen Arbeitszeit in der Hand und können diese bei Unklarheiten im Rahmen der Weiterverarbeitung zur Lohnverrechnung auf den Tisch legen.

Wer muss einen Stundenzettel führen?

Nicht alle Unternehmen bzw. Arbeitnehmer:innen müssen einen täglichen Zeitnachweis erbringen. Für einige Branchen ist der Stundenzettel aber obligatorisch. Man spricht dann von einer Dokumentationspflicht der Arbeitszeiterfassung. Ob diese digital oder handschriftlich erfolgt, spielt keine Rolle, doch zu den Möglichkeiten der Stundenerfassung kommen wir später. In der Regel füllen die Mitarbeiter:innen den Stundenzettel selbst aus. Der Arbeitgeber stellt ihnen ein entsprechendes Dokument oder Tool zur Verfügung.

Stundenzettel bei Überstunden

Im Arbeitszeitgesetz steht, dass Unternehmen die Überstunden ihrer Mitarbeiter:innen erfassen müssen. Dazu zählen alle „über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Arbeitszeiten“.

Stundenzettel bei geringfügiger Beschäftigung

Für alle geringfügig Beschäftigte, außer Minijobber:innen in Privathaushalten, besteht die schriftliche Dokumentationspflicht ihrer geleisteten Arbeitsstunden und Überstunden. Damit soll gewährleistet werden, dass die laut Mindestlohngesetz gültige Vergütung pro Arbeitsstunde gezahlt wird.

Stundenzettel in schwarzarbeitgefährdeten Wirtschaftszweigen

In einigen Branchen ist die Gefahr von Schwarzarbeit höher als in anderen. Um dagegen vorzugehen, besteht für die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche die Pflicht eines schriftlichen Stundennachweises. Dazu gehören unter anderem die folgenden Branchen: Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, Speditions-, Transport- und Logistikbereich, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft, Beschäftigte bei Paketdiensten und in der Zeitungszustellung.

Stundenzettel bei Tarifvertrag nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz

Die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten besteht für Wirtschaftsbereiche, in denen ein Tarifvertrag nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz allgemein verbindlich ist.

Welche Angaben müssen auf dem Stundenzettel stehen?

Das Ausfüllen eines Stundenzettels ist einfach. Neben dem Namen, dem Ort und dem Datum müssen der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende vermerkt werden. Daraus errechnet sich die Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Pausenzeiten

Da Pausen laut Arbeitszeitgesetz nicht zur Arbeitszeit gehören, werden diese bei der Angabe der Gesamtarbeitszeit herausgerechnet. Auf dem Stundenzettel müssen Arbeitnehmer:innen außerdem nicht notieren, wo sie ihre Pause verbracht haben und wie lange diese gedauert hat.

Optionale Angaben

Zusätzliche Informationen erweisen sich hauptsächlich in großen Unternehmen als hilfreich, damit der Stundenzettel sofort richtig zugeordnet werden kann. Dazu gehören zum Beispiel das Geburtsdatum oder die Personalnummer, die genaue Position und der Projektname sowie die Adresse des Arbeitgebers bzw. des Arbeitsortes. Der Stundenzettel kann, muss aber nicht bei der Übergabe von beiden Parteien unterschrieben werden.

Welche Vorteile hat ein Stundenzettel?

Für die einen eine Pflicht, für die anderen eine freiwillige Angelegenheit – die Vorteile einer einheitlichen Arbeitszeiterfassung sind in beiden Fällen dieselben. Zum einen gibt es eine verlässliche Grundlage für die Erstellung der Gehaltsabrechnung. Ein Stundenzettel ist übersichtlich und legt Überstunden sowie Abwesenheiten und Krankheitstage auf einen Blick offen. Das hilft auch bei der Erstellung des Dienstplans oder der Verteilung der Schichten. Je nachdem, auf welche Art die Arbeitszeiten erfasst werden, kann dies durch die Mitarbeiter:innen auch von zu Hause aus dem Homeoffice oder von unterwegs aus sowie im Rahmen flexibler Arbeitszeitmodelle erfolgen. Weiterhin können Unternehmen und Betriebe mit einer ordnungsgemäß geführten Stundenerfassung leicht nachweisen, dass sie das Arbeitszeitgesetz einhalten.

Welche Nachteile hat ein Stundenzettel?

Wie alles, was notiert und nachgehalten werden muss, geht auch für das Ausfüllen eines Stundennachweises ein wenig extra Zeit drauf. Aber seien wir mal ehrlich: Arbeitsbeginn und Arbeitsende eintragen, um danach die Gesamtdauer auszurechnen, beansprucht keine fünf Minuten. Die Erstellung einer Vorlage für den Stundenzettel – ganz gleich ob mithilfe eines Textverarbeitungsprogramms, einer Tabellenkalkulation oder einer Software – fällt ebenfalls nur einmal an. Der zeitliche Aufwand ist also minimal. Ein wenig mehr Aufmerksamkeit erfordert dagegen das Thema Datenschutz. Denn auch eine Arbeitszeiterfassung unterliegt den gesetzlichen Bestimmungen.

Vom handschriftlichen zum digitalen Stundenzettel

Veränderungen aufgrund technischer Entwicklungen und Errungenschaften gibt es in allen Arbeits- und Lebensbereichen, sie machen auch vor dem Stundenzettel keinen Halt. Es verwundert deshalb nicht, dass nur noch die wenigsten ihre Arbeitsstunden mit einem Stift auf ein Blatt Papier eintragen. Die Möglichkeit besteht allerdings nach wie vor, denn es ist egal, ob der Zeitnachweis handschriftlich oder maschinell erstellt wird.

Handschriftlicher Stundenzettel

Wie der Name bereits verrät: Bei dieser Variante werden Arbeitsbeginn und Arbeitsende per Hand in eine Liste eingetragen. Früher war es üblich, die Arbeitszeiten auf diese Weise auf einem Zettel zu vermerken. Ganz manipulationssicher ist die Methode allerdings nicht, denn die Daten können nachträglich leicht geändert und somit gefälscht werden. Außerdem schleichen sich auf einem Stundenzettel aus Papier schneller Fehler ein, weil die Gesamtdauer selbst zusammengerechnet werden muss. Es verwundert also kaum, dass sich inzwischen sicherere und praktischere Zeiterfassungssysteme durchgesetzt haben.

Mit Tabellenkalkulation zur Zeiterfassung

Excel ist das bekannteste Programm für die Tabellenkalkulation. Es bietet gute Möglichkeiten, die Arbeitsstunden und Überstunden zu erfassen. Der excelbasierte Stundenzettel kann individuell gestaltet werden und wird einfach morgens und abends am Rechner vom Vorgesetzten oder den Mitarbeiter:innen selbst ausgefüllt. Praktisch: Wer entsprechende Formeln hinterlegt, muss nicht groß rechnen, sondern erhält die Gesamtarbeitszeit automatisch nach Eingabe der Daten.

Digitale Zeiterfassungssysteme

Im aktuellen digitalen Zeitalter setzen die meisten Unternehmen und Betriebe auf eine Software und somit auf die elektronische Zeiterfassung. Das bringt viele Vorteile: Der digitale Stundenzettel kann sowohl im Büro am Rechner oder von unterwegs aus über das Smartphone ausgefüllt werden. Zudem entspricht diese Vorgehensweise der vom Europäischen Gerichtshof geforderten Objektivität beim Erfassen der täglichen Sollstunden der einzelnen Beschäftigten. Weiterhin sind digitale Zeiterfassungssysteme weniger fehleranfällig als manuelle Stundenzettel oder ein Programm zur Tabellenkalkulation, denn sie arbeiten sehr präzise und berechnen die tatsächliche Arbeitszeit ganz automatisch. Nebenbei lassen sich fast wie von selbst Überstunden, Krankheitstage und sonstige Abwesenheiten dokumentieren und bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigen.

Abgabe und Aufbewahrungspflicht des Stundenzettels

Nachdem ein Monat abgelaufen ist und der Stundenzettel vollständig ausgefüllt wurde, wird er der zuständigen Abteilung übergeben. Gut zu wissen: Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später. Der Arbeitgeber verwahrt den Stundennachweis nach der Weiterverarbeitung und Lohnverrechnung in der Personalakte bzw. speichert ihn als digitales Dokument in der Mitarbeiterdatenbank im persönlichen Profil der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers. Bei einer Kontrolle durch den Zoll muss die Arbeitszeitaufzeichnung auf Nachfrage vorgezeigt werden können. Aktuelle Stundenzettel sollten daher immer griffbereit sein.

Ist das Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen, muss der Zeitnachweis für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Und haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf Zugriff? Laut Betriebsverfassungsgesetz können Angestellte ihre Personalakte einsehen. Wird der Stundenzettel also dort aufbewahrt, besteht theoretisch ein Recht auf Einsicht. Es gibt jedoch noch keine allgemeingültige offizielle Regelung für diesen Sachverhalt.

Fazit: digitaler Stundenzettel statt Papierkram!

Stundenzettel klingt zunächst ein wenig oldschool und nach Stechuhr, jedoch ist die Relevanz einer Zeiterfassung wichtiger denn je. Denn jeder möchte fair für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit samt Überstunden bezahlt werden. Das soll nicht zuletzt auch das Mindestlohngesetz gewährleisten. Doch die Tage, an denen zu Beginn des Monats Papierzettel verteilt werden, die sich am Ende auf dem Schreibtisch der Personalabteilung stapeln, sind so gut wie gezählt. Dafür haben digitale Zeiterfassungssysteme Einzug gehalten.

Mit einer Software oder einem Tool zur Zeiterfassung ist die Aufzeichnung von Arbeitsstunden effizienter, weniger fehleranfällig, fälschungssicherer und übersichtlicher. Hochwertige Programme – wie zum Beispiel die Personalplanungssoftware Teamhero – bieten darüber hinaus weitere Funktionen, etwa Tracking in Echtzeit oder die minutengenaue Abrechnung. Diese Features sind vor allem für Unternehmen interessant, bei denen projektbezogene Arbeit eine Rolle spielt. Auf einen Zettel, den man in den Händen hält, muss am Ende eines Monats trotzdem niemand verzichten, denn die Auswertung der Stundenerfassung kann bei Bedarf ausgedruckt und den Mitarbeiter:innen ausgehändigt werden.